Medios sin interrupciones por mantenimiento y servicio

Las listas de comprobación y los formularios existen de muchas formas en los procesos de servicio y mantenimiento de las empresas de hoy en día. Se utilizan para documentar inspecciones y pruebas, así como servicios verificables.

Los impulsores son instancias externas como el legislador o los clientes, así como departamentos internos como los de gestión de servicios, garantía de calidad o control.

Básicamente, hay dos tipos de formularios: los que sirven únicamente como prueba de una actividad, como una inspección, y los que desencadenan un proceso de seguimiento en la empresa.

Según la empresa y el sector, puede haber hasta cientos de manifestaciones de estos dos tipos en el ámbito del servicio o el mantenimiento. Se trata, entre otras, de listas de comprobación de mantenimiento, evaluaciones del estado o pruebas funcionales de instalaciones o listas de comprobación de objetos técnicos. La evaluación del estado de instalaciones de terceros también puede cumplimentarse en un formulario.

Ventajas de la digitalización

La digitalización de formularios y listas de comprobación es un paso esencial para trazar electrónicamente el proceso de mantenimiento y servicio en todos los ámbitos. Las ventajas de la digitalización son evidentes:

En primer lugar, esto garantiza que el técnico complete la lista de comprobación correcta en el momento adecuado y que sólo pueda completarla cuando esté terminada.

Se trata de una ventaja significativa frente a los flujos de trabajo prescritos legalmente o los servicios acordados por contrato. Por otra parte, el personal de la oficina ya no tiene que transferir o escanear manualmente los formularios o listas de comprobación cumplimentados al sistema back-end.

Esto evita errores, mejora la calidad de los datos y ahorra tiempo. La transferencia digital de datos a los sistemas back-end también significa que los valores deficientes en los registros de estado pueden activar el mantenimiento anticipado de una máquina y evitar así una posible avería y la paralización de una planta (mantenimiento predictivo).

Los formularios digitalizados también hacen que los procesos de mantenimiento y servicio sean mucho más flexibles y adaptables. Los documentos actualizados se cargan de forma centralizada desde el servidor y se actualizan en segundo plano.

De este modo, las actualizaciones pueden realizarse de forma rentable y eficaz. Un formulario también puede generar un contrato. Si cambian los requisitos del mercado, una empresa puede ajustar los servicios contractuales en el formulario y reaccionar así muy rápidamente y sin lagunas.

A diferencia de los formularios en papel, sus homólogos digitales extraen los datos directamente del proceso empresarial. Por lo tanto, ofrecen muchas más posibilidades en cuanto a presentación y deben rediseñarse en consecuencia en lugar de ser una mera réplica de las versiones en papel.

Datos procedentes directamente del proceso empresarial

Algunas soluciones de formularios digitales pueden acceder a los datos maestros del sistema principal, como SAP ERP, mediante scripts. Esto tiene la ventaja de que muchos datos pueden transferirse automáticamente al formulario y el técnico ya no tiene que rellenarlo o seleccionarlo manualmente.

Pueden ser, por ejemplo, el nombre del técnico, los datos del pedido o el nombre del cliente con su dirección. Los campos de entrada también pueden generarse dinámicamente, por ejemplo, a partir de características o puntos de medición del objeto técnico, listas de registro de valores medidos o grupos de códigos.

Los valores registrados mediante listas de comprobación pueden guardarse tanto sin estructurar como documento o archivo (por ejemplo, PDF) como estructurados como registro de datos (por ejemplo, un valor medido) en sistemas back-end (por ejemplo, Microsoft Dynamics u otros sistemas).

Se puede proporcionar información estructurada, por ejemplo, para el registro de valores medidos (como documentos de medición en puntos de medición) o datos maestros (como características para dispositivos).

Procedimiento para los proyectos de digitalización

Si una empresa quiere digitalizar sus formularios, primero debe analizar la situación inicial y hacer un inventario de los formularios existentes.

A continuación, debe examinarse si hay formularios que son redundantes y pueden combinarse o de los que la empresa puede incluso prescindir por completo en el futuro.

Los destinatarios de los formularios, por ejemplo los clientes, también deben participar en este proceso para tener en cuenta sus comentarios y necesidades. En un proyecto piloto, el departamento especializado debería empezar con una selección de tres a cinco formularios y probarlos en funcionamiento.

En caso necesario, también tiene sentido hacer una división entre documentos de verificación puros sin procesos de seguimiento y formularios "inteligentes" que desencadenan un proceso posterior.

