Los recursos a bordo de SAP llegan a su límite

Las herramientas integradas de SAP sólo son adecuadas para grandes parques de impresoras de forma limitada, ya que los cambios suelen realizarse objeto por objeto y las configuraciones en entornos multisistema sólo pueden distribuirse de forma coherente con un esfuerzo adicional. Con la especificación „BC-XOM Extension for Printer Management“, SAP aborda esta carencia y proporciona una API que permite la gestión remota de la topología OMS y los objetos de impresora. Junto con un sistema externo de gestión de salida (OMS), esto crea la base para soluciones de administración modernas y escalables, incluidos los cambios masivos, la implementación controlada en varios servidores SAP, el estado en tiempo real y una definición coherente de la impresora. Una de estas implementaciones es la aplicación Bens OMS Panel certificada por SAP como aplicación web, junto con el sistema externo de gestión de salida Bens OMS de Suchy MIPS.

Posición de salida desafiante

La administración de sistemas de salida e impresoras en SAP es crítica desde el punto de vista operativo y exigente desde el punto de vista organizativo. Cualquiera que administre dispositivos de salida, conexiones OMS o parámetros relevantes para el spool necesita, por lo general, las autorizaciones administrativas adecuadas. Esto no es sólo un obstáculo técnico, sino también una cuestión de gobernanza: los cambios tienen un impacto directo en la disponibilidad, estabilidad y trazabilidad de los procesos de impresión y documentación.

Es más, la administración de impresoras SAP requiere un conjunto de habilidades especiales que reúne dos mundos. Por un lado, hay aspectos específicos de SAP, como el concepto de spool, los tipos de dispositivo, los parámetros de salida y la lógica de paisaje. Por otro lado, se requieren conocimientos del entorno informático, como la red, las convenciones de nomenclatura, los protocolos, los parques de impresoras, los requisitos de seguridad y los patrones de error típicos en la ruta de impresión. Esta combinación es poco frecuente, y precisamente por eso se produce un cuello de botella en muchas empresas: la administración de impresoras depende de unos pocos especialistas.

En la práctica, la creación de nuevas impresoras en el sistema SAP no suele ser una acción aislada, sino un proyecto coordinado. Varios equipos tienen que trabajar juntos: SAP Basis, Network, Security, Workplace/Client Management y, a menudo, también departamentos especializados o proveedores de servicios externos. Una desventaja estructural clave de los recursos clásicos de a bordo de SAP es su limitada idoneidad para la producción en masa.

Adecuación y consistencia de la masa

Normalmente, SAP Spool Administration sólo permite realizar cambios en una impresora cada vez. Los requisitos típicos de los grandes parques de impresoras, como la asignación simultánea de un nuevo tipo de dispositivo a muchas impresoras, no se contemplan en el proceso estándar. Esto conlleva mucho trabajo manual, largos tiempos de procesamiento y un riesgo innecesariamente alto de incoherencias.

Este problema se agrava en entornos con varios servidores SAP. En la práctica, los cambios en la configuración de las impresoras realizados a través de Spool Administration normalmente sólo afectan al servidor SAP en el que se ha realizado el cambio. Aunque es posible extenderlo a otros sistemas utilizando la herramienta de SAP „Asistente de impresión para entornos (PAL)“, esto sigue siendo engorroso en el uso diario:
Hay que definir un sistema central en el que se realiza el mantenimiento, y desde ahí se distribuye a los sistemas de destino. Por tanto, los cambios están ligados a normas y procesos y requieren una disciplina operativa adicional.

Ampliación BC-XOM

SAP ha reconocido estas deficiencias y ha formulado una respuesta clara con la especificación „BC-XOM Extension for Printer Management“. La afirmación fundamental es que, históricamente, BC-XOM se ocupaba principalmente del tiempo de ejecución del proceso de impresión, es decir, del envío de trabajos de impresión a una OMS y de la consulta del estado, pero no ofrecía funciones para configurar los recursos implicados en la interfaz con herramientas de gestión externas. Esto significaba que la configuración de la conexión a la OMS y, en particular, la configuración de las impresoras asociadas, no estaba adecuadamente mapeada. El objetivo de la ampliación era colmar esta laguna.

Técnicamente, la API proporcionada por SAP se basa en módulos RFC estándar con capacidad remota. Esto permite a las aplicaciones externas, utilizando los mecanismos de autorización y RFC de SAP, acceder a las funciones de administración de forma remota y automatizarlas. Se trata de un requisito esencial para transferir la administración de impresoras de una lógica SAP GUI puramente transaccional a modernos flujos de trabajo de administración basados en procesos y funciones.

Es importante tener en cuenta el requisito previo básico, que ya se establece en la categorización de la extensión: La „Extensión para la administración de impresoras“ sólo funciona junto con un sistema de gestión de salida. Por lo tanto, debe haber un OMS instalado y en funcionamiento productivo; las impresoras deben crearse con el tipo de acoplamiento „E“ (OMS externo).

