Panorama informático moderno para ubicaciones internacionales

Servicios para las personas es el concepto del Grupo Dussmann, uno de los mayores proveedores privados de multiservicios del mundo. Dussmann combina bajo un mismo techo servicios en las áreas de negocio de gestión de instalaciones, construcción de plantas técnicas, atención y cuidado de ancianos, guarderías gestionadas por la empresa y unos grandes almacenes mediáticos. Lo que empezó en Múnich en 1963 con una inversión de 2.000 marcos alemanes se ha convertido desde entonces en una empresa con más de 60.000 empleados en 21 países y una facturación anual de más de dos mil millones de euros.

Todos los indicios apuntan a un crecimiento en el futuro, y la pandemia de la corona no ha cambiado esta situación. Al contrario: el Grupo Dussmann ha superado la pandemia de la corona con solidez, y Dussmann ha podido compensar las pérdidas relacionadas con la crisis en la restauración gracias a su modelo de negocio diversificado. La estrategia del siguiente nivel, con la que Dussmann quiere aprovechar los puntos fuertes de la empresa familiar libre de deudas y convertirse en líder en innovación y calidad, se ha seguido aplicando de forma coherente.

Para lograr el éxito son cruciales varias iniciativas de crecimiento en los ámbitos de la digitalización y la sostenibilidad. Entre ellas figuran la implantación de un moderno entorno informático también en las sedes internacionales y la armonización de los procesos. Dussmann eligió al proveedor de servicios integrales SAP de Kronberg, Nagarro ES, como socio para este exigente proyecto.

Gestión de instalaciones

El statu quo al inicio del proyecto: En el área de negocio de EMEA, que incluye la gestión internacional de instalaciones en muchos países de Europa, la región del CCG y Asia, en el pasado se utilizaban de forma autónoma distintos sistemas de contabilidad y gestión empresarial. En algunos casos, los procesos empresariales se llevaban a cabo de forma incoherente, teniendo en cuenta la normativa local. Además, algunos países trabajaban con sistemas anticuados y de alto mantenimiento que, de todos modos, debían sustituirse pronto.

"La gran premura de tiempo fue un reto adicional para nuestro equipo. La puesta en marcha en Polonia, la República Checa y los Emiratos Árabes tuvo que producirse solo seis meses después del inicio del proyecto, en paralelo y en condiciones de pandemia.", afirma Manuel Sedlak, director de proyectos de Nagarro.

El objetivo del proyecto de implantación era armonizar los procesos empresariales básicos en los respectivos países, conservando al mismo tiempo la capacidad de reaccionar con flexibilidad a los requisitos del mercado local y de los clientes. Se tomó la decisión de implantar SAP S/4 Hana en la nube, y también se implantó SAP Integration Suite (SAP Business Technology Platform).

La atención se centró en las finanzas y el control, la gestión de materiales, las ventas y los servicios profesionales, así como en la provisión o el desarrollo de interfaces y sistemas de consolidación y elaboración de informes. El factor decisivo en todas las fases del proyecto fue seguir las normas entre sedes y, al mismo tiempo, tener en cuenta los requisitos individuales a nivel local.

"La estrecha colaboración con los países a lo largo de todo el proyecto fue decisiva para el éxito. Esto nos permitió detectar los problemas a tiempo y optimizar los procesos una y otra vez".", afirma Manuel Sedlak.

Una característica especial del proyecto fue su rápida implantación. Esto se logró con la ayuda de SAP Activate, un método de gestión de proyectos especialmente adaptado a S/4 que combina las mejores prácticas y herramientas de implementación probadas. Nagarro optimizó este enfoque basándose en la experiencia de los proyectos de los clientes y centrándose en una implantación eficaz y eficiente del proyecto, por ejemplo, mediante plantillas estandarizadas. Además, todas las actividades se agruparon para que ninguna medida se llevara a cabo dos veces.

