La transformación limpia aporta transparencia

Debe ser visible cuánto gana la empresa Home and Cleaning Solutions con un producto (término técnico: margen de contribución calculado globalmente). Para las más de 30 sucursales de Freudenberg en todo el mundo, las hasta ahora diferentes áreas de control con sus respectivas monedas nacionales se convirtieron en un área de control uniforme.

En tres años, la solución desarrollada por cbs se ha implantado en todos los continentes y se ha integrado en el sistema SAP central del grupo de empresas. Las monedas locales siguen funcionando en paralelo para satisfacer las respectivas necesidades locales.

Además, los costes respectivos de cada producto están ahora disponibles en la moneda de la empresa, el euro, con un simple clic del ratón. Esto crea la transparencia deseada.

Home and Cleaning Solutions es una filial del Grupo Freudenberg, una empresa familiar alemana con actividades internacionales y más de 160 años de tradición. La sede de la empresa se encuentra en Weinheim an der Bergstraße.

El grupo de empresas incluye a Vileda con sus conocidos productos domésticos para el sector de consumo. La cartera de productos Vileda incluye todo lo que facilita la limpieza del hogar, desde fregonas y escobas hasta paños de limpieza y productos para el cuidado de la ropa.

Además, hay otras marcas bajo el paraguas como O'Cedar, Wettex, Marigold y Gimi, que triunfan en los distintos mercados nacionales. Alrededor del 87% de la facturación total de unos 938 millones de euros (ejercicio 2017) se genera con la cartera de productos para el mercado de consumo.

La empresa está presente en más de 30 países con sus organizaciones de ventas. Entre ellos se incluyen sedes en Europa, EE.UU., Canadá y México, así como numerosas sucursales en Australia, Asia (por ejemplo, en Tailandia y Hong Kong) y una empresa conjunta en la India. Freudenberg Home and Cleaning Solutions se caracteriza por una cadena de suministro global y procesos de producción y venta internacionales.

Contabilidad de costes descentralizada en moneda nacional

Home and Cleaning Solutions y sus 30 filiales trabajan con un sistema SAP central al que acceden todas las sedes. Los módulos correspondientes están disponibles para los procesos de producción, cadena de suministro, ventas y contabilidad.

Las áreas de control de las sucursales solían estar descentralizadas y sólo utilizaban la moneda nacional respectiva. La conversión de los costes a la moneda del grupo, el euro, se realizaba manualmente. Los procesos eran engorrosos, carecían de la transparencia necesaria y podían dar lugar a errores.

"La orientación internacional de nuestro grupo, con sus diversas marcas, acabó inclinando la balanza a favor de establecer un área de control uniforme siguiendo el modelo de una corporación global."

Monika von Duering, Directora Corporativa de Procesos y Sistemas Empresariales, recuerda.

Los productos suelen pasar por varios lugares en distintos países desde la entrega de las materias primas hasta su transformación en la cadena de producción. Los costes se registraron en la moneda local en cada caso.

Debido a la diversidad de ubicaciones, no existía una visión rápida y coherente de la composición de los costes en los distintos centros de producción. No había una visión de conjunto de los gastos financieros en materiales, personal, proveedores y otras partidas del ciclo de producción.

Hasta ahora, estos valores sólo podían convertirse manualmente a euros, por lo que había que tener en cuenta los márgenes interempresariales y otros factores, además de los efectos de las divisas.

Para reducir la complejidad y mejorar la transparencia, querían generar visibilidad directamente desde el sistema SAP. Freudenberg utiliza un ERP/ECC 6.0 complementado con un Business Warehouse 7.4.

Este entorno SAP también incluye SAP Integrated Business Planning (IBP) y Cloud for Customers (C4C) con Hybris. De este modo, era posible basarse en una arquitectura SAP clásica sin más riesgo de cambio de versión. Por lo tanto, se tomó la decisión de armonizar las áreas de controlling y fusionarlas en un sistema uniforme. La empresa de Weinheim eligió a la consultora SAP cbs como socio del proyecto.

Varios factores resultaron convincentes.

