Propiedad intelectual - Las joyas de la Corona deben guardarse en la caja fuerte

El primer plano de una caldera de vapor propiedad de General Electric tiene más de cien años: uno de los más de diez millones de documentos PDF sobre calderas de distintas épocas, series y diseños.

Estos documentos técnicos no sólo tienen valor histórico, sino que también representan una propiedad intelectual extremadamente valiosa que debe protegerse contra pérdidas y robos. Esta constatación impulsó un proyecto central de gestión de la información que incluía el desmantelamiento de los sistemas heredados.

En una iniciativa a gran escala, los archivos con documentos de la caldera -la mayoría en papel- se inventariaron en todo el mundo y se digitalizaron como escaneados en PDF, al tiempo que se almacenaban de forma centralizada y segura.

Al fin y al cabo, las joyas de la corona pertenecen a la caja fuerte, que en GE Power, la división de energía basada en combustibles fósiles de la empresa, se llama JiVS y procede de la empresa suiza Data Migration Services.

General Electric ha entrado en la historia de la industria, y no sólo por sus innumerables inventos y su impacto en las estructuras económicas y en sociedades enteras. La vida moderna sería difícilmente imaginable sin los motores aeronáuticos de GE, sus equipos de tecnología médica y sus sistemas de generación de energía convencional, renovable y nuclear.

Pero más allá de los inventos, la historia y el éxito de la empresa se han caracterizado por innumerables adquisiciones, fusiones, ventas y escisiones de empresas y unidades de negocio.

"Así ocurrió también en 2014 con la adquisición de Alstom por GE"

recuerda Peter Thomas, Director Técnico de Producto de GE Power, responsable de la seguridad y gestión de datos y documentos de desarrollo y de la introducción de innovaciones basadas en TI.

"Por razones de derecho de la competencia, parte de Alstom tuvo que escindirse y pasó a manos de una empresa italiana. Sin embargo, esto también significaba que los documentos empresariales con información técnica del legado de Alstom que se habían acumulado durante décadas tenían que separarse ordenadamente para evitar fugas y pérdidas de conocimientos, una tarea hercúlea."

Heterogéneo, complejo, caro

A diferencia de los datos empresariales de los sistemas ERP, los datos y documentos técnicos procedentes del desarrollo, pero también del servicio, incluido el mantenimiento y la reparación, suelen estar digitalizados sólo parcialmente -según estimaciones de grandes empresas similares con una larga trayectoria, como GE Power, en torno al 20 por ciento-, y esta cifra aumenta rápidamente a medida que avanzan las TI y la digitalización.

Por razones históricas, el resto de la información creada antes de la revolución informática de los años 80 sigue estando disponible en papel, tarjetas de imagen o microfilmes y se distribuye entre archivos locales de diversos países.

Pero la información digitalizada también está dispersa por distintos lugares y países y puede encontrarse en unidades compartidas, en bases de datos gestionadas por aplicaciones y en sistemas de gestión de documentos.

Esta heterogeneidad de soportes de datos, bases de datos y aplicaciones es típica de las grandes empresas y de sus entornos informáticos, que han crecido históricamente. GE no es una excepción.

Alrededor de 270.000 empleados en todo el mundo trabajan con más de 10.000 aplicaciones diferentes.

"Aunque hay menos sistemas en desarrollo, persiste el problema básico de que la información está distribuida y disponible en distintos formatos"

explica Peter Thomas y subraya:

"Desde el punto de vista empresarial, esto tiene consecuencias aún más graves, porque estamos hablando de la cadena de valor intelectual en la que se crean los activos más valiosos y que están cartografiados por los sistemas de ingeniería".

La centralización y la normalización son la fórmula mágica para dominar esta heterogeneidad. Esto se aplica tanto al paisaje de sistemas como a los procesos. En muchos casos, no sólo las distintas unidades de negocio de GE y las empresas adquiridas funcionan de forma diferente, sino también las sedes y unidades de una misma área de negocio.

Para cambiar esta situación, los ingenieros jefe de GE Power, responsables de estandarizar el proceso de desarrollo en todo el mundo, lanzaron una iniciativa para homogeneizar el entorno del sistema en el marco de la adquisición de Alstom.

