Las herramientas de optimización de licencias SAP son indispensables

SAP sigue fijando ambiciosos objetivos de ventas, lo que significa una mayor presión sobre los clientes existentes mediante la migración acelerada a S/4 en la nube de SAP, la intensificación de las auditorías de "hipercuidado" y nuevos modelos de licencia. En tiempos de aumento de los costes de TI, la optimización de las licencias SAP se está convirtiendo en una necesidad estratégica. Si quiere encontrarse con SAP en igualdad de condiciones en las negociaciones de licencias, en realidad es esencial llevar a cabo una gestión continua de las licencias, lo que también incluye dirigirse activamente a SAP en lugar de limitarse a reaccionar. Normalmente, las empresas reciben una solicitud de medición de licencias una vez al año. Si los clientes nos dicen que no se les ha medido durante varios años, podemos suponer que estos clientes tienen un exceso de licencias despiadado o que SAP ya sabe que allí se lleva a cabo una gestión proactiva de las licencias. 

Los cinco pilares de las licencias SAP

En la actualidad existen cinco pilares centrales de las licencias SAP: en primer lugar, los usuarios nominales y, en segundo lugar, las licencias de motor o línea de negocio. Luego está el acceso indirecto o digital, la infraestructura como Hana DB o Any DB y, por último, los productos SaaS como SuccessFactors, BTP, Ariba o Concur. Muchos proveedores de soluciones se detienen en el análisis de los usuarios designados, ya que aquí es donde está la fruta madura, por supuesto: Existe un considerable potencial de ahorro en las licencias de usuarios designados, siempre que se disponga de las herramientas y estrategias adecuadas. Los problemas surgen entonces con las demás cuestiones, por lo que es importante asegurarse de que la situación de las licencias está perfectamente definida al seleccionar la herramienta. 

Gestión de licencias SAP más compleja

Aumento de los costes de las licencias debido a la estrategia de SAP en la nube: Gartner cifra el incremento de los costes de las licencias en un 45%, con unas métricas de licencias cada vez más complejas y opacas. Unos requisitos de cumplimiento cada vez más estrictos y modificados están dando lugar a cada vez más trabajo administrativo y a contratos que no reflejan en absoluto lo que realmente se utiliza o se necesita.

El principal factor de coste de las licencias de usuario es el exceso de licencias debido a una asignación incorrecta del tipo de licencia (por ejemplo, licencias profesionales para directivos que sólo utilizan el sistema SAP ocasionalmente o no lo utilizan en absoluto). Pero los usuarios inactivos o duplicados (cuentas de antiguos empleados que no se han borrado, usuarios de prueba de proyectos, bomberos desplegados permanentemente, varias cuentas de la misma persona en un sistema, usuarios bloqueados, etc.) también ofrecen muchas posibilidades de ahorro. Casi siempre se nos dice que el cliente tiene un flujo de trabajo para los usuarios inactivos, pero este flujo de trabajo casi nunca se comprueba. Otro generador de costes es la asignación ineficaz de licencias, es decir, las licencias basadas en la falta de análisis de uso (incluido el desconocimiento de las autorizaciones realmente utilizadas), los procesos defectuosos a la hora de devolver las licencias no utilizadas al pool de licencias o simplemente la espera para asignar los tipos de licencia. Esto último lleva a que SAP asigne automáticamente el tipo de licencia Profesional, que resulta caro. Sin herramientas automatizadas, es difícil identificar posibles ahorros. La asignación óptima de tipos de licencia en función de los perfiles de uso reales requiere análisis complejos que los gestores de licencias difícilmente pueden realizar sin apoyo tecnológico. Las herramientas permiten ver inmediatamente qué ventajas ofrecen determinadas licencias. Con la ayuda de las soluciones, puede evaluar mejor si realmente las necesita para su empresa. Las herramientas pueden llevar a cabo la medición como parte de procesos automatizados, proporcionarle los resultados en una presentación clara e incluso pueden encontrar y desactivar usuarios inactivos. Por lo tanto, hay muchas buenas razones para utilizar una herramienta de este tipo y tomar más en sus manos la optimización de licencias.

Límites de la optimización manual

La optimización manual de las licencias SAP alcanza rápidamente sus límites. La complejidad del modelo de licencias SAP hace que la administración manual requiera mucho tiempo. Tiempo que podría emplear mucho mejor en tareas realmente importantes. Con los diferentes tipos de usuario, el uso indirecto y las licencias de motor especiales, la complejidad de los requisitos de licencia es tan confusa que resulta casi imposible de gestionar.

