Motor para la compra digital

Gestor de datos, responsable de redes, especialista en sistemas: Estas son las funciones que los compradores tendrán que dominar en el futuro para hacer frente a los retos.

También en la contratación, la transformación digital está dando lugar a un aumento exponencial de los datos, creando nuevas oportunidades para la toma de decisiones y la planificación estratégica en tiempo real.

"Las organizaciones de compras tienen la oportunidad de intervenir activamente en la gestión de la cadena de suministro y hacer una contribución adicional a la creación de valor global a través de la digitalización"

Sebastian Asshauer, socio de Apsolut, lo explica en pocas palabras.

Sin embargo, esto requiere la recopilación y evaluación selectiva de big data, con el uso experto de tecnologías y métodos de vanguardia para el almacenamiento de datos, la extracción de datos y la previsión.

Mayor necesidad de conexión en red

Como parte importante de la cadena de valor, las compras deben estar cada vez más interconectadas para no ser un obstáculo en la transformación digital. Esto afecta a sus relaciones con los proveedores, así como con los demás departamentos de la empresa.

En concreto, esto significa que el papel del comprador debe cambiar en el futuro. Mientras que antes se trataba de obtener los recursos necesarios con un alto grado de fiabilidad a bajo coste, el comprador se está convirtiendo en un creador de redes que cultiva asociaciones estratégicas con proveedores seleccionados.

Ya no sólo importa que un proveedor preste servicios especiales en condiciones favorables. Un criterio central para ser incluido en el círculo de "proveedores preferentes" es la capacidad de un proveedor para estar preparado para la propia transformación digital.

Con la visión holística de los procesos de adquisición a través de los límites departamentales y de la empresa, cada vez es más necesario contar con el apoyo de sistemas informáticos que se integren a la perfección con las soluciones de compras.

Asistencia informática constante

El objetivo es reducir los problemas de interfaz que siguen siendo habituales en muchos lugares. Para los usuarios de soluciones de compras basadas en SAP, como Supplier Relationship Management (SRM), Supplier Lifecycle Management (SLC), Materials Management (MM) y S/4 Hana, la combinación de soluciones en la nube Ariba basadas en SAP es una opción.

Estos supuestos de soluciones híbridas suelen cubrir las necesidades de la mayoría de las empresas.

Sebastian Asshauer, de Apsolut:

"Al integrar la red Ariba, los usuarios de SAP en un entorno de sistemas establecido pueden acceder rápida y fácilmente a las ventajas de la digitalización".

Por ejemplo, Ariba ofrece a los usuarios una serie de servicios a través de interfaces estándar que digitalizan todos los procesos de compra: desde la búsqueda de nuevos proveedores hasta la gestión de licitaciones y contratos, pasando por el intercambio de órdenes de compra y facturas en la red Ariba. Esto aumenta significativamente la eficiencia al tiempo que reduce las tasas de error.

Un ejemplo de ello es la nueva solución "Ariba Guided Buying", que permite a los empleados ocuparse de los procesos de adquisición con una participación nula o mínima del departamento de compras.

"Ariba Guided Buying" asigna reglas de compra específicas de la empresa, por ejemplo para límites presupuestarios, ofertas mínimas para determinadas transacciones o proveedores preferentes.

En lugar de tener que dedicar tiempo a gestionar estas complejas especificaciones, los empleados son dirigidos automáticamente a los proveedores, artículos y servicios que cumplen las especificaciones y preferencias internas.

Además, se pueden realizar compras ad hoc con "Spot Buy". Esto permite a un empleado comprar a proveedores sin que su empresa tenga un acuerdo marco con ellos.

Mediante una asociación con eBay, SAP Ariba amplió las capacidades de aprovisionamiento al mayor mercado en línea del mundo. Las soluciones Ariba garantizan el cumplimiento de las políticas de compra individuales y de todo el proceso.

Las reservas a oscuras ahorran tiempo y dinero

Otro ejemplo de las grandes ganancias de eficiencia gracias a las soluciones en la nube de Ariba es el procesamiento digital de facturas, palabra clave: dark bookings.

Las empresas que trabajan con sus proveedores a través de la red Ariba pueden automatizar completamente el procesamiento de facturas. Un flujo de trabajo compara los datos de la factura con los datos del pedido transmitidos y la información de entrada de mercancías del sistema ERP.

Si no hay desviaciones de las normas, el flujo de trabajo transmite el registro de datos al módulo de contabilidad financiera de SAP sin intervención humana. El proceso habitual de escaneado ya no es necesario, puesto que los datos ya están disponibles digitalmente. Los procesos de verificación de facturas se agilizan considerablemente y las empresas ahorran así una cantidad considerable de tiempo y dinero en la tramitación de facturas.

Además, Ariba se integra perfectamente con SAP VIM by OpenText y soluciones similares. Los proveedores cobran a tiempo y se respetan los periodos de descuento, lo que supone una ventaja para ambas partes.

Los ejemplos lo demuestran: las organizaciones de compras basadas en SAP pueden impulsar la digitalización de forma coherente con la red Ariba y otros componentes de Ariba. Sin embargo, las empresas que quieran aprovechar estas ventajas deben planificar la implementación de Ariba estratégicamente, como subraya el experto en Ariba Sebastian Asshauer de Apsolut:

"Un planteamiento estructurado y eficaz determina el éxito del proyecto".

Conexión Ariba

El primer paso consiste en conectar las soluciones de compras basadas en SAP a Ariba para que la empresa pueda gestionar la comunicación con los proveedores a través de la red.

Aunque SAP ofrece varias opciones de conexión -en forma de complementos o solicitudes de transporte-, los requisitos específicos del cliente pueden hacer necesarios ajustes o ampliaciones.

En cualquier caso, es recomendable contar con una consultora SAP especializada en consultoría de procesos y TI en compras electrónicas y con una sólida experiencia en proyectos Ariba. De esta forma, los consultores pueden apoyar al cliente no solo en la implementación técnica de los nuevos escenarios híbridos, sino también en la gestión del cambio, que debe incluir tanto a empleados como a proveedores.

Los usuarios de SAP SRM y SAP ERP que deseen utilizar los servicios en la nube de Ariba no tienen que preocuparse por la seguridad futura de su entorno de compras. Porque la nueva solución SAP S/4 Hana también integra Ariba de forma nativa. En el camino, los clientes pueden dar una serie de pasos intermedios para completar la transición de forma planificada.

SAP Purchasing se hace móvil

Las interfaces de usuario de SAP también se han adaptado a las expectativas de orientación intuitiva del usuario y se han dotado de diseños nuevos y frescos. Con las aplicaciones SAP Fiori y Ariba, las organizaciones de compras ya disponen de una tecnología que crea otro importante requisito previo para la digitalización móvil.

De este modo, los compradores acceden a las aplicaciones y evaluaciones necesarias desde cualquier dispositivo final a través de la intuitiva interfaz de usuario, y están así conectados en red con sus proveedores, socios comerciales y colegas en cualquier momento y desde cualquier lugar.