Portador de mensajes transparentes

Si se producen errores al enviar desde SAP, el departamento especializado debe poder corregirlos, a ser posible utilizando herramientas de fácil manejo directamente en SAP.

¿Se ha entregado mi mensaje EDI?

El departamento tiene que enfrentarse a este tipo de preguntas casi a diario.

Si se envían mensajes EDI, el departamento ve que su mensaje se ha enviado correctamente desde SAP, pero aquí ocurre lo mismo que con otras "trampas de comunicación": "No se oye lo que se dice".

¿Cómo puede saber el departamento si el mensaje ha llegado realmente al interlocutor?

Especialmente en el caso de mensajes en los que el tiempo es un factor crítico, la pregunta está justificada si, por razones contractuales, sólo se dispone de una ventana de tiempo de 30 minutos desde que se genera un mensaje hasta que es recibido con éxito por el socio o proveedor.

Las consecuencias de sobrepasar el plazo suelen ser sanciones por cada mensaje tardío, combinadas con un posible deterioro de la calificación del proveedor, hasta llegar a la exclusión.

Por regla general, son los errores técnicos los que impiden la entrega de un mensaje. Estos ya comienzan después de la creación en SAP.

Aunque el mensaje se haya enviado aparentemente con éxito según el estado en SAP, es posible que los mensajes sigan bloqueados en una cola.

Tras un envío aparentemente correcto desde SAP, es posible que los mensajes no lleguen a su destino debido a otros factores:

Si, por ejemplo, se interpone un subsistema EDI, existe el riesgo de que los mensajes en el canal de entrada del subsistema EDI se topen con un error durante la conversión o en el canal de salida. Esto detiene el procesamiento.

En este caso, por supuesto, es una complicación más para el departamento de seguimiento.

Un último aspecto muy importante no es sólo la recepción final del mensaje por parte del socio o cliente, sino la certeza de que también ha sido procesado y contabilizado allí y de que la información se transmite así al remitente.

Precisamente para estos casos, el departamento especializado no dispone de ninguna herramienta adecuada como autoservicio en el sistema estándar.

La forma teórica de confirmar el recibo o la reserva por teléfono o correo electrónico no parece viable.

Es cierto que hay especialistas técnicos que pueden prestar apoyo o eliminar las causas de los errores con el tiempo para que los mensajes pendientes se procesen con éxito. Pero esto lleva mucho tiempo, ya que la comunicación interdepartamental entre la base informática y el departamento técnico suele requerir mucho tiempo.

SAP Basis reconocía rápidamente los mensajes erróneos, pero la corrección sólo podía iniciarse directamente en caso de errores técnicos.

La implicación del departamento especializado es absolutamente esencial para todas las cuestiones de gestión empresarial.

Debido a las diferencias de enfoque y lenguaje entre los departamentos de base y los técnicos, a menudo se producían pérdidas de fricción y retrasos.

De hecho, hay un monitor para todo y en todas partes. Ya sea en un sistema SAP con una base muy técnica o en otros sistemas de middleware ajenos a SAP.

A menudo, estos monitores sólo son accesibles para el personal informático, que suele estar espacialmente muy lejos y no es visible para quienes lo necesitan de inmediato: el departamento especializado.

Con la Seeburger Console, estos procesos se muestran de forma más transparente, holística y centralizada en el sistema SAP para el departamento especializado, es decir, exactamente donde ya se encuentra el usuario.

De este modo, el departamento especializado puede controlar todos los pasos del procesamiento técnico directamente en SAP de forma sencilla. Con Seeburger Console se evitan pérdidas de tiempo innecesarias y los consiguientes costes adicionales.

Riesgos asociados a los mensajes EDI defectuosos

Sin embargo, no sólo hay mensajes defectuosos, sino que también se distingue entre mensajes EDI que faltan y mensajes EDI con contenidos diferentes.

En el caso de los mensajes erróneos, los riesgos son conocidos y se hacen visibles rápidamente si no se ha efectuado ninguna reserva prevista como resultado. Pero, ¿qué ocurre con los mensajes que simplemente no aparecen, o con los recibos contabilizados con éxito que no deberían haberse contabilizado?

El departamento especializado está acostumbrado a encontrar mensajes de error directamente en SAP y a tomar las medidas oportunas. En el estrés diario, sin embargo, a menudo se pierde cuando los mensajes simplemente no aparecen.

Hay muchas razones para ello: puede ser que el interlocutor no los haya enviado en primer lugar o que se haya producido un error en el subsistema EDI.

A pesar de las comprobaciones de sintaxis por parte de SAP, pueden producirse desviaciones en los valores de los campos relacionados con el contenido y provocar la contabilización de un documento.

A modo de ejemplo, se ha creado un pedido en SAP que ha sido confirmado por el socio. En el siguiente paso, el socio realiza la entrega; sin embargo, la cantidad difiere.

