Una operación sin riesgo: carve-out

Las escisiones -la venta o escisión de unidades de negocio y filiales- son desde hace tiempo una herramienta habitual de las estrategias corporativas ágiles, al igual que su opuesto, las fusiones y adquisiciones. Pero lo que se hace a nivel directivo con contratos y firmas causa quebraderos de cabeza a los equipos informáticos de compradores y vendedores.

Estos últimos quieren y deben asegurarse de que los primeros sólo puedan acceder a los datos y documentos que les conciernen y nada más. Por el contrario, los compradores necesitan acceder a todos los datos relevantes de la empresa o unidad de negocio adquirida por razones empresariales y legales. Están las autoridades, que exigen que los datos y documentos financieros se almacenen sin cambios ni alteraciones durante muchos años y puedan ser recuperados en cualquier momento por los auditores externos y el departamento de auditoría interna.

Y luego están los gestores y usuarios que necesitan acceder a los datos heredados para su trabajo diario, sus análisis y su planificación. Esto también se aplica si los compradores utilizan sistemas distintos de los vendedores, en cuyas aplicaciones se generaron originalmente los datos y documentos. Por consiguiente, tras la venta, no se trata sólo de almacenar los datos heredados y acceder a ellos conforme a la legislación, sino también de facilitar su uso. Desde el punto de vista del usuario, todo debe tener el mismo aspecto que cuando aún trabajaba con el sistema original en el que creó los datos y documentos.

Este fue también el caso de Mercedes Greek y Star Automotive Hellas, como explica Efstathios Skaris, responsable de TI de la antigua filial de Mercedes-Benz Hellas: "Buscábamos una solución construida desde cero para archivar datos de SAP y, al mismo tiempo, ofrecer a los usuarios finales el aspecto y la sensación de SAP. Sólo así pueden trabajar fácilmente con la interfaz de usuario de la aplicación, buscar y exportar los datos y proporcionar la información en el mismo formato con el que están familiarizados." El 1 de febrero de 2023, el concesionario griego, incluido el centro de servicio para vehículos comerciales Mercedes-Benz, pasó a ser propiedad de la empresa suiza Emil Frey AG. Se acordó que la transferencia de la información heredada se completaría a finales de ese mismo año.

El equipo de Efstathios Skaris se encargó del proyecto, aunque tuvo que ceñirse a las especificaciones de Emil Frey y dejar la decisión final sobre las ofertas a la empresa matriz. Seleccionó a DXC como proveedor de servicios para el proyecto. El socio de la empresa suiza Data Migration International, proveedor de la plataforma para la gestión de la información en toda la empresa, JiVS IMP. Su oferta preveía la utilización de JiVS IMP para transferir los datos y la información del módulo FI del sistema SAP utilizado anteriormente por Mercedes-Benz al centro de datos de Emil Frey en Suiza. El visto bueno para la transferencia de datos a JiVS IMP se dio a finales de septiembre de 2023.

Star Automotive Hellas ya pudo realizar las primeras pruebas con los datos transferidos en la segunda quincena de octubre. Esto fue posible gracias a la fluida colaboración entre los distintos equipos informáticos. El plug-in JiVS IMP se implantó en el centro de datos de Mercedes-Benz en un tiempo récord. La plataforma ya viene con miles de objetos de negocio SAP de serie, lo que significa que los datos relevantes pueden filtrarse del sistema original y transferirse a la plataforma sin ningún esfuerzo ni riesgo.

Curva de aprendizaje plana

Al mismo tiempo que comprobaba los datos transferidos, Star Automotive empezó a formar al departamento de contabilidad financiera en JiVS IMP. "La curva de aprendizaje con el entorno fue muy plana", subraya Efstathios Skaris. A finales de enero de 2024, había llegado el momento. Desde entonces, los usuarios de contabilidad han estado trabajando con los datos heredados en JiVS IMP después de que se cerrara el acceso al sistema SAP de Mercedes-Benz. Eso fue cuatro meses después del inicio del proyecto, un plazo muy corto para un proyecto de carve-out. El hecho de que el periodo de transición inicialmente previsto se superara en un mes se debió a que los usuarios estaban ocupados con los estados financieros anuales.

Seguridad futura en lugar de riesgo

El objetivo más importante de eliminar los riesgos legales de Star Automotive Hellas durante las auditorías fiscales se consiguió plenamente, como confirma Efstathios Skaris: "Sabíamos que existía un alto riesgo y que el asunto era urgente. La compensación entre coste y contención del riesgo justificaba la inversión realizada". Además de eliminar el riesgo, Star Automotive se beneficia de otras dos ventajas clave. En primer lugar, la empresa utiliza la versión en la nube de JiVS IMP para el almacenamiento a largo plazo de los datos heredados, una solución más rentable que seguir operando la plataforma en su propio centro de datos tras la fase de transición. JiVS IMP responde también a otra exigencia: la solución no debe servir únicamente para el proyecto de escisión. Por el contrario, también debía poder utilizarse para posibles adquisiciones en el futuro. Con JiVS IMP, la empresa está perfectamente preparada para ello.

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