El P2P y el procesamiento de facturas se trasladan a la nube pública

Una plataforma para todos los procesos de adquisición a pago

Imprimir los pedidos y enviarlos en papel, escanear las confirmaciones de pedido recibidas e introducirlas manualmente en el sistema: cualquiera que trabaje en compras sabe que hay que salir de SAP una y otra vez en el transcurso de un aprovisionamiento. Los portales basados en la nube son una salida. SAP también apuesta por la nube. Para conseguir que más clientes la utilicen, SAP ha lanzado su programa "CRECE con SAP". Su objetivo es animar a las medianas empresas y a los nuevos clientes a utilizar la edición pública en la nube de S/4HANA. Para ello dispone de soluciones como el portal para socios empresariales xSuite.

El portal es una plataforma central a través de la cual los departamentos de compras, contabilidad y proveedores pueden intercambiar todos los datos y documentos relacionados con las compras en el proceso "procurement-to-pay" (P2P). Se ha desarrollado sobre la plataforma SAP Business Technology Platform (BTP). P2P significa vincular los procesos digitales de aprovisionamiento con los procesos digitales de facturación. Aquí se incluyen las notificaciones de demanda, los pedidos de compra, las confirmaciones de pedido, los albaranes de entrega y las facturas recibidas. Si los pasos de trabajo vinculados se llevan a cabo digitalmente en su totalidad, existe un enorme potencial para aumentar la eficiencia. 

Los procesos de pedido y facturación se ejecutan en el portal

Incluso con el Portal de proveedores xSuite, Compras sigue trabajando en su entorno SAP. Pero puede gestionar activamente sus relaciones con los proveedores en lugar de limitarse a procesar las solicitudes de compra. El pedido de compra se genera como de costumbre en SAP y se facilita automáticamente al proveedor en el portal. El proveedor puede generar de forma independiente todos los documentos posteriores directamente en el portal y transferirlos de nuevo al departamento de compras: Confirmaciones de pedido, avisos de envío, facturas y notas de crédito. La comunicación y la transmisión de documentos son, por tanto, bidireccionales.

Alternativamente, el proveedor puede cargar documentos y datos en el portal; en ambos casos, el sistema SAP del comprador los asume automáticamente. Toda la información y los documentos están disponibles directamente en SAP para que los procesen los departamentos de compras y contabilidad. Para los implicados en el proceso de compra, esto elimina la necesidad de impresiones y envíos. Todo el proceso P2P es más rápido y se evitan fuentes de error como la discontinuidad de los soportes, por ejemplo, la digitalización de documentos en papel. 

El Grupo xSuite no sólo proporciona un portal de proveedores en la nube, sino que también ofrece su software para el procesamiento de facturas recibidas en SAP a través de BTP. Este es el verdadero dominio del fabricante. Su solución ayuda a las empresas con la facturación electrónica, obtiene las facturas XML entrantes, lee su contenido y transfiere automáticamente la información relevante a los campos correspondientes del sistema ERP. El procesamiento de facturas admite todos los formatos de factura habituales en el mercado y la integración de portales de factura electrónica, incluido PEPPOL. 

Para los pasos anteriores y posteriores, como la lectura de documentos, el archivado y la automatización del flujo de trabajo con S/4HANA Cloud, el Grupo xSuite está desarrollando nuevas ofertas. El principal objetivo del fabricante de software es situar aún más en primer plano el cloud-first como modelo operativo del futuro. La estrategia está funcionando: el 80% de los nuevos clientes optaron el año pasado por soluciones en la nube o un modelo de suscripción en lugar de la clásica compra de licencias.

La política de producto del fabricante de Ahrensburg va de la mano de la estrategia de SAP de acercar a las pymes y a los nuevos clientes a S/4HANA en la nube pública, en línea con el programa "CRECE con SAP". En este contexto, la SAP Business Technology Platform adquiere una relevancia aún mayor. Es la forma preferida de conectar extensiones y complementos a SAP S/4HANA Cloud, como un flujo de trabajo de facturas recibidas o un portal de proveedores.  

La nube pública gana adeptos

La nube es la nueva normalidad, también para los procesos empresariales. Así lo demuestran las cifras del Índice Bitkom de Oficina Digital 2022, según las cuales el 60% de las empresas alemanas ya utilizan una solución ECM basada en la nube, el 38% de ellas en la nube pública. Mientras tanto, esto ha ganado claramente en imagen por una razón muy pragmática: la nube pública suele significar software como servicio. Esto significa que el trabajo administrativo se desplaza al exterior, lo que constituye una cómoda maniobra de evasión en vista de la escasez de trabajadores cualificados. 

SAP S/4HANA Cloud y la SAP Business Technology Platform representan el máximo grado de estandarización. Esto también significa simplificación y aceleración. Con "GROW with SAP", los clientes deberían poder ser productivos en tan solo cuatro semanas, promete SAP. Un mes desde el estado en el que aún se imprimían los pedidos hasta el proceso P2P automatizado con el portal de proveedores xSuite: los departamentos de compras pueden alegrarse.