Archivado en la nube

No hay tiempo para atraer a los mejores cerebros, acompañar a los empleados, impulsar horarios de trabajo flexibles o impulsar la marca de la empresa. Pero si sus procesos funcionan de forma automática, transparente y ajustada, se crea libertad para el trabajo estratégico.

Aquí es exactamente donde entran en juego las soluciones modernas de RRHH, como el expediente personal digital o un generador de certificados. Las aplicaciones en la nube, en particular, ofrecen claras ventajas: por ejemplo, rápida implantación, bajos costes operativos y de inversión, mejor escalabilidad y opciones de acceso independientes de la ubicación.

Por supuesto, estas soluciones también pueden integrarse perfectamente en los sistemas SAP ERP HCM y SuccessFactors, como Employee Central. De este modo, el recorrido de un documento por el departamento de RRHH puede trazarse de forma rápida, eficaz, sin errores y sin lagunas. Pero, ¿es realmente la nube el lugar adecuado para almacenar datos y documentos de RRHH altamente sensibles?

El hecho es: sin la tecnología adecuada, será difícil equiparse adecuadamente para los retos del futuro en RRHH. Mucho más, los responsables de RRHH que no formen parte de la transformación digital se harán a sí mismos redundantes a largo plazo y pondrán así en peligro su existencia.

Pero también es un hecho que los datos personales siempre están implicados en el sector del personal. Y en cuanto esto está implicado, se requiere una precaución especial. Así que está claro que la cuestión de la protección y la seguridad de los datos es aún más importante aquí que en otras áreas de la empresa.

¿Y dónde están más seguros los datos que en un archivador cerrado en la empresa o, si tienen que ser digitales, al menos en tus propios servidores en el sótano? Al fin y al cabo, así tú mismo tienes el control.

¿Para qué sirven los profesionales?

Al mismo tiempo, muchas personas olvidan que, al almacenar los datos en su propia empresa, siempre existe el peligro latente de perder irrevocablemente todos los datos en caso de incendio, daños por agua o robo. El cumplimiento de los periodos legales de conservación y borrado también es difícil de mantener en la empresa o requiere un enorme esfuerzo administrativo.

Por ejemplo, los documentos de los solicitantes pueden archivarse sólo durante seis meses o los avisos durante dos o tres años. Si los datos de personal se almacenan digitalmente en la empresa, el departamento informático siempre tiene acceso a toda la información.

Se mire como se mire, alguien es siempre el administrador. En cambio, en una nube gestionada de forma profesional, la gestión integral de derechos permite determinar y controlar quién tiene acceso a qué datos y qué puede hacer con ellos, es decir, leerlos, imprimirlos o editarlos.

Garantizar la gestión de funciones por parte del propio departamento informático es una tarea hercúlea con una plantilla numerosa o cambios frecuentes de personal. Además, está el "punto débil de los empleados".

¿Con qué rapidez puede un solo empleado con prisas causar, sin saberlo, grandes daños en la empresa con un gancho mal configurado para los derechos de acceso o con una memoria USB infectada?

Y lo que es más importante, casi ningún departamento informático es capaz de ofrecer una disponibilidad, un acceso y una seguridad de los datos tan elevados para la información sensible como los operadores profesionales de centros de datos.

Esto se debe a que adoptan multitud de precauciones que suelen superar con creces las medidas tomadas por la empresa. Todos los grandes proveedores de nube ofrecen a sus clientes detallados acuerdos de nivel de servicio (SLA) que garantizan los más altos niveles de servicio y seguridad.

Esto incluye la aplicación periódica de parches, es decir, la instalación de actualizaciones, la supervisión proactiva para evitar cualquier caso previsible de daños y la solución de problemas en los sistemas, que se proporciona automáticamente.

La experiencia demuestra que en muchas empresas esto funciona de forma menos fluida y automatizada. Por eso, al optar por la nube, estás entregando los datos a profesionales que saben cómo hacerlo, en lugar de dejar que el control se te escape de las manos.

No hay que olvidarlo: Como especialistas, los proveedores de nube pueden garantizar un funcionamiento fluido sin pérdida de datos incluso en caso de desastre. Sofisticados sistemas de copia de seguridad distribuidos geográficamente garantizan una copia de seguridad fiable incluso si falla un centro de datos. Además, los datos se transmiten y almacenan cifrados.

