Más flujo de caja

La devolución del IVA es costosa, compleja y propensa a errores. No sólo hay cada vez más normativas y obligaciones de cumplimiento, sino que además estas normativas han cambiado recientemente de forma constante a escala internacional. Sólo el año pasado, 24 países introdujeron cambios temporales en su IVA.

Es casi imposible estar al día de la situación actual. Además, las autoridades fiscales solicitan cada vez más datos sobre los procesos de transacción. Por tanto, el examen manual de los recibos y declaraciones presentados puede llevar mucho tiempo y resultar muy costoso, sobre todo si las autoridades fiscales rechazan los informes.

A las empresas también les preocupa caer en la trampa del cumplimiento ante este atolladero normativo. Un estudio reciente de SAP-Concur muestra que el 39% de las empresas alemanas esperan que en el futuro se realicen controles aún más frecuentes y se impongan más multas por infracciones de la normativa. Esto se debe a que las autoridades fiscales también están digitalizando cada vez más sus procesos de auditoría: los errores en los datos de las empresas se encuentran rápidamente, y las sanciones severas son un riesgo cada vez mayor.

Para los usuarios de Concur Expense, este año se ha lanzado una solución inteligente basada en IA que funciona con la plataforma SAP-.
Partner y se ofrece VATBox. La aplicación amplía la gestión de gastos de viaje basada en la nube de Concur con el proceso de reembolso del IVA en un proceso continuo, automatizado, integral y de ventanilla única: desde la presentación de recibos hasta las reclamaciones de gastos y viajes.

¿Cómo puede ayudar la inteligencia artificial en la devolución del IVA? En el primer paso, la herramienta reconstruye todo el recorrido para interpretarlo según su contexto en el segundo paso. Se identifican las transacciones con potencial de devolución y se comprueba la validez e integridad de los recibos presentados. Se examina cada dato de los recibos.

Para ello, la solución integra y actualiza continuamente toda la normativa fiscal global. De este modo, se optimiza digitalmente el seguimiento y la actualización de los cambios fiscales globales y se garantiza el cumplimiento de los distintos sistemas jurídicos y unidades organizativas. La inteligencia artificial aprende a reconocer patrones basándose en los datos de los más de 4,6 millones de proveedores y prestadores de servicios registrados en VATBox. De este modo, el flujo de trabajo de validación se perfecciona constantemente.

Normas volátiles y complejas 

Cumplimiento, flujo de caja, alivio: tres ventajas rápidas con una sola solución. Gracias al procesamiento automatizado, se cometen muchos menos errores al presentar y comprobar los recibos, por lo que -a pesar de la normativa cada vez más volátil y compleja- el cumplimiento aumenta considerablemente. La herramienta protege contra las multas de las autoridades fiscales. Las empresas obtienen el reembolso, al tiempo que se simplifica y acelera el proceso de devolución.

Los empleados a lo largo de todo el proceso de reembolso se sienten aliviados. Esto se aplica tanto a los compañeros que viajan, que solo tienen que presentar las declaraciones de gastos o los recibos, como al departamento financiero, ya que la herramienta completa y valida automáticamente toda la información pertinente. 

Las fuentes de datos se integran en un flujo de trabajo. Los usuarios pueden recuperar, analizar y visualizar los pasos del proceso en un cuadro de mandos. Esto no sólo les prepara para auditorías y revisiones reglamentarias en cualquier momento. El cuadro de mandos también crea transparencia en cada paso del proceso, de modo que se pueden descubrir las fuentes comunes de error y gestionar los gastos de forma eficiente, a medida que se producen.

Casi la mitad de los recibos no reembolsables se deben a duplicados presentados por error o a la falta de datos del recibo, como el olvido de la dirección de la empresa. Estos errores evitables se descubren gracias a la preparación clara de los datos y pueden prevenirse en el futuro. 

El proceso descrito se ejecuta en segundo plano sin ningún trabajo adicional para los gestores financieros. Varias interfaces API y secuencias de comandos de extracción permiten la integración automática de datos de Concur Expense con un solo clic. (pmf)