Liquidez a la vista

Como título impreso, el Neue Osnabrücker Zeitung, con sus nueve ediciones regionales y una tirada de pago de unos 170.000 ejemplares diarios, es la columna vertebral económica de NOZ Medien, con más de 1.100 empleados en diez sedes.

Hace varios años, NOZ creó un sistema de flujo de trabajo para escanear y luego procesar digitalmente las 25.000 facturas que recibe cada día.

Sin embargo, esto sólo ocurría en la fase previa del sistema SAP, lo que significaba que las facturas sólo podían contabilizarse una vez aprobadas. Además, el rígido concepto de flujo de trabajo dificultaba la introducción de cambios en los procesos, a menudo necesarios en la práctica.

Flujo de trabajo de vanguardia

Por ello, la empresa de medios de comunicación buscaba una solución global e integrada en SAP para agilizar y hacer más transparente el procesamiento de sus facturas.

"En xFlow Invoice, encontramos un producto de software listo para usar que se mantiene constantemente, está profundamente integrado en SAP y ofrece una amplia gama de funcionalidades"

explica Sören Gödde, Jefe de SAP Basis y Jefe de Gestión de Proyectos Basecom en NOZ.

Para Gödde, la profundidad de integración de SAP significa que la interfaz de SAP ya contiene todas las funciones que los departamentos especializados y los departamentos de finanzas y contabilidad necesitan para procesar las facturas.

La certificación SAP de la solución garantiza un funcionamiento estable durante los cambios de versión del sistema SAP.

A la hora de introducir la solución, NOZ se orientó por las normas de buenas prácticas que incluía: procesos de aprobación que tienen lugar de forma similar en otras empresas y que ya están preconfigurados en xFlow Invoice. De este modo, el sistema pudo implantarse rápidamente en la práctica y se puso en marcha tras un proyecto de ocho semanas de duración.

Ahora, las facturas entrantes se escanean con la solución xFlow Capture; a continuación, la interfaz de WMD controla la sincronización de los datos maestros de SAP y la conexión con el sistema de archivo existente.

xFlow Invoice se utiliza como flujo de trabajo para el proceso de comprobación y aprobación. Esto significa que los documentos están en SAP inmediatamente después de escanearlos, de modo que el tratamiento posterior, la validación y la activación de las aprobaciones pueden realizarse allí, lo que resulta mucho más cómodo que con la solución anterior, que solo estaba en la fase previa del ERP.

Gracias a la preentrada, el departamento de contabilidad financiera tiene una visión general inmediata de los documentos que están en circulación y de las obligaciones que cabe esperar. Siguen trabajando con la interfaz familiar de su sistema SAP, que hace que la aplicación sea cómoda y fácil de usar.

Entre el 10% y el 15% de los documentos son las llamadas facturas interempresariales, que las empresas del grupo se emiten entre sí y transmiten en formato EDI. Se importan a xFlow Invoice mediante integración XML.

Los aproximadamente 150 redactores autónomos se encuentran en las redacciones locales, por ejemplo en Papenburg, Meppen o Lingen, así como en una de las más de 20 empresas pertenecientes a NOZ Medien, y acceden al flujo de trabajo a través de WebClient.

Panorama de la liquidez

"Con el sistema, ahora tenemos una visión mucho mejor de la cartera actual de derechos de cobro y, por tanto, de nuestra liquidez"

afirma Ruth Schock, Jefa de Contabilidad Financiera de NOZ.

"Trabajar con una línea de soluciones totalmente certificada por SAP nos facilita mucho el trabajo porque todo el proceso de trabajo es ahora rápido y sin errores."

La sincronización de datos maestros es en parte responsable de ello. La certificación SAP de la solución garantiza un funcionamiento estable durante los cambios de versión del sistema SAP. La sincronización automática con los datos maestros de SAP elimina las fuentes de error.