La naturaleza dinámica del día a día de la empresa provoca cambios constantes en los requisitos de uso: Los empleados cambian internamente en la empresa, los nuevos proyectos requieren autorizaciones adicionales, el crecimiento o la reestructuración de la empresa modifican continuamente los requisitos de licencia, se añaden nuevos acuerdos de licencia a través de fusiones y adquisiciones, y la adaptación manual siempre va por detrás de estos avances. Para tomar decisiones bien fundadas en materia de licencias, es necesario analizar grandes cantidades de datos. Hay que evaluar sistemáticamente las estadísticas de uso, las autorizaciones y los datos históricos de acceso, un proceso propenso a errores, ineficaz y poco transparente cuando se realiza manualmente.

Condiciones de licencia siempre nuevas

SAP modifica regularmente sus condiciones de licencia, con cambios en la lista de precios, renombramientos y reajustes que se añaden trimestralmente, lo que aumenta aún más el esfuerzo de actualización. Los nuevos modelos de licencia, las métricas modificadas y las condiciones adaptadas deben tenerse en cuenta de forma continua: los procesos manuales alcanzan aquí sus límites prácticos.

La implantación de una herramienta de optimización de licencias SAP es una inversión estratégica cuyo retorno de la inversión (ROI) suele materializarse en seis meses. El potencial de ahorro directo se deriva de las medidas de rightsizing antes mencionadas, por ejemplo cuando los profesionales reciben automáticamente una medida de downgrade específica en función de su uso real o de las autorizaciones utilizadas (asignación en función de las necesidades); o la detección y limpieza automáticas de las cuentas inactivas.

Además de evitar costes directos y detectar riesgos relacionados con las licencias, hay otras ventajas. Entre ellas se incluye una reducción del trabajo de administración manual de hasta el 80%, así como una mejora del cumplimiento y una mayor seguridad en las auditorías. Los análisis del uso de las funciones con recomendaciones claras para la acción también mejoran significativamente la capacidad de planificar las necesidades futuras de licencias. Al mismo tiempo, se crean bases bien fundamentadas para la toma de decisiones en las negociaciones contractuales. Esto se complementa con una gestión de licencias automatizada y trazable, que hace que todo el proceso sea más eficiente con procesos claramente definidos.

La rentabilidad de las herramientas de optimización de licencias suele aumentar con el tiempo gracias a la optimización continua mediante el establecimiento de procesos que incluyen auditorías internas, es decir, una revisión periódica de su eficacia. Por lo tanto, la integración en los procesos existentes es esencial en coordinación con la gestión del ciclo de vida del usuario y también la sincronización con la gestión de activos de software (SAM) de una empresa. Los flujos de trabajo automatizados, las alertas automáticas y la carga programada de datos, así como la ejecución de informes y análisis, permiten aumentar la eficacia. El mundo SAM actual ofrece una variedad de herramientas especializadas para la optimización de licencias SAP. Estas herramientas se caracterizan por áreas funcionales centrales que contribuyen significativamente al ahorro de costes y a la garantía de cumplimiento.

Conjuntos de reglas inteligentes: el registro preciso del uso real del sistema constituye en última instancia la base de las decisiones de optimización a través de la medición detallada de la actividad basada en transacciones, informes y trabajos ejecutados, aplicaciones Fiori, autorizaciones, el reconocimiento de patrones de uso para el potencial de optimización y la invalidación automatizada, con la posterior reescritura de los resultados de la herramienta.

Estos conjuntos de reglas constituyen el núcleo de muchas herramientas, ya que permiten optimizar de forma inteligente la asignación de licencias. Esto incluye un análisis en profundidad de las autorizaciones realmente utilizadas, una comprobación automática de la conformidad basada en reglas elaboradas especialmente a la medida de la situación contractual del cliente, la ejecución de simulaciones y el mantenimiento automatizado del perfil del tipo de licencia. Este último se utiliza para clasificar los objetos Z e Y, así como los objetos no clasificados. A la hora de seleccionar una herramienta de este tipo, debe prestarse especial atención a la facilidad de uso de los cuadros de mando, las funciones detalladas de elaboración de informes y los elevados niveles de seguridad. Además, la capacidad de registrar el uso directo e indirecto de las licencias es crucial para una optimización exhaustiva.

Conclusión y perspectivas

La introducción de soluciones especializadas para la gestión de licencias SAP ofrece a las empresas ventajas considerables. Entre ellas se incluyen ahorros de costes demostrables, identificación temprana de riesgos no presupuestados, procesos más eficientes y automatizados, mejor cumplimiento y una configuración preparada para el futuro. Además, la gestión profesional de licencias permite a las empresas llevar a cabo negociaciones contractuales con SAP en igualdad de condiciones basadas en conocimientos sólidos. Desarrollos como la transformación en la nube y la migración a S/4 aumentarán aún más la importancia de una gestión eficaz de las licencias. Por lo tanto, las empresas deben buscar soluciones automatizadas en una fase temprana para seguir siendo competitivas.

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