Traje a medida para procesos globales de RRHH

Las PYME alemanas están presentes en todos los mercados importantes del mundo, con fábricas propias, empresas de ventas o mediante la adquisición de empresas regionales. Para gestionar el crecimiento de forma eficiente, los procesos empresariales suelen estandarizarse y consolidarse en todas las ubicaciones en una aplicación ERP central como SAP ERP.

Hijastro de los procesos globales de RRHH

Sin embargo, los procesos globales de RRHH suelen tratarse de forma madrastra. El departamento central de RR.HH. en Alemania tiene que responsabilizarse de procesos de RR.HH. como la nómina mensual, la gestión del tiempo y la gestión de los viajes de todos los empleados en todo el mundo, teniendo en cuenta al mismo tiempo las características específicas de cada país.

En las empresas cuya estrategia de TI se basa en el uso de software SAP, el departamento de RRHH suele llevar a cabo estos procesos en la aplicación SAP Human Capital Management (SAP HCM).

Dado que las distintas sedes trabajan con sus propias soluciones de RR.HH., que rara vez están conectadas a SAP HCM, la complejidad de los procesos globales de RR.HH. aumenta considerablemente. Los datos sobre salarios, viajes, gestión del tiempo y personal se transfieren en gran parte manualmente a la sede central, donde se introducen de nuevo a mano en SAP HCM, una tarea igualmente propensa a errores, laboriosa y lenta.

Al utilizar este tipo de soluciones locales, el "nivel de madurez" de los procesos de RRHH también puede variar: la ubicación A, por ejemplo, utiliza autoservicios de RRHH para la gestión de viajes y la contabilidad de gastos de viaje, la ubicación B ha encargado a un proveedor de servicios externo, mientras que la ubicación C trabaja con una solución Excel y documentos en papel.

HR sobrecargado

Soluciones y procesos de RRHH heterogéneos, diferentes niveles de madurez y actividades manuales con discontinuidades en los medios de comunicación: todo ello conlleva numerosos inconvenientes.
En primer lugar, el departamento de RRHH está ocupado con actividades rutinarias. Como resultado, carece de capacidad para realizar importantes tareas básicas y de tiempo para adquirir conocimientos sobre las especificidades locales del trabajo de RR.HH. en las sedes de todo el mundo.

En segundo lugar, sin una armonización de los procesos globales de RRHH, no puede haber una visión clara y uniforme de los datos de personal y de la información de RRHH. Por tanto, los conceptos de desarrollo de los empleados, cualificación o gestión del talento sólo pueden planificarse, aplicarse y gestionarse a nivel local. En tiempos de escasez de personal cualificado, esto puede convertirse rápidamente en una desventaja competitiva.

En tercer lugar, la calidad de los informes de RRHH se resiente. Sin procesos estandarizados, no hay indicadores clave de rendimiento (KPI) de RRHH uniformes en todas las sedes, por ejemplo en la definición de los empleados a tiempo parcial. Además, la dirección sólo puede acceder a los informes de RR.HH. con mucho retraso, ya que el departamento central de RR.HH. tiene que consolidar manualmente los datos de personal transmitidos a través de Excel.

Así pues, existe una necesidad acuciante de actuar en términos de consolidación, normalización y simplificación de los procesos globales de RRHH y de creación de un sistema unificado de informes de RRHH.

Sin embargo, las PYME activas internacionalmente alcanzan rápidamente sus límites en este aspecto. El esfuerzo y los costes para la selección, introducción, funcionamiento y mantenimiento de soluciones de RRHH adecuadas, así como para las licencias, son elevados, y una medida de este tipo también inmoviliza recursos de personal en las organizaciones de RRHH y TI.

Aquí es exactamente donde entra en juego la suite integrada y modular oneHCM del proveedor de servicios completos de RRHH Treorbis. Los servicios de RRHH personalizados e independientes de la plataforma ayudan a las pymes que operan en todo el mundo con entre 1500 y 5000 empleados a armonizar, automatizar y simplificar sus procesos de RRHH y sus informes de RRHH.

Si lo desea, Treorbis puede asumir la gestión de los asuntos de recursos humanos del cliente como contratista general, tanto en Alemania como a escala internacional.

La mayor ventaja de los servicios de RRHH modulares y escalables es que pueden adaptarse con precisión a las necesidades individuales y combinarse con flexibilidad en una solución global personalizada, como un kit de construcción.