¿Qué ocurre con las aplicaciones heredadas?

Sin embargo, toda armonización y cambio a un sistema central normalizado plantea inmediatamente la cuestión de qué debe ocurrir con las aplicaciones heredadas y las bases de datos e inventarios subyacentes.

"La idea de desconectar muchos sistemas heredados diferentes y sustituirlos por una aplicación centralizada es inmediatamente obvia en este contexto, es sencilla y precisamente por eso resulta tan cautivadora. Pero cualquiera que imagine que el camino hacia este objetivo es igual de sencillo se engaña a sí mismo"

advierte Peter Thomas.

"No son sólo las aplicaciones las que tienen un ciclo de vida, sino también los datos y documentos creados y procesados dentro de ellas. Así que si quieres desmantelar sistemas, tienes que asegurarte de que la información se gestiona independientemente de las aplicaciones".

Resuelto, mantenido, conforme

Al separar los niveles de aplicación y de información, este tipo de gestión difiere fundamentalmente del enfoque relacionado con el archivado.

Por un lado, los datos y documentos extraídos deben seguir siendo utilizables en el nuevo entorno de aplicación. Por otro, no sólo debe conservarse la información en sí, sino también su contexto empresarial. Esto último es especialmente importante por motivos normativos.

Los sistemas de generación y suministro de energía están sujetos a normativas estrictas y a veces diferentes en todos los países. Y debido a la longevidad de estos sistemas, toda la información relevante, desde los planos de construcción, las piezas y materiales utilizados y las autorizaciones hasta los documentos de mantenimiento y reparación, debe almacenarse a prueba de auditorías durante varias décadas.

Por regla general, el periodo de conservación es de al menos treinta años, y de cincuenta años o más en el caso de las centrales nucleares. Además, muchos componentes del sector energético están sujetos a controles de exportación.

Por esta razón, es posible que los documentos asociados, como los planos de construcción, no sean accesibles en todos los países. Algunos pueden no salir del sitio, para otros hay que solicitar autorizaciones oficiales para acceder a ellos.

"Tenemos que poder demostrar en poco tiempo qué componente se instaló, cuándo y por quién. Al mismo tiempo, tenemos que asegurarnos de que a todos los documentos pertinentes se les asigna la clasificación correcta de control de exportaciones".

Estamos hablando de mucha más información que el propio plano de la pieza a la que están asociados"

conoce a Peter Thomas.

"Este paquete completo de datos y documentos sólo suele estar disponible en la solicitud original, y su acceso está regulado por autorizaciones claras.

Por lo tanto, para poder dar de baja la aplicación, debemos asegurarnos de que los datos adicionales se transfieren a la plataforma central de información en su totalidad y en el contexto correcto con los documentos".

El mantenimiento de estos metadatos, así como de los datos maestros de los documentos, es por tanto una parte esencial del proyecto de desmantelamiento de los sistemas heredados en GE Power. Solo si estos datos se mantienen adecuadamente será posible realizar consultas, no solo por motivos legales, sino aún más por razones empresariales.

Sólo así los equipos de mantenimiento o los responsables de calidad pueden, por ejemplo, visualizar con sólo pulsar un botón todos los documentos relativos a los daños sufridos por una turbina de gas en una central eléctrica de un país asiático concreto.

Si los responsables de calidad determinan que estos daños se producen no sólo en el sistema en cuestión, sino con mayor frecuencia, los promotores deberán disponer incluso de planos de construcción más antiguos para introducir mejoras en las partes defectuosas.

Por supuesto, esto debe ser posible en el nuevo sistema central. Por tanto, los datos y documentos procedentes de sistemas dados de baja deben convertirse a formatos que puedan utilizarse en los sistemas sucesores. A la inversa, los documentos de las nuevas aplicaciones quedan obsoletos en algún momento, por lo que deben poder almacenarse en la plataforma central de gestión de la información.

Plataforma conforme a la ley

"Es la única manera de cerrar el círculo en la gestión de la información"

subraya Peter Thomas.

