Más transparencia en la adquisición para GEA

Como uno de los mayores proveedores de sistemas para las industrias alimentaria, de bebidas y farmacéutica, GEA está muy diversificada en todo el mundo. El grupo está organizado en cinco divisiones, cada una con posiciones líderes en el mercado y apoyadas por funciones centrales, regionales y locales. Debido a su crecimiento histórico y a las numerosas adquisiciones, la empresa ha desarrollado una infraestructura de TI extremadamente heterogénea compuesta por más de 60 sistemas ERP, que van a ser sustituidos por una única instancia ERP SAP S/4 Hana. Para ello, en 2020 se puso en marcha un programa de transformación global que se prolongará durante varios años.

Integrado en el programa S/4 hay un proyecto para armonizar las compras indirectas, que es igualmente complejo para toda la estructura organizativa de GEA. Así, se han desarrollado muchas responsabilidades diferentes para la adquisición de materiales indirectos a nivel de cada empresa. Además, los procesos de compra se apoyan en varios procedimientos manuales y soportados por TI.

"Antes de poder abordar las cuestiones de digitalización, tuvimos que hacer mucho trabajo organizativo de base", dice Kati Rother, Directora del Programa de Adquisiciones Digitales de GEA, echando la vista atrás. "Nuestro equipo de proyecto se enfrentó inicialmente a la difícil tarea de definir procesos, estructuras y funciones estandarizados para hacer pedidos de materiales indirectos en todo el Grupo". 

De la fuente al pago

En la búsqueda de una plataforma adecuada para automatizar el nuevo proceso "de la fuente al pago", se eligió SAP Ariba Guided Buying. "Por un lado, esta solución nos ofrece la flexibilidad necesaria para mapear los requisitos de compra de las distintas unidades de negocio", subraya Tina Schmidt, Consultora Senior de Aplicaciones de Negocio de GEA. Por otro lado, Guided Buying está en línea con la estrategia de digitalización global del tradicional fabricante de maquinaria e instalaciones con sede en Düsseldorf y puede integrarse perfectamente en el entorno del sistema multiERP existente.

La conexión con las funciones estratégicas de Ariba, que GEA ya había introducido para el abastecimiento y la gestión de contratos con proveedores, es igual de sencilla. Esto significa que los resultados obtenidos en las compras estratégicas -como descuentos y condiciones especiales de entrega- pueden utilizarse directamente para los procesos operativos de pedido.

Para facilitar aún más la comunicación con el panorama de sistemas ERP existente, también se introdujo S/4 Central Procurement (CP). CP actúa como una capa de integración en la que los procesos de compra de diferentes sistemas ERP pueden fusionarse, controlarse de forma centralizada y estandarizarse. Los documentos y datos maestros relevantes para las compras se crean y almacenan directamente en los sistemas ERP y de datos maestros asociados. El almacenamiento redundante de datos es innecesario. "Como el despliegue de S/4 Hana en todo el Grupo todavía está en pleno apogeo, aún tenemos que conectar tres sistemas backend de SAP y un SAP Master Data Governance, MDG, para los datos maestros de proveedores a Guided Buying por el momento", explica Tina Schmidt. "Con este telón de fondo, CP ofrece un middleware ideal para centralizar nuestras funciones de compras a través de múltiples sistemas ERP."

Tras el lanzamiento del proyecto en marzo de 2021, GEA completó la fase piloto el otoño siguiente, durante la cual se introdujeron Ariba Guided Buying y S/4 Central Procurement en cinco empresas nacionales de Europa y Asia. Como era de esperar, el uso combinado de las dos soluciones de compra ofrece una serie de ventajas significativas. Guided Buying proporciona a los solicitantes una interfaz de usuario intuitiva que les permite pedir los artículos que necesitan de catálogos predefinidos -ya sea hardware, software, material de oficina o servicios de marketing- con sólo unos clics y cambios de pantalla. Debido a su sencillez, los nuevos procesos de compra pueden compararse con la comodidad del usuario del sector privado B2C.

