Nueva capa de pintura para el EDP

El Mega Group, con sede en Hamburgo, una asociación cooperativa de más de 5.600 empresas de pintura, utilizará Hana de SAP en el futuro. Con el cambio a la tecnología de base de datos basada en memoria, el mayorista espera un procesamiento de datos más rápido y una mayor facilidad de uso en el día a día. Entre otros, el socio de SAP y experto en el sector Cormeta, con sede en Ettlingen, ayudó en la introducción.

Con 1.700 empleados repartidos en más de 100 centros en todo el país, el Grupo Mega, con sede en Hamburgo, es un socio mayorista independiente para el comercio especializado. Además de pinturas y revoques, la gama de productos incluye todo lo necesario para la renovación, la reforma y la modernización: desde revestimientos de suelos y paredes hasta máquinas y herramientas, sistemas de aislamiento y materiales de construcción en seco. Además, la cooperativa ofrece a sus clientes y socios una amplia gama de servicios bancarios y de seguros.

SAP Basis crece con usted

Las TI crecen con la empresa, especialmente en el caso de Mega, fundada en 1901: la cooperativa es usuaria de SAP desde 1996. La razón de ello fue ya entonces el continuo crecimiento provocado por las adquisiciones y fusiones con otras cooperativas y mayoristas.

En los años siguientes, la red de ventas se amplió continuamente, se añadieron nuevas sucursales y los procesos de gestión empresarial se distribuyeron entre un número cada vez mayor de empleados.

Para crear transparencia, se necesitaban más integraciones. A principios de los años noventa, Mega integró un nuevo sistema de nóminas y el CRM 4.0 de SAP en su sede central de Hamburgo.

Desde 2011, el grupo utiliza CRM 7.0 para el servicio de campo, y para mejorar los procesos en el servicio y la tramitación de pedidos, en los años siguientes se introdujeron tanto un software de gestión de almacenes como un sistema de BI y tickets de SAP.

Cormeta ha sido socio desde el principio. El objetivo siempre ha sido permitir un procesamiento lo más uniforme posible para todas las sucursales desde una estructura de servidor central; en consecuencia, en 2015 también se creó una interfaz de usuario común con la instalación del SAP Enterprise Portal.

Otro objetivo era mejorar los procesos en beneficio de los clientes. Un ejemplo innovador de ello es, sin duda, la cortadora de suelo utilizada en el almacén central de Hannover, que puede controlarse directamente a través del sistema central SAP. De este modo, los pedidos de los clientes pueden producirse individualmente en función del tamaño del lote 1.

"Actualmente tenemos 74.000 productos y tramitamos alrededor de 1,7 millones de pedidos al año para 45.000 clientes"

informa Jens Hungershausen, Director de Informática de Mega.

"Para gestionar eficazmente el volumen de pedidos, que crece cada año, necesitamos una potente infraestructura informática que proporcione rápidamente a nuestros usuarios la información adecuada y desencadene los procesos desde el ERP de forma integral y automatizada."

Hana para un control más rápido de los procesos

En consecuencia, Jens Hungershausen y su equipo siguieron muy de cerca desde el principio la tecnología de base de datos en memoria SAP Hana lanzada por SAP. Una presentación sobre el tema SAP Simple Finance, que hacía referencia a las nuevas posibilidades en la gestión financiera, acabó por convencer a la dirección de la división y al consejo de Mega.

Cuando a los responsables se les presentó una oferta de licencia y compra adecuada a finales de 2015, decidieron hacer el cambio de base de datos de Oracle a SAP Hana.

"Todos los que hoy gestionan un entorno SAP tendrán que dar el paso hacia Hana en algún momento".

dice el responsable informático.

"Para crear transparencia, necesitamos un procesamiento de datos rápido, así como procesos ágiles y fáciles de usar: con el cambio a SAP Hana, estamos creando las condiciones para crear opciones de evaluación nuevas o ampliadas con las que podemos obtener la información deseada más rápidamente."

Jens Hungershausen ve un gran potencial de optimización, especialmente en el ámbito de los informes:

"La evaluación y el análisis solían costarnos muchas horas a la semana: normalmente retocábamos manualmente algunos números en Excel y a menudo había errores de transcripción".

Como distribuidor especializado, Mega concede gran importancia a la cualificación de sus empleados.

"Necesitamos empleados expertos en productos en ventas; no deben ser expertos en SAP, sino buenos vendedores a los que podamos acostumbrar rápidamente a nuestros procesos empresariales".