"cbs ya ha ejecutado con éxito proyectos similares y cuenta con excelentes referencias en el sector"

afirma Monika von Duering. La metodología M-cbs, de eficacia probada, y el procedimiento mínimamente invasivo garantizaron que las operaciones cotidianas apenas se vieran alteradas y que todas las unidades pudieran seguir funcionando sin restricciones inmediatamente antes e inmediatamente después de la transformación.

"El concepto propuesto por cbs era transparente y coherente, y por tanto comprensible y comprensivo para nosotros en todas las fases"

afirma el informático.

Conversión con Enterprise Transformer

Para la aplicación técnica se utilizó el programa cbs Enterprise-Transformer. El software permite transferir los datos existentes a un nuevo entorno de procesos y sistemas.

En primer lugar, las sucursales de Europa se convirtieron a la sociedad de control uniforme. Siguieron, a intervalos de seis meses, las de Estados Unidos, Canadá, Asia y Australia. El último paso fue la conversión en la India.

En este caso, no sólo se trataba de la conversión monetaria. También había que trasladar al concepto global el ejercicio local, que se desvía del ejercicio financiero habitual del grupo. Esto se debe a que una sociedad CO uniforme trabaja con un único ejercicio financiero uniforme para todas las sedes de la empresa.

La solución se implantó primero en un sistema de pruebas independiente, lo que permitió probarla varias veces sin interrumpir las operaciones. A continuación, la implantación de cada oleada se puso en marcha en un solo fin de semana.

A partir del lunes correspondiente ya se podía trabajar con la nueva solución. La formación de los participantes tuvo lugar en la sede central de la empresa en Weinheim, mientras que los usuarios clave de las sucursales internacionales se encargaron de la formación de sus compañeros.

La centralización de los circuitos de control también sirvió de impulso para armonizar otros procesos en el fabricante de productos de marca. Se trataba de la planificación de la producción, la fabricación y la contabilidad de costes de los productos.

"Para ello, cbs ha conservado los módulos existentes en SAP, pero ha añadido otra cómoda capa con opciones de actuación adicionales. Ahora tenemos una visión rápida de numerosas áreas nacionales si es necesario. Esta estandarización nos ayuda de muchas maneras.

explica el informático von Duering.

Transparencia con sólo pulsar un botón

Mientras tanto, Freudenberg puede hacer un seguimiento transparente de todos los productos en su paso por el sistema SAP ERP/ECC 6.0 y la cadena de suministro, a lo largo de todo el ciclo de producción hasta llegar al cliente. "Ahora tenemos el lujo de una contabilidad de costes centralizada en el sentido de una empresa global", afirma von Duering con satisfacción.

Con sólo pulsar un botón, se dispone en cualquier lugar de un cálculo uniforme de los valores deseados. Freudenberg tiene una visión de la rentabilidad de extremo a extremo.

Los responsables pueden ver en todo momento cuánto se gana en todo el mundo con un producto. En este contexto, también se habla de un margen de contribución calculado. De este modo, el grupo se beneficia de la automatización de la contabilidad de costes de los productos.

Esto acelera los procesos asociados y elimina las fuentes de error. No importa en qué lugar del mundo se encuentren las fuentes de datos: ahora se pueden recuperar de forma centralizada con un clic del ratón y están disponibles de inmediato.

"La buena colaboración con los consultores de cbs contribuyó notablemente a que pudiéramos realizar con éxito el complejo sistema. Incluso nos hemos mantenido por debajo del presupuesto. Se respetaron los plazos previstos. Un éxito de principio a fin".

fue la conclusión positiva de Monika von Duering.

Los aspectos más importantes

Freudenberg Home and Cleaning Solutions implementa un área de control central para todas las ubicaciones globales.

Para 30 sucursales de todo el mundo, las distintas sociedades con sus respectivas monedas nacionales se migraron a una plataforma uniforme.

El entorno del sistema SAP consta de ERP/ECC 6.0 y SAP BW 7.4. Esta arquitectura ERP se complementa con SAP IBP, C4C e Hybris.

En tres años, el nuevo sistema de contabilidad de costes se implantó en todos los continentes y se integró en el sistema SAP central del grupo.

En la actualidad, los costes respectivos (margen de contribución calculado) de cada producto están disponibles rápida y automáticamente en la moneda de la empresa, el euro.