MDM frente a OneERP

El Big Data ha dado otro fuerte impulso al tema de la calidad de los datos. Así lo confirma el estudio "IT Trends 2015" de Capgemini. Según este estudio, la importancia de la calidad de los datos y de la gestión de datos maestros (MDM) ha aumentado aún más, de forma análoga a la exigencia de mejorar la evaluación y el uso de la información.

El problema es que los datos maestros suelen almacenarse en distintas aplicaciones y bases de datos; por otro lado, los datos de clientes, artículos, materiales, proveedores, financieros o empleados son creados, utilizados y mantenidos por distintos departamentos. Esto hace que su normalización sea difícil y tediosa. No es de extrañar, pues, que la consolidación y limpieza de datos sean temas constantes.

Mala calidad de los datos en el ERP

Esto también se aplica a los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), que apoyan la planificación y el control oportunos y basados en las necesidades de todos los procesos y recursos empresariales relevantes para una empresa.

Sólo pueden cumplir esta tarea con eficacia si la calidad de los datos es correcta. Pero, ¿lo es? Hace dos años, un estudio de Omikron Data Quality ya demostró que el objetivo y el estado real de la calidad de los datos en ERP distan mucho.

Según la encuesta, sólo un tercio de los más de 200 usuarios de ERP encuestados afirmó que el estado real de la calidad de los datos cumplía los requisitos de las aplicaciones empresariales. El 29% señaló ciertas desviaciones y el 39% de los encuestados incluso informó de discrepancias importantes.

OneERP no sustituye a la gestión de datos maestros

En este contexto, existe una tendencia de armonización y consolidación en las empresas con el objetivo de reducir la complejidad, las fuentes de error y los costes, así como mejorar la calidad de los datos mediante un menor número de sistemas.

Se cree que este objetivo puede alcanzarse con los proyectos OneERP. OneERP se refiere al plan para sustituir el heterogéneo panorama de ERP por un único sistema ERP. Esto puede ayudar a corto plazo -en cualquier caso, para la calidad de los datos, un sistema ERP es mejor que muchos sistemas ERP-, pero a medio y largo plazo faltan los procesos de validación y los controles de calidad de los datos, es decir, los mismos aspectos que conforman una solución de gestión de datos maestros y que son necesarios para garantizar la calidad de los datos a largo plazo.

Sin embargo, algunos rehúyen el esfuerzo que requiere una solución de este tipo. En el caso de MDM, los pasos para la optimización de procesos son los más importantes, ya que los procesos empresariales se evalúan y adaptan automáticamente en el caso de una iniciativa de datos maestros.

Este análisis y consulta de los procesos consume bastantes recursos, porque sólo cuando los procesos están claros y todo el mundo sabe quién tiene la soberanía de los datos, quién mantiene qué datos, quién posee qué datos, sólo entonces entra en juego el software MDM. En última instancia, sólo mapea lo que se ha definido previamente en el lado del proceso.

Esto ilustra una diferencia clave entre un proyecto OneERP y una iniciativa de datos maestros: el segundo analiza los procesos existentes, los adapta al estado objetivo requerido y define procesos, reglas y normas para la gestión de datos; el primero consolida varios sistemas ERP en uno solo, pero generalmente deja los procesos como están y no establece una gobernanza de datos vinculante.

Cualquiera que se ocupe de la gestión de datos maestros debe darse cuenta: Aunque OneERP tiene muchas ventajas, no se puede lograr una calidad de datos sostenible sólo con la armonización de varios sistemas ERP. Esto requiere una solución MDM que tenga en cuenta el aspecto de la gobernanza de datos.

Alternativas a la solución MDM

Si las empresas ya han implementado un proyecto OneERP, existen dos alternativas diferentes para la interacción ejemplar entre el sistema de gestión de datos maestros ZetVisions SPoT y OneERP basado en SAP:

• Alternativa 1: Los datos se mantienen en el sistema MDM y se distribuyen desde allí al ERP y directamente a otros sistemas receptores.Ventaja: los procesos de distribución y la supervisión de la transferencia de datos se ejecutan a través del sistema MDM. Se puede ver si los datos han llegado realmente a los sistemas de destino o si ha habido problemas.
• Alternativa 2: Los datos también se mantienen en el sistema MDM, luego se transfieren al ERP y desde allí se distribuyen a las interfaces existentes.

Si todavía no se ha implantado OneERP y sigue existiendo un entorno ERP heterogéneo, se plantea la cuestión de si no debería establecerse inmediatamente una solución MDM, ya que ello permitiría controlar todos los sistemas ERP existentes con respecto a datos maestros uniformes.