"El catálogo de requisitos para una plataforma de gestión de la información que cumpliera la legislación era correspondientemente alto. Afortunadamente, ya existía un proyecto similar para normalizar el panorama de sistemas en el entorno ERP."

Sus colegas ya habían analizado el mercado y las ofertas correspondientes. JiVS resultó ser la única solución que podía cumplir todos los requisitos para una gestión conforme a la ley y dependiente del contexto de todo el ciclo de vida de la información, tanto estructurada como no estructurada.

De 2014 a 2016, el primer proyecto en el ámbito de la gestión del ciclo de vida de los productos (PLM) fue la extracción de más de diez millones de documentos PDF sobre calderas de vapor, que estaban almacenados en diferentes sistemas en seis ubicaciones distintas, incluida una aplicación PLM en Ashby (Reino Unido) y una solución de gestión de documentos en Stuttgart.

Todos los documentos debían migrarse a la plataforma central JiVS, implantada en las instalaciones de GE Power en Baden.

Disponible, fiable, reutilizable

"Fue una oportunidad para diseñar y aplicar un proceso idealizado de migración de la información"

informa Peter Thomas.

"El punto de partida fue diferenciar entre información activa e inactiva".

Sólo los datos activos que se utilizan en el trabajo diario deben transferirse al nuevo sistema central PLM de GE Power. Los datos inactivos y los documentos que sólo son relevantes ocasionalmente para la empresa o que sólo deben almacenarse con fines de verificación deben transferirse a JiVS.

Una vez extraídos los datos y documentos, había que mantener, depurar y, en su caso, transformar los datos maestros y metadatos.

Al mismo tiempo, los documentos se indexaron en varios idiomas mediante reconocimiento OCR para posteriores búsquedas de texto completo. Se definieron formatos de archivo neutros para su reutilización: PDF y TIFF para documentos y STEP y PDF 3D para dibujos o planos.

Por último, se implantó una especie de sistema de sellado en JiVS, con el que se podía rastrear cada llamada de un documento procedente de JiVS, en particular para cumplir los requisitos de control de las exportaciones.

A la inversa, los sellos también se utilizan cuando los documentos se transfieren del sistema en vivo a JiVS. Básicamente, todo se asemeja a un sistema de biblioteca clásico, en el que cada nueva incorporación y cada préstamo se registran sin lagunas.

Desde septiembre de 2017, tanto el sistema de Stuttgart como la solución de Ashby se han sustituido por completo tras la migración completa de los documentos a JiVS.

Como entre ellos había documentos de gestión e incluso expedientes de personal, el acceso a los mismos tenía que estar muy restringido.

Por último, en el caso de los datos personales, por ejemplo, deben cumplirse los requisitos del nuevo Reglamento General de Protección de Datos europeo.

"El proyecto fue todo un éxito"

Peter Thomas está encantado.

"Todos los documentos siguen estando disponibles en todo el mundo y pueden consultarse en inglés, francés, español e italiano.

Los usuarios pueden estar seguros de que el contenido es correcto y coherente. También pueden utilizarlo en el nuevo entorno si es necesario. Disponible, fiable, reutilizable: eso es lo que hace que la información sea valiosa para una empresa".

Incluso durante el proyecto, Peter Thomas recibió más solicitudes de migraciones y cierres de sistemas. Entre ellas, dos iniciativas para sustituir sistemas de gestión de datos de productos (PDM) en Suiza y Suecia.

En el transcurso de las migraciones correspondientes, el modelo de proceso para la transferencia de datos se afinó aún más. Por una parte, los planos CAD almacenados en JiVS debían reutilizarse en el entorno CAD más reciente CATIA 5, es decir, fuera de la solución PLM central.

En segundo lugar, se creó una nueva categoría de datos migrados para la información que aún no podía transformarse y normalizarse por falta de tiempo. No obstante, la auditabilidad está garantizada durante la migración en JiVS, ya que la transferencia sin cambios desde los sistemas heredados está totalmente documentada.

Ambas soluciones PDM heredadas se desconectarán a finales de 2018 a más tardar. Solo las dos últimas versiones publicadas de los documentos se transferirán al sistema PLM central para el trabajo diario.

