Oracle: Con datos, menos puede ser más

Existe una tendencia entre los proveedores de aplicaciones como SAP y Workday a asumir que es mejor integrar más datos en las aplicaciones financieras. De hecho, si nos fijamos en la innovación basada en los datos, podríamos pensar que más es mejor: cuantos más datos tengas, más podrás analizar y más inteligente parecerá tu empresa.

Pero, ¿cuál es la cantidad óptima de datos para las finanzas? ¿Dónde se almacenan los datos que no se necesitan necesariamente en el sistema financiero? ¿Qué tipos de análisis tienen sentido? ¿Cuántos datos necesita para beneficiarse de la innovación basada en datos?

Entremos en materia

En finanzas, un libro mayor consta al menos de estos elementos de datos:

• Empresa. Este elemento representa una parte entera o lógica de una empresa, entidad jurídica u organización.

• Cuentas. Aquí se registran los saldos y se organizan la información financiera y los informes.

• Centros de costes. Se trata de una unidad lógica dentro de una organización, como una unidad de negocio, un departamento o un grupo.

Las empresas suelen utilizar más de estos tres segmentos en sus informes financieros. Otros ejemplos de segmentos de uso común son los de proyecto y producto. La mayoría de las empresas utilizan unos seis segmentos. Para Oracle Cloud ERP, la clave puede tener 30 segmentos de 240 caracteres cada uno. 

El Libro Mayor de Oracle también puede crearse en una estructura compuesta. Esto significa que tiene una estructura de libros auxiliares que pueden tener en común algunos elementos de datos clave (como centros de coste o cuentas).

Cada libro mayor puede tener las siguientes características específicas: Método contable, Contabilidad de costes, Granularidad de los costes y Periodo de cálculo del coste. La actualización es compuesta, lo que significa que si actualiza el libro mayor, los libros auxiliares situados debajo pueden heredar opcionalmente las actualizaciones del libro mayor. De esta forma puede tener tantos libros auxiliares como desee.

En cambio, SAP ha introducido el llamado Diario Universal con S/4 Hana. SAP ha ampliado el número de segmentos que puede contener el Diario Universal. S/4 dispone ahora de un total de 999 segmentos. Esto significa que puede almacenar, por ejemplo, clientes, campañas de ventas o grupos de empleados como propiedades en SAP Financials.

Una contabilidad financiera con tantos segmentos se denomina libro mayor sobrecargado ("thick general ledger"). También significa que contiene más datos de los necesarios desde el punto de vista contable. Por el contrario, un libro mayor delgado tiene datos suficientes para los informes financieros, mientras que otros datos se almacenan en otra parte del conjunto de aplicaciones.

Ser más inteligente con los datos adecuados

Para trabajar mejor con todos los datos de su organización, cerrar más rápidamente sus periodos trimestrales y acelerar el proceso de toma de decisiones, tenga en cuenta estos pasos:

• Uso del aprendizaje automático (ML). Cuantos más datos reciban los agentes inteligentes, más precisos serán. Pero eso no significa que tenga que trasladar más datos al departamento financiero. ML puede aprender de los datos en cualquier parte de las aplicaciones de su empresa. El ML también aprende de la forma en que las personas interactúan con los datos, por lo que la solución puede personalizar la respuesta.

• Utilización de datos en tiempo real procedentes de la fuente. Ya tiene datos de ventas en sus aplicaciones de experiencia del cliente, datos de empleados en la gestión del capital humano, datos de la cadena de suministro en la gestión de la cadena de suministro y datos financieros y de planificación en ERP. Pueden interactuar con los datos de todas estas aplicaciones utilizando términos empresariales comúnmente entendidos en sus respectivos sistemas de origen sin depender de TI.

• Acceso a los datos directamente en el sistema de origen. Mantenga datos de transacciones detallados y específicos del sector en el sistema de origen, por ejemplo, datos de facturación de gran volumen en el sector de las telecomunicaciones o los seguros. Deje que una solución adecuada como Oracle Fusion Cloud Accounting Hub armonice los datos y envíe el resultado a su sistema financiero. Acceda directamente a la fuente si necesita más detalles.