Esto no conduce necesariamente a un error, pero puede haber discrepancias en el inventario. En ambos casos, no suele haber notificación al departamento.

En este caso, el uso adecuado de instrumentos de control directamente en SAP ("supervisión de objetivos") puede proporcionar información automatizada, por ejemplo por correo electrónico, de modo que el departamento sea informado a tiempo si faltan mensajes EDI o si los valores de los campos difieren en su contenido del documento ya contabilizado.

Ajuste de documentos a prueba de auditorías

De acuerdo con los requisitos habituales de conformidad, los mensajes EDI erróneos pueden ajustarse y contabilizarse o enviarse con poco esfuerzo, independientemente del estado del mensaje:

No importa si el mensaje es técnicamente erróneo o erróneo en su contenido.

Sin embargo, también existen diferentes formas y herramientas para llevar a cabo una reserva con éxito. Un mensaje EDI consta de designaciones como tipo básico o de mensaje, nombres de segmentos técnicos y, a menudo, sólo designaciones de campos técnicos de cinco dígitos.

Desde el punto de vista del departamento técnico, es muy deseable que un mensaje EDI no tenga tales denominaciones técnicas.

Por lo tanto, es mejor utilizar términos descriptivos en caso de que sea necesaria una corrección en SAP. Actualmente, como en este caso, el experto informático debe apoyar al departamento especializado.

Con la ayuda de una herramienta adecuada en SAP -como la estación de trabajo de procesamiento de documentos IDoc, que forma parte de Seeburger Console en SAP-, todas las descripciones técnicas de un mensaje se traducen a un formato fácil de usar.

Esto facilita al departamento especializado la realización de los cambios necesarios hasta la contabilización final de un documento, y sin tener que ponerse en contacto con el informático.

Ahora, sin embargo, a pesar de la traducción a un formato fácil de usar, es posible que el departamento siga sin saber exactamente cuáles de los valores son erróneos y qué hay que insertar en su lugar.

La Seeburger Console apoya al departamento con una funcionalidad de edición en SAP. Al iniciar el proceso de reserva, el mensaje permanece ahora en el paso correspondiente de una transacción e indica el error.

Exactamente aquí, el usuario tiene la posibilidad de seleccionar los valores correctos mediante un menú contextual y reservar finalmente el mensaje.

Cada uno de estos cambios se documenta y almacena a prueba de auditorías. Esto significa que es posible rastrear lo que se ha cambiado en cualquier momento, en línea con los requisitos de cumplimiento.

Conversiones antes de un IDOC en SAP

No todos los mensajes pueden o deben contabilizarse tal y como los envía un interlocutor porque, por ejemplo, los valores de los campos no se corresponden con lo que exige el sistema SAP. Por ello, en los subsistemas EDI se realizan numerosos cambios por adelantado mediante conversiones de valores de campo.

Sin embargo, a menudo ocurre que el interlocutor envía nuevos valores que se topan con errores durante la conversión y, por tanto, no se transmiten al sistema SAP. En este caso, se requiere un ajuste en el subsistema EDI por parte de expertos informáticos, cuya disponibilidad a muy corto plazo no suele estar garantizada.

Si además estos subsistemas EDI funcionan en el marco de servicios gestionados o basados en la nube, todo se retrasa aún más.

Una solución profesional a este problema es la recodificación de los mensajes EDI directamente desde SAP por parte del departamento. El propio departamento puede introducir los valores (de campo) que falten en SAP y transferirlos al subsistema sin necesidad de recurrir a un experto informático.

De este modo, se pueden evitar tiempos de espera innecesarios y, por tanto, costes adicionales en el autoservicio del departamento.

Supervisar los mensajes EDI

El valor añadido más importante de Seeburger Console consiste en supervisar todos los mensajes EDI entrantes y salientes (IDOC) de SAP para el usuario de la forma más sencilla y prepararlos en un formato de fácil manejo, con un salto a la vista detallada.

De este modo, el usuario tiene la posibilidad de ver exactamente cómo se han procesado los datos y qué datos han dado lugar a errores y, sobre todo, saber en qué fase de procesamiento se encuentra actualmente.

Pero no sólo se visualiza para el usuario el estado actual de procesamiento en SAP. El mensaje se actualiza, por ejemplo, con el correspondiente estado del sistema/estado del documento, una breve descripción, así como un texto de estado y el estado del subsistema EDI conectado en el sentido de una visualización semafórica.

Opcionalmente, puede decidirse ampliar o corregir el mensaje EDI defectuoso utilizando diferentes herramientas.

Los protocolos pueden ampliarse mediante la importación de documentos (por ejemplo, PDF) desde el subsistema, de modo que puedan consultarse detalladamente en SAP. Mecanismos de control exhaustivos informan al departamento de todas las desviaciones o errores.