Para la optimización de los procesos empresariales, Dussmann y Nagarro confiaron en la herramienta de minería de procesos Signavio. Los procesos no sólo se modernizaron y racionalizaron, sino que también se estandarizaron y unificaron sobre la base de las mejores prácticas. Un truco fue la representación del futuro sistema informático y de los requisitos empresariales como una especie de red ferroviaria de cercanías: en este mapa, los procesos y sus interrelaciones se documentan gráficamente en Dussmann de forma que todos los usuarios puedan entenderlos fácilmente.

Se creó una Junta de Patrocinadores, formada por partes interesadas internas y externas, para controlar todo el proceso del proyecto. Los gestores locales del proyecto se hicieron cargo de la coordinación de varios usuarios clave y de los informes de situación. Cada fase del proyecto se planificó detalladamente por adelantado, se aprobó paso a paso y se ajustó a medida que avanzaba. Todas las partes interesadas intercambiaron información en una plataforma común y realizaron un seguimiento de las tareas individuales. El enfoque ágil permitió reaccionar rápidamente ante situaciones críticas y tomar decisiones.

Para hacer frente además a los retos planteados por la pandemia de corona, se grabó todo el contenido de las reuniones y talleres, se crearon tutoriales en vídeo y la formación se impartió digitalmente. Esto permitió a todos los usuarios participar en el proyecto a través de un espacio web, independientemente de la hora y el lugar. Las barreras lingüísticas se redujeron traduciendo los contenidos a las distintas lenguas nacionales.

"Nuestro encargo a Nagarro fue mucho más que modernizar un software anticuado. La migración formaba parte de una transformación y obedecía a una visión clara. Esto ha reforzado enormemente la motivación intrínseca de todos los implicados".", afirma Hakan Lanfredi, miembro del Consejo Ejecutivo responsable de EMEA en el Grupo Dussmann. "La comunicación abierta y la gestión activa del cambio han demostrado ser elementos clave."

Bajos costes de proceso

Las ventajas de la implantación no tardaron en hacerse patentes: los costes de los procesos son menores y los tiempos de ejecución, más cortos. Al mismo tiempo, la automatización de procesos manuales, como la transferencia de datos, libera capacidades de personal. La estandarización también simplifica todos los flujos de trabajo. Mientras que antes había que aprobar los pedidos personalmente o firmar las facturas a mano, ahora el sistema ERP se encarga de estas tareas.

Todas las compras se realizan también de forma centralizada a través del sistema. Entre otras cosas, se estableció un sistema de transacciones de pago para aumentar la seguridad de los pagos y se posibilitó la comparación de los pagos recibidos con las facturas pendientes.

Los procesos ágiles, transparentes y eficientes benefician a todos los empleados. A partir de ahora, los empleados de la alta dirección pueden concentrarse plenamente en el desarrollo estratégico de la organización y el negocio. Por su parte, los responsables de las divisiones y propiedades pueden gestionar sus pedidos e informes directamente a través del sistema ERP con sólo unos clics. Así se ahorran las desviaciones a través de contabilidad o controlling.

El éxito también se refleja en las cifras: Los gastos generales ya se han reducido un 20%. "La implantación de SAP S/4 Hana es un paso importante hacia el liderazgo en innovación. En el futuro, queremos aprovechar aún más el potencial, por ejemplo, mediante el uso de nuevas tecnologías como la automatización de procesos controlada por robots", afirma Hakan Lanfredi.

Hasta ahora se han realizado tres implantaciones para el Grupo Dussmann, a las que seguirán otras siete. La finalización del proyecto está prevista para 2022. Por la exitosa implantación de S/4 Cloud, Essentials Edition, el Grupo Dussmann ha sido reconocido como finalista del SAP Quality Award 2021 en la categoría "Rapid Time to Value". El SAP Quality Award premia proyectos destacados en los que se implementaron soluciones de software SAP y se aplicaron principios de calidad.