Jens Hungershausen subraya y precisa:

"Con SAP Hana podemos optimizar los procesos para que nuestros usuarios reciban la información adecuada de forma rápida y cómoda. A continuación, toman decisiones más cualificadas y esto se traduce automáticamente en una mejora de la relación operativa, es decir, podemos formar a los empleados más rápidamente, hay menos errores en los procesos y el esfuerzo necesario para corregir los errores es correspondientemente menor".

Paso a paso hacia la meta

A finales de 2015, Mega inició el cambio de la base de datos interna a Hana. En el primer paso, Hungershausen y su equipo se ocuparon principalmente de conocer la infraestructura adecuada para Hana y aclarar las dudas que surgieron en el proceso.

Para ello se organizó un taller en el que participaron expertos de SAP y de Cormeta, socio de SAP. La empresa de sistemas lleva más de 20 años prestando apoyo a Mega y, entre otras cosas, ofrece servicio y asistencia para todas las instalaciones de SAP.

El socio de SAP ya ha optimizado completamente sus soluciones sectoriales para SAP S/4 Hana y actualmente está ejecutando varias aplicaciones S/4 Hana internamente con fines de desarrollo y prueba.

Desarrollo de un concepto de seguridad

La primera decisión importante que tuvieron que tomar Jens Hungershausen y su equipo durante la implantación fue si seguir con el enfoque TDI (Tailored Datacenter Integration) en el futuro o utilizar un sistema preparado para el cliente compuesto por servidor y almacenamiento.

Se optó por lo primero y, por tanto, por la posibilidad de ampliar el sistema con cualquier componente. En este contexto, también era importante el desarrollo de un concepto de copia de seguridad.

"La copia de seguridad de los datos era, por supuesto, un gran problema para nosotros, pero también aquí, junto con socios como Cormeta, hemos podido definir una estructura en la que estamos del lado seguro"

explica Jens Hungershausen.

En la actualidad, SAP Hana funciona en Mega tanto en el centro de datos como en el centro de datos de emergencia, ambos están diseñados de forma idéntica y funcionan con dos servidores de 2 terabytes. Tanto el sistema ERP como el BW se ejecutan en estos servidores y están disponibles de inmediato en caso de emergencia.

Tiempo de procesamiento más rápido ya en la norma

Se programó una fase de prueba de tres semanas para el cambio a la base de datos Hana. Mega seleccionó para ello a 30 empleados, una muestra representativa de todas las áreas. Se elaboró un catálogo de pruebas y cada empleado trabajó en el sistema de pruebas durante aproximadamente 2,5 días. El cambio tuvo lugar a finales de marzo de 2016.

Jens Hungershausen y su equipo están comprobando poco a poco los tiempos de ejecución de todos los informes (en Mega hay casi 1.000). Algunos se ejecutan más rápido automáticamente, simplemente gracias al nuevo sistema.

Con la ayuda del Inspector de Códigos de SAP, se están identificando oportunidades de optimización. Por ejemplo, algunas evaluaciones podrían acortarse de medio día de procesamiento a siete minutos. Para otras, sin embargo, hay que trabajar un poco más.

"Hemos asistido a media jornada de formación y estamos en proceso de crear un know-how interno"

dice el responsable informático.

"Al final, se trata sólo de los fundamentos de una programación decente y buena. Si los dominas, tampoco tendrás problemas con Hana".

Así, ya se han incorporado puntos de ampliación específicos de Hana en muchos puntos, incluso en la programación estándar.

"La norma por sí sola aporta muchas ventajas. Por ejemplo, la hoja maestra del cliente siempre tenía un tiempo de ejecución muy largo; hoy es extremadamente rápida sin que tengamos que hacer nada.

Beneficios ya perceptibles

Los usuarios ya se benefician de resultados más rápidos en el procesamiento de pedidos o la programación, por ejemplo, cuando buscan clientes a través de CRM o actualizan sus listas de programación.

"Esos son en parte los efectos que estamos teniendo ahora mismo sólo por la nueva tecnología, y lo siguiente que vamos a hacer es construir los procesos en torno al principio S/4 de simplificación e impulsar esa mentalidad".

Hungershausen se refiere, entre otras cosas, a la introducción de SAP S/4 Hana Finance, cuyas funcionalidades espera que permitan mejorar la calidad de las evaluaciones. No obstante, gracias a la nueva tecnología de bases de datos, los análisis empresariales ya se ejecutan con bastante más rapidez.

Y esto se nota especialmente en las evaluaciones con un gran volumen de datos, por ejemplo, un bloqueo de pedidos, que selecciona los pedidos bloqueados de los últimos seis meses, o la comprobación de pedidos, que selecciona los pedidos de los últimos tres meses y comprueba si coincide el estado de pedido-entrega-facturación.

"Para nosotros ha sido un gran salto tecnológico. Estamos impacientes por ver qué otras posibilidades abrirá en el futuro".