Nueva receta para los datos históricos

La adquisición del negocio de Europa Central y Oriental de SABMiller por el grupo japonés Asahi fue noticia en 2016. Menos conocido es el proyecto estratégico SAP de esta división de negocio: el cambio a una solución SAP uniforme y el cierre de unos 25 sistemas ERP heredados.

Megafusiones de las empresas cerveceras

La concentración en el sector cervecero no deja de aumentar, hasta el punto de que las autoridades de competencia se han visto implicadas en recientes megaoperaciones. Por ejemplo, las autoridades insistieron en que Anheuser-Busch InBev vendiera su negocio en la República Checa, Eslovaquia, Polonia, Hungría y Rumanía como parte de la adquisición de SABMiller. Como número uno indiscutible en Europa, la posición de mercado de Anheuser-Busch no debe hacerse aún más dominante. Para el número uno japonés en el negocio cervecero, el Grupo Asahi, ésta era la oportunidad perfecta para establecer una fuerte presencia en Europa. Gracias a la adquisición, Asahi Breweries Europe es ahora el número tres del mercado cervecero europeo y el propietario de marcas tradicionales tan conocidas como Pilsner Urquell y la pionera de la cerveza artesana londinense Meantime.

Las adquisiciones y la fuerte concentración del mercado suelen ser signo de una intensificación de la competencia con gran presión sobre los márgenes. El mercado de la cerveza en Europa está muy disputado. Como ocurre con todas las grandes empresas, el corazón informático de una compañía late en el sistema ERP. SABMiller tenía más de 25 sistemas de este tipo en uso en Europa Central y Oriental, algunos de ellos de proveedores locales. Para conseguir efectos de sinergia y, por tanto, el correspondiente ahorro en licencias, infraestructura de centros de datos y mantenimiento, SABMiller inició un proyecto estratégico de SAP: la consolidación de todos los sistemas ERP en una solución SAP uniforme que debía funcionar en un único centro de datos central.

No basta con archivar los datos

Aparte de los inmensos recursos técnicos y humanos necesarios, las ventajas empresariales y financieras de este proyecto parecen claras. "Sin embargo, todo sigue siendo un "cálculo de la lechera" mientras no se tengan en cuenta los costes de la disponibilidad de los datos históricos. Esto se debe a que los datos ERP de los sistemas heredados, ya sean de finanzas o de RR.HH., están sujetos a distintos periodos de retención específicos de cada país y, por tanto, deben almacenarse durante distintos periodos de tiempo", subraya Maciej Malczynski, Jefe de Cartera y Programas, Proyectos IS en Asahi Breweries Europe. "El archivo de datos no es una solución suficiente en este caso. En última instancia, todos los registros de datos y documentos relevantes deben almacenarse en su contexto empresarial original."

Por lo general, esto significa que los sistemas originales deben seguir funcionando durante todo el tiempo que sea necesario conservar los datos por motivos legales. En el caso de Asahi Breweries Europe, esto habría significado que los sistemas individuales, especialmente en recursos humanos, habrían tenido que seguir funcionando hasta cincuenta años. Los efectos de ahorro de la centralización en una solución SAP uniforme se habrían esfumado a largo plazo.

"Cuando en 2015 se tomó la decisión de una plantilla SAP estandarizada, enseguida quedó claro que teníamos que migrar los datos heredados junto con la lógica empresarial a una nueva plataforma, idealmente también centralizada, para poder seguir accediendo a ellos con independencia de los sistemas originales y aun así con plena seguridad jurídica", subraya Maciej Malczynski. Sin embargo, la búsqueda de una solución a medida que además prometiera unos costes de explotación permanentemente bajos resultó más difícil de lo esperado. Esto se debió a que en el mercado sólo había unas pocas soluciones que pudieran siquiera considerarse para el problema. Maciej Malczynski comenta: "Por eso nos alegró tanto encontrar la solución JiVS en otoño de 2015. Todo encajaba a la perfección: alcance de las funciones, costes de adquisición y explotación, referencias y modelo operativo."

Apoyo de la alta dirección

El proyecto JiVS duró un total de 18 meses y requirió una serie de desarrollos a medida para extraer los datos de los sistemas heredados, algunos de los cuales eran muy específicos y ya no contaban con el apoyo de sus fabricantes originales, y migrarlos a un formato técnicamente más novedoso de forma conforme a la ley, es decir, sin modificaciones ni cambios. Esto permitió desconectar unos 25 sistemas heredados. Un total de 10 TB de datos, todos ellos normalizados a un formato SQL, y 20 TB de documentos fueron migrados a la plataforma JiVS y almacenados en ella.

De este modo, unos 40 usuarios de los departamentos de finanzas y auditoría pueden acceder en cualquier momento a los datos antiguos historizados, a los que también se asigna una fecha de caducidad. Cuando se alcanza esta fecha, el sistema de gestión de la retención JiVS desencadena automáticamente el proceso de supresión. "La historización y el cierre de los sistemas heredados tuvieron que realizarse 'en paralelo', por así decirlo, ya que el cambio a la solución central SAP ocupaba la mayor parte de nuestros recursos internos", subraya Maciej Malczynski, "por lo que nos alegramos de que Data Migration se encargara también de la explotación de la solución por nosotros. Utilizamos la plataforma como servicio de acceso a datos y documentos. Y todo ha funcionado perfectamente hasta ahora. Ninguno de nuestros usuarios tiene derecho a cambiar nada en los registros de datos, y la información mostrada se transmite, por supuesto, mediante un fuerte cifrado."

En abril de 2017, se desconectó el último de los sistemas heredados y, por tanto, se completó la historización de los datos y documentos heredados mediante JiVS. Aunque el número de usuarios de una solución de este tipo es naturalmente limitado, al tratarse de datos heredados, sigue requiriendo el apoyo de la alta dirección.

"Fue fácil conseguirlo, porque la ventaja empresarial era obvia. En nuestro caso, el desmantelamiento nos ahorra al año tanto como el coste total del proyecto. Y las tarifas de Access as a Service son significativamente más bajas que los costes anteriores de funcionamiento y mantenimiento de los sistemas heredados ahora desmantelados", calcula Maciej Malczynski. "Pero hubo mucha resistencia por parte de los departamentos especializados, como siempre que se trata de datos financieros y requisitos legales. No hay que subestimarlo. Por eso, el apoyo de la planta ejecutiva es crucial para el éxito general del proyecto."

Asahi Breweries Europe está evaluando actualmente el impacto del nuevo Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGPD de la UE) en su propio panorama informático. El periodo de transición concedido a las empresas, incluida la exención de sanciones, finaliza el 25 de mayo de este año.

Plataforma para datos y documentos heredados

Con el proyecto JiVS, Asahi Breweries Europe probablemente ya ha dado un paso importante hacia el cumplimiento de los requisitos del reglamento, al menos en lo que respecta a los datos y documentos heredados. Con JiVS, la cervecera puede determinar con sólo pulsar un botón qué datos e información personales se han almacenado en la antigua base de datos a nivel de registros de datos y documentos individuales, y en qué contexto.

De este modo, Asahi Breweries Europe cumple con su obligación de facilitar información tanto a las autoridades supervisoras como a sus clientes. Por otra parte, la empresa puede llevar a cabo supresiones en cualquier momento en caso de que la evaluación llegue a la conclusión correspondiente. "Tanto por razones financieras como jurídicas, el proyecto JiVS se revela cada vez más como una inversión de futuro", resume Maciej Malczynski. "Por lo que me cuentan mis colegas de otras empresas, creo que estamos en una posición cómoda en lo que respecta al GDPR de la UE".