Oh querido poste

Según el Instituto de Sistemas de Información de la Leibniz Universität Hannover, en Alemania Cada año se envían unos seis mil millones de facturas por correo tradicional.

Esto requiere mucho tiempo y dinero: hay que imprimir los documentos, doblarlos, ensobrarlos, cerrarlos y sellarlos. El franqueo de una carta normal cuesta actualmente 58 céntimos.

A esto hay que añadir Costes para consumibles como papelería, sobres o tóner. Ir a la Publicar en debe tenerse en cuenta.

La comunicación empresarial por correo electrónico es más económica, sencilla y rápida, independientemente del sector. El correo electrónico también es superior al fax en términos de coste y rapidez.

Muchas empresas que ERP SAP proporcionar a clientes, partes interesadas, proveedores y socios la información necesaria para la comunicación empresarial. SAP-documentos en papel.

Pero, ¿por qué no ERP para entregar correo comercial por correo electrónico?

Es más fácil decirlo que hacerlo, porque el ERP-la norma no ofrece una herramienta cómoda para el tráfico de correo electrónico. La norma presenta deficiencias en aspectos tan importantes como la identificación del destinatario, el tratamiento del correo, la gestión de archivos adjuntos y el diseño del correo.

Empresas que ERP SAP y SAP-Si quiere enviar documentos rápida y eficazmente por correo electrónico, necesita una solución informática que pueda integrarse perfectamente en el SAP-puede adaptarse de forma flexible al proceso empresarial correspondiente y combinarse con el Correos electrónicos directamente en el ERP se pueden crear, editar y enviar.

El Mailcenter m/e/s de Munich Enterprise Software cumple estos y otros requisitos. El Complemento se desarrolló sobre la base de ABAP y con ABAP Objects como una extensión orientada a objetos y puede integrarse sin modificaciones y a prueba de lanzamiento en SAP ERP incrustarse.

Outlook está disponible con el OLE-tecnología (Vinculación e incrustación de objetos) se integra en la interfaz de usuario mediante un botón independiente.

Personalización flexible

El complemento es fácil de usar y se puede adaptar con flexibilidad a las distintas necesidades de diseño de correo de Distribución, Compras o envío.

El envío de albaranes y facturas suele requerir un alto grado de automatización y normalización. Sin embargo, la redacción de ofertas de gran valor para clientes y prospectos estratégicamente importantes requiere un tratamiento personalizado del correo. En este caso, la carta de presentación debe ser más personalizada.

La cabina como punto de acceso central

La solución ofrece soporte informático integral para el envío de diversos documentos empresariales por correo electrónico directamente desde SAP. ERP y acorta los canales de comunicación con clientes, interesados y socios. Todos los datos e información relevantes, como el estado actual, el nombre de la empresa, los destinatarios del correo o las claves de los objetos, se agrupan de forma clara y relacionada con el proceso en una interfaz de usuario central, el cockpit.

Esto garantiza un alto nivel de transparencia: tras iniciar la aplicación, se muestra a cada usuario toda su correspondencia electrónica, es decir, los mensajes enviados y no enviados, así como los mensajes pendientes de procesar, dentro del ámbito de su función y autorización.

Determinación automática del receptor

La identificación y el mantenimiento de los destinatarios desempeñan un papel importante en el envío de correos electrónicos. La dirección Complemento determina automáticamente a quién debe enviarse el correo. Para el envío de Correos electrónicos uno o varios destinatarios Para, CC y CCO pueden estar ya preasignados en los datos maestros.

En cualquier momento es posible realizar una corrección sencilla y específica del proceso de los datos del destinatario. Los destinatarios también pueden determinarse en función del contenido del documento de cada transacción.

También hay funciones útiles para gestionar las personas de contacto, lo que reduce los obstáculos para mantener los datos de contacto. Por ejemplo, los datos maestros del cliente pueden utilizarse para mantener qué cliente ha aceptado que la factura se envíe por correo electrónico, ya sea explícita o tácitamente al pagar la factura transmitida electrónicamente.

Procesamiento flexible del correo

Para los correos electrónicos estándar pueden almacenarse textos preformulados con variables, por ejemplo para añadir el número de documento, pero pueden modificarse en cualquier momento. Al mismo tiempo, es posible formular cartas de presentación personalizadas y Correos electrónicos a la medida de sus necesidades.

El contenido de cada correo electrónico puede revisarse de nuevo antes de enviarlo, y los textos pueden adaptarse en función de las necesidades. El envío de los Correos electrónicos incluyendo los archivos adjuntos se realiza directamente a través del centro de correo, automáticamente en segundo plano o a través de Microsoft Outlook.

Además, una función especial "Mail To Go" permite enviar mensajes directamente desde un documento de aplicación editado. Los mensajes enviados Correos electrónicos se registran junto con sus anexos y SAP-documento. Esto garantiza la transparencia, ya que los informes de envío pueden consultarse en el documento y el envío puede seguirse sin problemas.

Sólo tiene que adjuntar documentos y archivos

En Complemento es posible especificar que determinados documentos, como las Condiciones Generales de Contratación (CGC) o las Marketing-se añaden automáticamente. Estos archivos adjuntos proceden de un directorio central al que se puede acceder a través de SAP ERP se puede acceder.

Los documentos almacenados en el Sistema de gestión de documentos (SAP DVS): Por ejemplo, dibujos de diseño que el Compras junto con una solicitud o pedido a proveedores, o descripciones de productos enviadas al proveedor por el Distribución adjunta a un correo de oferta.

Por último, pero no por ello menos importante, se pueden seleccionar documentos como archivos Word o Excel del PC local y adjuntarlos a un correo electrónico, siempre que el documento se pueda crear con el programa genérico SAP-servicios de objetos (Generic Object Services, GOS).

Además, el Complemento otras funciones de diseño útiles. Por ejemplo, el Correos electrónicos hipervínculos a socios comerciales que conducen a información sobre nuestros propios productos y servicios.

Además, los textos de correo, las firmas y Descargo de responsabilidad La identidad corporativa de la empresa debe estar normalizada y diseñada de acuerdo con las directrices de identidad corporativa: Esto tiene un efecto positivo en la imagen externa de la empresa.

Por último, pero no por ello menos importante, el uso de la solución también cumple los requisitos legales para el almacenamiento a largo plazo, inalterable y seguro de mensajes electrónicos.

Esto permite que el Correos electrónicos también pueden almacenarse en un sistema de archivo externo a través de SAP ArchiveLink de forma legalmente segura y conforme a la normativa tras su envío. El retorno de la inversión también es impresionante: Como el uso de m/e/s Mailcenter ahorra mucho más que costes de envío, su introducción se amortiza en menos de un año en muchos casos.

Thilo Kiefer es miembro del equipo directivo de m/e/s - Munich Enterprise Software. Tras trabajar como analista de sistemas en Siemens y consultor en SAP Steeb, es miembro del equipo directivo de m/e/s desde 2005. Es responsable de estrategia, desarrollo de negocio y gestión de cartera.