Nueva receta para los datos históricos

La adquisición del negocio de Europa Central y Oriental de SABMiller por el grupo japonés Asahi fue noticia en 2016. Menos conocido es el proyecto estratégico SAP de esta división de negocio: el cambio a una solución SAP uniforme y el cierre de unos 25 sistemas ERP heredados.

Megafusiones de las empresas cerveceras

La concentración en la industria cervecera no deja de aumentar, hasta el punto de que los reguladores de la competencia han tomado medidas en recientes megaadquisiciones.

Por ejemplo, las autoridades insistieron en que Anheuser-Busch InBev vendiera su negocio en la República Checa, Eslovaquia, Polonia, Hungría y Rumanía como parte de la adquisición de SABMiller. Como número uno indiscutible en Europa, la posición de mercado de Anheuser-Busch no debe hacerse aún más dominante.

Para el número uno japonés en el negocio cervecero, el Grupo Asahi, ésta era la oportunidad perfecta para construir una fuerte presencia en Europa. Gracias a la adquisición, Asahi Breweries Europe es ahora el número tres del mercado cervecero europeo y el propietario de marcas tradicionales tan conocidas como Pilsner Urquell o la pionera de la cerveza artesana londinense Meantime.

Las adquisiciones y la fuerte concentración del mercado suelen ser signo de una intensificación de la competencia con gran presión sobre los márgenes. El mercado de la cerveza en Europa está muy disputado. Como ocurre con todas las grandes empresas, el corazón informático de una empresa late en el sistema ERP.

SABMiller tenía más de 25 sistemas de este tipo en uso en Europa Central y Oriental, algunos de ellos de proveedores locales. Para lograr efectos de sinergia y, por tanto, el correspondiente ahorro en licencias, infraestructura de centros de datos y mantenimiento, SABMiller había iniciado un proyecto estratégico de SAP: la consolidación de todos los sistemas ERP en una solución SAP uniforme, que debía funcionar en un único centro de datos central.

No basta con archivar los datos

Aparte del inmenso esfuerzo técnico y de personal, el beneficio empresarial y financiero parece claro en este proyecto.

"Sin embargo, todo sigue siendo un "cálculo de lechera" mientras se descuiden los costes de la disponibilidad de los datos históricos. Esto se debe a que los datos ERP de los sistemas heredados, ya sean de finanzas o de recursos humanos, están sujetos a distintos periodos de retención específicos de cada país y, por tanto, deben conservarse durante distintos periodos de tiempo.

subraya Maciej Malczynski, Jefe de Cartera y Programas, Proyectos de SI en Asahi Breweries Europe.

"El archivo de datos no es una solución suficiente en este caso. Por último, todos los registros y documentos pertinentes deben conservarse en el contexto empresarial original."

Por lo general, esto significa que los sistemas originales deben seguir funcionando durante todo el tiempo que sea necesario conservar los datos por motivos legales. En el caso de Asahi Breweries Europe, esto habría significado que los sistemas individuales, especialmente en recursos humanos, habrían tenido que seguir funcionando hasta cincuenta años. Los efectos de ahorro de la centralización en una solución SAP uniforme se habrían esfumado a largo plazo.

"Cuando en 2015 se tomó la decisión a favor de una plantilla SAP uniforme, quedó claro por tanto muy rápidamente que tendríamos que migrar los datos heredados junto con la lógica empresarial a una nueva plataforma, idealmente también central, para poder acceder a ellos independientemente de los sistemas originales y aun así con plena seguridad jurídica.

subraya Maciej Malczynski.

Sin embargo, la búsqueda de una solución a medida que además prometiera unos costes de explotación permanentemente bajos resultó más difícil de lo esperado. Sólo había unas pocas soluciones en el mercado que pudieran siquiera considerarse para el problema. Maciej Malczynski:

"Fue aún más agradable que nos encontráramos con la solución JiVS en otoño de 2015. Todo encajaba a la perfección: alcance de las funciones, costes de adquisición y explotación, referencias y modelo operativo."

Apoyo de la alta dirección

El proyecto JiVS duró un total de 18 meses y requirió cierto desarrollo a medida para extraer los datos de los sistemas heredados, algunos de los cuales eran muy especializados y ya no contaban con el apoyo de sus fabricantes originales, y migrarlos a un formato técnicamente más novedoso de forma conforme a la ley, es decir, sin cambios ni alteraciones.

De este modo, pudieron desconectarse unos 25 sistemas heredados. Un total de 10 TB de datos, todos normalizados a un formato SQL, y 20 TB de documentos se migraron a la plataforma JiVS y se almacenaron allí.

De este modo, unos 40 usuarios de los departamentos de Finanzas y Auditoría pueden acceder en cualquier momento a los datos históricos heredados, a los que también se asigna una fecha de caducidad. Cuando se alcanza esta fecha, JiVS Retention Management activa automáticamente el proceso de supresión.

"La historización y el cierre de los sistemas heredados tuvieron que 'correr paralelos', por así decirlo, ya que el cambio a la solución central de SAP ocupó la mayor parte de nuestros recursos internos".

subraya Maciej Malczynski.

"Por eso nos alegramos de que Data Migration se hiciera cargo también de la explotación de la solución por nosotros. Utilizamos la plataforma como servicio de acceso a datos y documentos. Y hasta ahora todo funciona perfectamente. Ninguno de nuestros usuarios tiene derecho a cambiar nada en los registros de datos, y la transferencia de la información mostrada se realiza, por supuesto, con un fuerte cifrado."

En abril de 2017, se desconectó el último de los sistemas heredados y, por tanto, se completó la historización de los datos y documentos heredados mediante JiVS. Aunque el número de usuarios de una solución de este tipo es naturalmente limitado, al tratarse de datos heredados, sigue requiriendo el apoyo de la alta dirección.

"Fue fácil conseguirlo, porque la ventaja empresarial era obvia. En nuestro caso, significa: ahorramos tanto al año con el desmantelamiento como lo que costó todo el proyecto. Y las tarifas de Access as a Service son significativamente inferiores a los gastos anteriores de funcionamiento y mantenimiento de los sistemas heredados ahora desmantelados."

Maciej Malczynski calcula.

"Pero la resistencia de los departamentos fue muy fuerte, como siempre que se trata de datos financieros y requisitos legales. No se puede subestimar. Por eso, el respaldo de la sala de juntas es crucial para el éxito general del proyecto".

Asahi Breweries Europe está evaluando actualmente el impacto del nuevo Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD de la UE) en su propio panorama informático. El periodo de transición concedido a las empresas, incluida la exención de sanciones, finaliza el 25 de mayo de este año.

Plataforma para datos y documentos heredados

Con el proyecto JiVS, Asahi Breweries Europe probablemente ya ha dado un paso importante hacia el cumplimiento de los requisitos del reglamento, al menos en lo que respecta a los datos y documentos heredados. Con JiVS, la cervecera puede determinar con sólo pulsar un botón qué datos e información personales se han almacenado en la antigua base de datos a nivel de registros de datos y documentos individuales, y en qué contexto.

De este modo, Asahi Breweries Europe cumple con su obligación de facilitar información tanto a las autoridades supervisoras como a sus clientes. Por otra parte, sin embargo, la empresa puede realizar supresiones en cualquier momento en caso de que la evaluación llegue a la conclusión correspondiente.

"Tanto por razones financieras como jurídicas, el proyecto JiVS se está convirtiendo cada vez más en una inversión de futuro"

Maciej Malczynski resume.

"Por lo que me cuentan mis colegas de otras empresas, creo que estamos en una posición cómoda en lo que respecta al GDPR de la UE".