La segunda variante merecerá mucho más la pena en términos de ahorro de tiempo y costes gracias a la digitalización, a menos que el volumen de documentos de mera verificación sea significativamente mayor.

Qué dispositivos móviles son los más adecuados para procesar formularios digitales depende en gran medida de las circunstancias de la entrada. Un técnico de mantenimiento que necesita comprobar un mástil de transmisión está mejor con un dispositivo pequeño y ligero que con un portátil.

Sin embargo, cuanto más complejas y extensas sean las listas de comprobación y los formularios de una empresa, más grande deberá ser el dispositivo móvil para permitir una introducción clara.

Tanto las tabletas como los convertibles y los portátiles ofrecen aquí mayor comodidad de uso para crear textos libres más largos con un teclado (adicional).

Las listas de comprobación pueden crearse manualmente -por ejemplo, al crear una orden para cada planta individualmente- o mediante un automatismo en el sistema back-end, es decir, con ayuda de reglas y datos del back-end (por ejemplo, a través de un plan de mantenimiento en SAP).

Un plan de mantenimiento contiene inspecciones periódicas con información específica sobre el ciclo, como una inspección anual, y genera automáticamente una orden de inspección cuando vence.

El objeto a inspeccionar se enumera en la cabecera de la orden como ubicación técnica (o alternativamente como equipo). Se genera un lote de inspección para este objeto, que puede visualizarse y editarse como lista de comprobación móvil o formulario.

Para evitar la transferencia y el almacenamiento de datos incorrectos, los valores ya deberían validarse automáticamente con reglas del sistema ERP durante la introducción.

Dado que esta comprobación debe funcionar también en modo offline, es necesario almacenar también estas reglas en el formulario. Para ello, el formulario inteligente debe tener cierta complejidad para poder implementar reglas de comprobación extensas que vayan más allá de una mera comprobación de los campos obligatorios.

La creación de listas de comprobación y formularios sencillos y estáticos requiere conocimientos básicos de un lenguaje de marcado para representar datos estructurados jerárquicamente en forma de archivos de texto, como XML.

Previa formación, puede encargarse de ello el departamento especializado. La representación de dependencias dinámicas dentro de formularios más complejos suele requerir conocimientos de desarrollador.

Por lo tanto, es más probable que la creación de estos formularios corra a cargo del departamento informático que del departamento empresarial, o que ambos departamentos trabajen conjuntamente. A la hora de elegir una herramienta para la creación de formularios digitales, las empresas deben tener en cuenta que necesitan un entorno de desarrollo para formularios generados de forma semiautomática o totalmente automática, en el que puedan comprobar el comportamiento de los formularios con datos de prueba y limitar los casos de error.

Formularios y PDF

El formulario digital que rellena el técnico suele diferir del diseño del formulario final en PDF para el cliente, que, según el sector y la empresa, está sujeto a requisitos legales o debe cumplir las directrices de CI.

La vista de edición está diseñada para permitir una introducción fácil, clara y rápida, en la que el diseño desempeña un papel secundario.

Para crear el diseño de los formularios PDF, las empresas suelen poder utilizar un diseño estándar o diseñarlo individualmente. Con una herramienta de diseño, se pueden colocar campos de texto, gráficos o tablas arrastrando y soltando y se puede llevar a cabo el formateo.

Los logotipos y otros elementos gráficos pueden integrarse fácilmente en el documento para adaptarlo al diseño corporativo de la empresa. Para la creación, las empresas también pueden utilizar un formulario en papel como plantilla en la herramienta gráfica.

Proyección internacional

Los formularios y las listas de comprobación deben tratarse como el software móvil que se utiliza para tramitar los pedidos. Deben poder crearse, mantenerse y distribuirse de forma centralizada.

Cuando el administrador distribuye una actualización del software, la puesta en marcha de los formularios actualizados también debe realizarse mediante un proceso centralizado y automatizado similar.

Por lo tanto, es aconsejable pensar en cómo pueden llevarse a cabo las actualizaciones de forma eficaz y completa en una fase temprana para que no entorpezcan innecesariamente el proceso de trabajo del empleado in situ.

Los formularios pueden crearse en distintos idiomas y asignarse a grupos de usuarios específicos. Esto garantiza que se muestre el formulario deseado en función del idioma nacional.

Además, existe la posibilidad de rellenar el formulario en un idioma distinto (por ejemplo, con bloques de texto definidos) del que se facilita finalmente al cliente. Por lo tanto, al menos los textos descriptivos no deberían estar "codificados" y deberían ser también variables, en función de si el técnico rellena el formulario o lo imprime.