Alivio para los compradores

Dado que los pedidos por catálogo hasta la contabilización de la entrada de mercancías en Guided Buying y CP están casi totalmente automatizados, no se requiere la ayuda de los compradores operativos. Esto supone un ahorro de tiempo considerable. Las directrices de cumplimiento también pueden respetarse gracias a las políticas preconfigurables. "Como todas las condiciones de entrega se coordinan con los departamentos especializados y con Compras, los solicitantes operan siempre dentro de un marco seguro cuando realizan pedidos del catálogo.n marco"Kati Rother lo explica en pocas palabras.

Otro gran éxito para GEA es que Guided Buying ha elevado la cuota de catálogo al 30% en relación con el número de transacciones en un breve espacio de tiempo. "Sólo este aumento de la cuota de catálogo supone un enorme alivio para nuestros equipos operativos de compras", afirma Kati Rother. "Debido a nuestra gran plantilla de más de 18.000 empleados en todo el mundo, los pedidos de artículos pequeños se acumulan". A largo plazo, el objetivo de GEA con la nueva plataforma de compra guiada es reducir en gran medida los requisitos de texto libre, que requieren más tiempo.

Al mismo tiempo, la nueva solución garantiza la transparencia en las compras indirectas, ya que proporciona una visión global de los solicitantes, los requisitos, los proveedores y los precios. Una vez que Guided Buying se haya extendido al resto de entidades legales de GEA, ésta tendrá por primera vez la oportunidad de ver todos los procesos de compras indirectas en un único sistema central. Esto ofrece a los compradores estratégicos la oportunidad de aprovechar un valioso potencial de eficiencia.

Implantación mundial

Una vez completado el proyecto piloto, las dos nuevas soluciones de compras de SAP se implantarán en otras 22 entidades legales de GEA en todo el grupo paso a paso este año. Toda la implementación está siendo apoyada por Apsolut, Gold Partner de SAP, especialista en Gestión Inteligente del Gasto y Transformación Digital del Negocio, que ya convenció a los responsables del proyecto de GEA durante la fase piloto. "Con Apsolut, tenemos a bordo un socio consultor experimentado que combina una profunda experiencia en procesos de compra y en SAP", dicen al unísono Kati Rother y Tina Schmidt. "La excelente experiencia en integración del equipo de consultoría merece una mención especial".

Como subraya Frank Dunkel, socio asociado de Apsolut, fue un reto especial integrar una infraestructura de TI muy compleja formada por sistemas SAP en la nube y locales, nuevos y antiguos, con diferentes estados de lanzamiento, en un proceso integral que funcionara. Además, S/4 Central Procurement es un producto relativamente nuevo que se sigue desarrollando constantemente. "Como GEA obtiene la solución Central Procurement de la nube pública de la misma manera que Ariba Guided Buying, tuvimos que vigilar constantemente si se había realizado algún cambio funcional en CP durante la implementación", explica Georgi Vanchev, Gerente de Apsolut. "Si era necesario, teníamos que hacer ajustes en el diseño original".

En general, la fase piloto se desarrolló según lo previsto, aunque se produjeron retrasos ocasionales debido a la introducción general de S/4. "Sin embargo, el equipo de Apsolut no dejó que esto les desanimara y siguió adaptando el plan del proyecto con poca antelación", subraya Kati Rother. "Como resultado, recibimos todos los resultados deseados a tiempo". Este logro es tanto más notable cuanto que todo el proyecto piloto tuvo que desarrollarse de forma puramente virtual debido a la pandemia. "Gracias a la colaboración a distancia, siempre pudimos reaccionar con gran rapidez, a pesar de que las empresas nacionales de GEA implicadas estaban repartidas por dos continentes", subraya Tina Schmidt.

"Además, la organización ágil de los numerosos talleres y reuniones en línea nos permitió centrarnos estrictamente en los requisitos actuales del proyecto". Todos los implicados en el proyecto coinciden en que han encontrado una relación de trabajo muy eficaz y de confianza durante la fase piloto, un requisito previo excelente para el próximo despliegue.