OMS como facilitador

La gestión externa de spool o output no es sólo un requisito previo, sino también un principio arquitectónico de eficacia probada recomendado por SAP. Descarga el servidor SAP, transfiere la gestión de los trabajos de impresión a un sistema especializado y asume la comunicación con los dispositivos de salida. Uno de los principales valores añadidos reside en la notable mejora de la transparencia:
Los mensajes de estado detallados pueden enviarse a SAP de forma no solicitada, lo que mejora significativamente el funcionamiento y la resolución de problemas.

Además del rendimiento y la transparencia, la seguridad desempeña un papel cada vez más importante en los entornos modernos. Un OMS externo, como el OMS de Ben de Suchy MIPS, puede -en función de la arquitectura y el entorno de destino- admitir el cifrado de los datos de impresión a lo largo de toda la ruta desde el servidor SAP hasta el dispositivo de salida y, de este modo, proteger mejor la ruta de impresión de documentos confidenciales (por ejemplo, RRHH, finanzas, sanidad).

Además, un OMS externo abre posibilidades adicionales para el procesamiento posterior de los datos de impresión. Tomando como ejemplo el Bens OMS de Suchy MIPS, se pueden implementar flujos de trabajo que van más allá de la mera impresión: desde escenarios comparativamente sencillos, como la impresión de códigos de barras o la conversión de datos de impresión Prescribe en datos estándar del sector PCL5, hasta flujos de trabajo más complejos con análisis de contenido y acciones condicionales que se ejecutan en función del resultado del análisis.

De este modo, la gestión de salida se convierte en una parte integral de la automatización de documentos y procesos que se integra a la perfección en el entorno del servidor SAP.

De la API a la aplicación

La „Extensión BC-XOM para la gestión de impresoras“ crea la base para potentes aplicaciones de administración. La API proporciona interfaces que permiten crear, consultar, configurar y eliminar objetos. Entre ellos se incluyen ROMS (Real Output Management Systems), LOMS (Logical Output Management Systems), así como impresoras y sus propiedades. Esto significa que no sólo se puede tratar la impresora individual, sino también toda la topología OMS, una palanca clave para la estandarización y la seguridad operativa en entornos de servidores SAP.

Implementadas de forma inteligente, de ellas se pueden derivar funciones que ahorran directamente tiempo y aumentan la calidad en el día a día. El factor decisivo es que la administración ya no tiene que realizarse „impresora por impresora“, sino que puede llevarse a cabo a través de grupos seleccionados. De este modo, es posible realizar cambios masivos, así como implantar cambios en varios servidores SAP en un solo paso. Además, se puede obtener información en tiempo real sobre el estado de las impresoras. Otro efecto especialmente valioso en la práctica es la definición coherente y estandarizada de las impresoras en todos los servidores SAP: si las definiciones se gestionan, validan y distribuyen de forma controlada y centralizada, se reduce el número de desviaciones relacionadas con el sistema, y los fallos son más reproducibles y rápidos de resolver.

Cuando estas funciones se traducen en una interfaz de usuario fácil de usar e intuitiva, se crea una ventaja organizativa. La necesidad de conocimientos profundos de SAP se reduce para los procesos estándar porque la complejidad se traduce en acciones guiadas, plantillas y validaciones. Esto significa que la gestión de impresoras puede delegarse a un servicio de asistencia en casos definidos sin perder control ni calidad. Se alivia la base SAP y se reducen los tiempos de ejecución.

Importancia práctica: Grandes paisajes

Con el Bens OMS Panel, Suchy MIPS ha desarrollado una aplicación de este tipo como aplicación web y extensión para la gestión de impresoras para el sistema de gestión de salida Bens OMS.

El enfoque: una interfaz de usuario sencilla e intuitiva, informes detallados en tiempo real, opciones de selección de grupos, cambios masivos para grupos y distribución sencilla de los cambios a todo el entorno de servidores SAP en un solo paso.

La solución se presentará en la práctica en uno de los próximos números de la revista E3. Se trata de la instalación en un cliente que tiene diez servidores SAP y alrededor de 1000 impresoras en uso y los controla a través de Bens OMS y los gestiona con la aplicación web Bens OMS Panel.

Para llevar

Primero: La administración de impresoras SAP es una cuestión de gobernanza y escalado, ya que confluyen las autorizaciones, los conocimientos especializados y la orquestación de equipos.
Segundo: Las herramientas integradas clásicas de SAP sólo son eficaces hasta cierto punto para los cambios masivos y los entornos multisistema; PAL ofrece una solución, pero sigue estando orientada a los procesos y la centralización.
Tercero: La „Extensión BC-XOM para la gestión de impresoras“ proporciona una base API para aplicaciones de gestión modernas en combinación con una OMS externa y el tipo de acoplamiento al host pool „E“.
Cuarto: En combinación con una OMS, no sólo mejoran el funcionamiento y la transparencia, sino que también son posibles aspectos de seguridad como el cifrado en la ruta de impresión y flujos de trabajo de datos adicionales.
En quinto lugar, la administración basada en Web y soportada por API puede hacer operativos los cambios masivos, las implantaciones, el estado en tiempo real y las definiciones coherentes de impresoras en todos los servidores SAP, lo que simplifica y amplía enormemente la administración de impresoras.

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