Los módulos de servicio de oneHCM cubren casi todas las áreas de RRHH: Nómina, gestión de datos maestros de RR.HH., registro de tiempos, contratación, evaluación del rendimiento, planificación de sucesiones, gestión de viajes, análisis e informes de RR.HH., así como la creación y el mantenimiento de un expediente digital de personal.

La suite se amplía constantemente y se añaden nuevos servicios. En breve, los clientes también podrán acceder a las soluciones en la nube de la empresa Concur, de SAP, para la gestión de viajes e informes de gastos.

Treorbis acompaña a las medianas empresas en la armonización de sus procesos globales de RR.HH. con experiencia demostrada en consultoría, procesos, tecnología y metodología, y actúa como contratista general cuando trabaja con socios internacionales.

En este caso, Treorbis asume la gestión completa de un proyecto de RR.HH. con acuerdos de nivel de servicio (SLA) fijos y lo controla de forma centralizada como un "centro de control de RR.HH.".

Para el cliente, esto supone una ventaja inestimable, ya que sólo tiene una persona de contacto y recibe todos los servicios de una única fuente: desde la selección de las soluciones de RRHH adecuadas y el modelo operativo correcto hasta la implantación y el soporte de las aplicaciones y procesos una vez que han entrado en funcionamiento en el país respectivo.

Quienes recurren a los servicios de RRHH de Treorbis para sus nóminas mensuales se aseguran así de que éstas se preparan sin errores y de conformidad con la normativa y se entregan a tiempo. Las tareas de gestión del tiempo operativo también se llevan a cabo con precisión, los informes y análisis se facilitan con prontitud y su alta calidad queda garantizada gracias al mantenimiento de los datos de personal y nómina de todos los empleados desde su entrada hasta su salida.

El cumplimiento ejemplar de todos los requisitos legales en el tratamiento de los datos de RR.HH. queda garantizado mediante la certificación conforme al artículo 11 de la Ley Federal de Protección de Datos - véase el recuadro de la página 66.

Las nuevas normativas legales, por ejemplo en materia de nóminas, se aplican inmediatamente, las interfaces entre RR.HH. y Finanzas se supervisan constantemente y las solicitudes de cambio, como la demanda de nuevas funciones de RR.HH. o un despliegue de RR.HH., se procesan con rapidez.

El contratista general también es responsable de redactar y concluir los contratos con los proveedores locales de servicios de RRHH y de comprobar sus facturas. Si lo desea, también convierte los formatos de datos de las distintas sedes a un formato que SAP HCM pueda procesar.

Tiempo para la actividad principal

Gracias a los servicios de RR.HH. probados de oneHCM, la eficacia, calidad y transparencia de los procesos globales de RR.HH. y de los informes de RR.HH. aumentan notablemente, al tiempo que la organización interna de RR.HH. se libera de las actividades rutinarias que requieren mucho tiempo y puede concentrarse plenamente en su actividad principal.

Además del desarrollo de los empleados, la contratación de especialistas adecuados y la gestión del talento, esto incluye en particular el desarrollo de una estrategia de RRHH orientada al futuro que esté en consonancia con los objetivos de la empresa. Los informes de RRHH proporcionados por el socio de externalización desempeñan un papel importante en este sentido.

La centralización de las tareas de RR.HH., la integración de las aplicaciones informáticas, la armonización y optimización de los procesos y la elaboración de informes en el curso de la externalización de RR.HH. también permiten obtener importantes beneficios en términos de costes.

En función de la situación de la empresa y de los servicios oneHCM utilizados, los clientes de Treorbis pueden obtener ahorros demostrables de entre el 20% y el 40% en las operaciones.

Del análisis del estado actual al modelo objetivo

El punto de partida de todo proyecto de externalización de RRHH es un análisis del estado actual que incluya todos los aspectos relevantes: Datos, procesos, arquitectura informática y organización. Sobre esta base, se desarrolla un modelo objetivo personalizado junto con el cliente y se implementa paso a paso.

Una de las tareas especialmente delicadas en este contexto es el desarrollo de un concepto de cualificación que prepare al personal de RRHH afectado para nuevas tareas como la contratación o la planificación de la sucesión en una fase temprana.

Procesos SAP HR híbridos

La selección del modelo operativo de TI adecuado -instalado o híbrido- también tiene una gran importancia estratégica. La experiencia demuestra que las PYME activas internacionalmente cuya estrategia de TI se basa en el software de SAP utilizan una aplicación SAP HCM instalada on premise para los procesos clásicos de RRHH, como las nóminas o la gestión del tiempo.