Eficiente, eficaz, valioso

Las ventajas de una plataforma centralizada para la gestión de la información en toda la empresa son evidentes: con la estrategia de copias de seguridad adecuada, los datos y documentos están protegidos contra pérdidas.

Las autorizaciones y controles impiden el acceso no autorizado, ya sea accidental o deliberado. A la hora de reorganizarse mediante adquisiciones y cesiones, los activos de información pueden separarse o fusionarse con mucho menos esfuerzo que en entornos informáticos heterogéneos o en el mundo del papel, ya que están totalmente inventariados.

Los requisitos legales y otras obligaciones de información y verificación pueden cumplirse con sólo pulsar un botón. Además, la información puede recuperarse, buscarse y utilizarse en casos comerciales actuales en todo el mundo en cuestión de segundos. Esto es eficiente y eficaz.

Persuasión necesaria

"Y aun así tenemos que seguir intentando convencer a los usuarios especializados y a los gestores de aplicaciones existentes.

Mi equipo y yo nos enfrentamos constantemente a la pregunta de por qué estos beneficios no se materializarían mucho más fácilmente y, sobre todo, más rápidamente si todos los activos heredados se transfirieran al nuevo entorno central".

se queja Peter Thomas. Su respuesta es siempre la misma:

"Porque es demasiado caro".

Por supuesto, lleva más tiempo limpiar y normalizar la información, enriquecerla y, si es necesario, transformarla antes de poder reutilizarla.

Sin embargo, esta es la única manera de conservar la información contextual necesaria para fines empresariales y jurídicos independientemente de los sistemas heredados, de modo que puedan desconectarse.

Ventajas económicas

Con JiVS, GE Power ahorra una media del 80% de los costes operativos en comparación con los antiguos sistemas. Además, la reducción de los tiempos de búsqueda y la consiguiente contribución al valor añadido -quienes encuentran más rápidamente los planos de construcción también pueden redactar más órdenes de mantenimiento- suman varios millones de euros al año para los 50.000 empleados de esta unidad de negocio en todo el mundo.

"Nuestra gestión de la información basada en JiVS es mucho más barata que un archivo, pero tan valiosa como un tesoro"

fue la conclusión positiva de Peter Thomas.

Pero sus planes van mucho más allá:

"Si tenemos en cuenta que la mayor parte de la información sobre desarrollo sigue existiendo en papel, enseguida queda claro que el potencial de nuestra gestión centralizada de la información dista mucho de haberse agotado".

Calcula que alrededor del 90% de los documentos de los archivos en papel pueden digitalizarse por completo. El resto son documentos que tienen valor histórico y, por tanto, deben seguir conservándose en su forma original, así como aquellos cuya validez jurídica depende de firmas ya realizadas y que no pueden digitalizarse posteriormente.

El argumento financiero también es decisivo en este caso. Sólo el coste del archivo en papel de Baden, que contiene unos 16 kilómetros lineales -50 millones de documentos-, supone cada año considerables gastos de mantenimiento para los archiveros y de alquiler de salas.

Además del mantenimiento de los archivos, aquí influyen sobre todo los requisitos de seguridad física de las salas de archivo y los edificios prescritos por la ley. Al fin y al cabo, los archivos no sólo tienen que estar protegidos eficazmente contra robos, sino también contra incendios e inundaciones.

"Calculé la rentabilidad de digitalizar las existencias de papel en el departamento de ingeniería durante tres archivos y calculé un ahorro de casi seis cifras al año en dólares estadounidenses".

calcula Peter Thomas.

Fusión de los mundos espiritual y físico

A largo plazo, sin embargo, ve una ventaja aún mayor que la reducción de costes. Mediante la conversión de los archivos en papel a JiVS, el desarrollo alcanzaría un nivel de digitalización similar al del mundo orientado a las transacciones de ERP.

"Si el desarrollo y la ERP pudieran acceder a la misma información, las cadenas de valor intelectual y física podrían fusionarse.

Como Grupo, seríamos entonces tan ágiles y flexibles como las justamente elogiadas PYME. Las personas adecuadas podrían entonces acceder a nuestras joyas de la corona en el momento y el contexto adecuados y aumentar aún más el tesoro".