Sin nube tampoco hay solución

La ubicación del proveedor de la nube desempeña un papel importante en este contexto. Es aconsejable elegir un proveedor con sede en Alemania, porque como tal está sujeto a las estrictas directrices alemanas de protección de datos.

En cambio, con un proveedor de servicios de EE.UU., el terreno es más inestable. Y es que las propias empresas alemanas son responsables de garantizar el cumplimiento de las directrices locales de protección de datos.

Sólo pueden transferir datos personales a países no europeos si allí existe un nivel adecuado de protección de datos. De lo contrario, existe la amenaza de fuertes multas. Y, por supuesto, no todas las nubes son iguales.

La elección del proveedor y el modelo de nube adecuados es, por tanto, crucial. Por ejemplo, almacenar documentos sensibles de RRHH en la nube requiere que haya una transferencia de datos segura y fiable al servidor. Por lo tanto, las empresas solo deberían utilizar soluciones de RRHH como el expediente personal digital en una nube controlada.

Los que también transfieren datos cifrados al servidor a través de un túnel VPN seguro están en el lado seguro. Un sofisticado concepto de autorización regula cómo se identifican y autorizan los usuarios.

Sólo las personas autorizadas pueden acceder a determinados documentos personales. La encriptación de los documentos en el servidor proporciona seguridad adicional a los datos. Los formatos especiales de almacenamiento garantizan el archivado conforme a la ley y a prueba de auditorías de todos los datos de personal.

La información almacenada se encuentra en el servidor lista para ser recuperada, rastreable e inalterable, además de segura. Los responsables de RRHH, que tienen el máximo nivel de autorización, pueden ver y editar la información sobre todos los empleados en cualquier momento con un clic del ratón.

Suponiendo el modelo adecuado, la nube permite alcanzar rápidamente un gran éxito con inversiones reducidas en procesos de RRHH eficientes y transparentes. Quien renuncie a las amplias ventajas de las modernas soluciones en la nube por motivos de seguridad, tampoco reconoce el enorme potencial de ahorro y, en última instancia, arriesga su propia competitividad.

En otras palabras, sin nube no hay solución. Sobre todo porque el expediente personal digital desde la nube ofrece una flexibilidad, eficiencia y potencial de ahorro significativamente mayores en comparación con la administración en papel.

Gracias a los documentos digitalizados y rápidamente recuperables con sólo pulsar un botón, el departamento de RRHH obtiene un mayor nivel de información y disponibilidad de la misma, lo que beneficia tanto a los empleados como a los directivos.

Hoy en día, los procesos ascendentes y descendentes, como la creación automática de documentos, liberaciones y aprobaciones, así como el acceso desde dispositivos móviles, pueden combinarse con un expediente digital de personal de forma modular.

Pionero de la digitalización

Cada vez más empresas reconocen precisamente estas ventajas. Una encuesta de Oracle e IDG Connect confirma que para la mayoría de las empresas -incluso en la especialmente escéptica Alemania- las preocupaciones de seguridad en relación con la nube pasan cada vez más a un segundo plano.

Este es también el caso de la unidad de negocio Industry Solutions de Lufthansa Systems. Bajo el nombre de proyecto "HR Archive for LGBS - The Digital Personnel File at Lufthansa", el grupo, activo en todo el mundo, convirtió todas sus filiales a un sistema uniforme.

El expediente personal digital en la nube permite ahora editar y centralizar más de 100.000 expedientes de empleados independientemente de su ubicación y ha contribuido así a optimizar los procesos de RRHH en todo el Grupo en Lufthansa.

En definitiva, la nube ofrece un gran potencial de ahorro con ventajas simultáneas para los usuarios, requisitos importantes para la competitividad futura. Con un proveedor certificado y profesional, los datos personales suelen estar incluso más seguros que en la propia empresa.

Por tanto, ya no hay razón para insistir en los procesos basados en papel. Esto es también o especialmente cierto en el caso de RRHH. Con las soluciones adecuadas, el departamento de RRHH puede incluso asumir un papel pionero y crear más tiempo para tareas estratégicas automatizando los procesos administrativos.