MDM antes de la migración a ERP
El fabricante de sistemas de refrigeración Hauser tiene varias plantas de producción en Austria y la República Checa, centros de distribución en Europa y un centro en Australia. La actividad empresarial se lleva a cabo mediante un sistema ERP cuyo mantenimiento se ha interrumpido. A partir de 2025, la empresa tiene previsto trabajar con S/4 Hana de SAP en todo el mundo. Desde que se tomó esta decisión en 2021, los preparativos para la migración han ido avanzando en todas partes y ya se ha convertido la contabilidad financiera.
Ya en aquel momento estaba claro que los datos maestros, que anteriormente se habían mantenido en diferentes formas y calidades, tendrían que ser fundamentalmente depurados, complementados y preparados para los nuevos requisitos de automatización y digitalización antes de la migración. Anteriormente, los datos maestros se mantenían de forma descentralizada por muchas personas autorizadas, lo que daba lugar a una escasa capacidad de recuperación y reutilización, así como a numerosos duplicados. A esto se añadían los requisitos del nuevo sistema ERP, que los datos existentes no podían cumplir de todos modos.
Depuración de datos maestros
"Buscábamos un especialista en datos maestros con amplios conocimientos de SAP para que nos ayudara", explica Paul Lung, responsable de los datos maestros de materiales y de los datos de socios comerciales como jefe del equipo de gestión de datos maestros de SAP.
Se seleccionó a Simus Systems entre cinco proveedores. Las principales razones fueron el método de clasificación personalizado pero estandarizado que ofrece Simus, el software Simus Classmate probado en un proyecto preliminar y la posibilidad técnica de migrar la base de datos terminada directamente a SAP.
"Aunque en aquel momento no éramos conscientes de muchos de los escollos de nuestro proyecto, queríamos aprovechar la experiencia de Simus Systems en SAP", afirma Paul Lung. "En retrospectiva, sin duda fue una buena decisión". Simus Systems ya había demostrado su enfoque probado y su software eficaz en un proyecto preliminar durante la fase de toma de decisiones: Con Simus Classmate se analizan automáticamente los datos extraídos de cualquier fuente. Utilizando las reglas inicialmente neutras para la preparación y optimización, los datos se clasifican, enriquecen y almacenan en una base de datos SQL.
A continuación, los resultados se filtran y analizan mediante el motor de búsqueda Classmate Finder para identificar posibles errores, duplicados o inexactitudes. A continuación, los registros de datos encontrados no tienen que procesarse individualmente. En su lugar, las reglas básicas integradas en Simus Classmate se adaptan a cada cliente para que el siguiente ciclo de optimización ofrezca mejores resultados.
Clasificación individual
El proyecto de clasificación comenzó a principios de 2022. Una clasificación estándar de mejores prácticas desarrollada por Simus Systems se adaptó continuamente en talleres y consultas con los departamentos especializados. "Fue un proceso iterativo con cambios para tener en cuenta muchas dependencias", explica Paul Lung. "A veces la norma encajaba de inmediato, otras teníamos que adaptar la clasificación a nuestras especificaciones utilizando la metodología de Simus. En cualquier caso, fue bueno poder partir de una base que traíamos con nosotros". Hoy, la clasificación individual está completa en un 99%. "Todos los departamentos están satisfechos", afirma Paul Lung. "Ahora hemos podido tener en cuenta muchas dependencias que, de otro modo, tendríamos que analizar más adelante en
S/4 Hana debería haber cambiado".
Definir características
La definición de las características temáticas que describen los materiales de las clases y de los textos breves que deben proporcionar una descripción inicial y pegadiza del material resultó ser más compleja. Para aportar un verdadero valor añadido al proceso, los textos breves debían alimentarse automáticamente a partir de las clases y las características, y en varios idiomas. "Gran parte de la información necesaria no figuraba en los datos maestros. Encontrar los datos que faltaban fue un gran reto, sobre todo para los departamentos especializados", explica Paul Lung. En el caso de los tornillos, por ejemplo, no sólo se necesita información como DIN, cilindro y dimensiones, sino también el material y la calidad de la superficie. ¿Cómo se describen los tornillos de alta resistencia 10,9, 8,8 o de resistencia normal 5,6? "En el sector alimentario se suelen especificar tornillos de acero inoxidable", dice Paul Lung. "El personal de producción lo sabe. Pero eso no basta para la gestión automática del almacén". Los procesos eficientes y automatizados en el área de almacén forman parte de los objetivos de la empresa tanto como la configuración de los productos. Para lograrlo, las interfaces requieren muchos más datos de los que se mantenían hasta ahora.
Establecer un Golden Client
Entretanto, el equipo de MDM, junto con los departamentos especializados, prepara los datos en gran medida de forma independiente utilizando el software de Simus Systems. Para ello, los empleados de diseño, compras, producción y gestión de productos disponen de 50 licencias de Classmate Finder con derechos de lectura. "Es importante seguir motivando a la gente y comunicarle las ventajas de unos datos bien conservados", afirma Paul Lung. "A veces hay que transigir, a veces hay que ser insistente: la clave está en la comunicación".
La base de datos SQL de Simus Systems se convierte así en el cliente dorado, cuyos datos se transfieren repetidamente al sistema de pruebas S/4 Hana a través de la interfaz Simus Classmate.
El programa también proporciona las funciones de transferencia. "Esto llevaría mucho más tiempo sin el software, es decir, un trabajo manual difícil o una programación a medida", afirma Paul Lung. Si los datos de un campo obligatorio no están disponibles en S/4 Hana, la transferencia simplemente se cancelaría sin que se reconociera el error. Si se rellenan otros campos que no son obligatorios, habría que rellenar todos los campos dependientes para evitar que se aborte. De este modo, siempre se reconocen los errores y las lagunas en los datos que quedan por cerrar. De unos 600.000 registros maestros de materiales del sistema antiguo, sólo se ha depurado y migrado alrededor del 15%. Los datos de S/4 Hana también se comprueban y sincronizan con Windchill PLM, la gestión del ciclo de vida del producto del departamento de diseño, a través de una interfaz.
Base de datos perfecta
Entretanto, ya se ha definido el 80% de los textos breves, que en S/4 Hana sólo pueden contener 40 caracteres. Algunos usuarios clave están trabajando con los nuevos datos a modo de prueba y se han dado cuenta de que ahora es posible encontrar los componentes y la información necesarios de forma muy rápida y eficaz. El equipo de MDM ha establecido nuevos procesos para la creación de materiales en los que participan todos los departamentos pertinentes para garantizar la calidad de los datos. Hauser dispone ahora de un tesoro de datos que ahorra largas búsquedas, duplicados y errores. En términos de calidad y alcance, se corresponde con las tareas de automatización y digitalización que la empresa pretende abordar en los próximos años.
MDM debe ser considerado
"Hay que invertir mucho tiempo y reflexión en la gestión de datos maestros, pero se amortiza enseguida", afirma Paul Lung. "La excelente colaboración con los competentes y amables asesores de Simus Systems contribuyó mucho al buen desarrollo del proyecto". El software de Simus Systems seguirá utilizándose para los trabajos de modificación y mantenimiento. A continuación, el equipo de MDM procesará los aproximadamente 3.000 datos de socios comerciales con un nuevo módulo de Simus Systems. "En otoño dispondremos de una base de datos sólida para la puesta en marcha con S/4 Hana y hemos podido resolver muchos retos en el periodo previo a la migración que, de otro modo, habrían puesto en peligro un inicio satisfactorio."
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