En muchos casos, este modelo puede complementarse de forma ideal con la moderna plataforma de RRHH en la nube de SAP SuccessFactors, que puede utilizarse para consolidar y gestionar de forma uniforme los datos de personal de todos los empleados en todo el mundo.

De este modo, los procesos estratégicos como la contratación, el desarrollo de los empleados, la planificación de la sucesión, la evaluación del rendimiento y los informes de RR.HH. pueden estandarizarse, simplificarse y gestionarse con gran eficacia en toda la empresa.

Esto crea un valor añadido real, sobre todo porque la solución de RRHH en la nube también satisface las expectativas de los usuarios finales de una interfaz de usuario moderna e intuitiva en la que puedan realizar sus tareas de RRHH de forma cómoda y basada en funciones, tanto en el escritorio como en el móvil a través de smartphone o tableta.

Por tanto, si se combinan los puntos fuertes del mundo local y de la nube y se agrupan en una plataforma de RRHH integrada, potente y personalizada, se puede obtener un gran beneficio empresarial. El cliente puede entonces utilizar lo mejor de ambos mundos en su trabajo de RRHH y está excelentemente equipado para los retos del futuro.

Los servicios personalizados de RR.HH. de la suite oneHCM se basan en SAP HCM y pueden armonizar, automatizar y simplificar los procesos de RR.HH. y los informes de RR.HH. para las PYME que operan a escala mundial.

Si se desea, el proveedor de servicios integrales de RRHH puede actuar como contratista general para ocuparse de las necesidades de recursos humanos del cliente.

Tres preguntas para Rainer Brand, Director General de Treorbis

Socio de ventas de SuccessFactors

¿Cuáles son los objetivos de Treorbis como distribuidor de SuccessFactors?

Rainer Brand: Como socio de ventas de SAP SuccessFactors, nos dirigimos principalmente a nuestros clientes del sector de las PYME que tienen sucursales en todo el mundo y, por tanto, procesos de RRHH globales.

La atención se centra en el desarrollo de escenarios de RRHH híbridos. Esto significa que el cálculo de nóminas tradicional, que tiene lugar in situ en SAP HCM, está vinculado a la solución en la nube SAP SuccessFactors Employee Central (EC), que pretende servir como sistema central de gestión de personal.

¿Qué servicios ofrece a sus clientes?

Fuego: Como distribuidores, apoyamos a nuestros clientes en todos los aspectos de la implementación de las soluciones en la nube de SAP SucessFactors con un asesoramiento integral, en lo que respecta a procesos, datos, arquitectura de TI y organización.

Para garantizar una alta calidad en el asesoramiento y la implementación, hemos creado nuestro propio equipo de asesoramiento para SAP SuccessFactors y organizamos medidas de cualificación específicas para los empleados en esta área de HCM.

¿Cuál es la demanda de soluciones de RRHH en la nube de SuccessFactors?

Fuego: Actualmente estamos registrando un vivo interés en las ofertas en la nube de SAP SuccessFactors para el trabajo de RRHH, tal y como confirman las numerosas conversaciones mantenidas con nuestros clientes, así como con las partes interesadas.

Al mismo tiempo, esto también aumenta la demanda de los correspondientes servicios de consultoría. Por ello, seguiremos reforzando nuestro equipo actual para SAP SuccessFactors y buscamos consultores y especialistas con experiencia para proyectos en este ámbito.

§ ARTÍCULO 11 DE LA BDSG

Tratar los datos de RRHH de conformidad con la ley

Las PYME alemanas siguen teniendo reservas sobre la externalización de los RRHH. Además de preocuparles la posible pérdida de control, les inquieta especialmente el acceso no autorizado a datos personales muy sensibles.

El cliente debe poder confiar en la seguridad e integridad del tratamiento de su información personal, tanto en el mantenimiento de los datos maestros de empleados o personal como en el cálculo de nóminas, la gestión del tiempo o la gestión de viajes.

La certificación de acuerdo con la Sección 11 de la Ley Federal Alemana de Protección de Datos (BDSG) garantiza que Treorbis, como proveedor de servicios de externalización de RR.HH., cumple e implementa los requisitos legales para el tratamiento de datos de RR.HH. de forma ejemplar.

Las auditorías periódicas requeridas en Treorbis, que Datenschutz Cert lleva a cabo como organismo independiente, cuentan con el importante apoyo del socio Procedo Unternehmensberatung.

Procedo es un proveedor de servicios de auditoría y consultoría independiente y objetivo, especializado en las áreas de gestión de riesgos y auditoría interna, protección y seguridad de datos, gestión de calidad y seguridad laboral.