La escalera mágica del castillo de SAP

Para las licencias SAP, como para el castillo de Hogwarts, sólo unos pocos conocen aún el camino. ¿Qué nuevas sorpresas pueden esperar los clientes de SAP en el futuro?

En cualquier caso, se vislumbra una tendencia en expansión desde 2014 que adopta formas cada vez más "creativas": Los clientes existentes se enfrentan cada vez más a compras repetidas inesperadas.

¿Hay alguna forma de superar las escaleras siempre cambiantes del castillo de SAP?

¡Sí! Tomando el destino en sus manos y armándose, el audaz gerente de SAM.

1ª escalera: tarifa plana para uso de DB no SAP

La tarifa plana para el uso de bases de datos ajenas a SAP (por ejemplo, de Oracle) pasó primero del 11% al 15%, luego al 19% y ahora al 22%.

Aceptar esa suma global puede parecer a primera vista lo más fácil, porque así Oracle no echa de menos las bases de datos que se ejecutan bajo las aplicaciones SAP.

Consejo de experto: Sin embargo, podría ser más rentable rescindir el contrato de base de datos con SAP y pasar directamente al proveedor de la base de datos (por ejemplo, Oracle), sobre todo si de todos modos se requiere una licencia de uso completo de Oracle (palabra clave: uso indirecto).

Lo que a primera vista parece más caro tiene una ventaja decisiva, porque es importante tenerlo en cuenta en relación con el inevitable cambio a la base de datos Hana.

Al migrar de Oracle a Hana, por ejemplo, es posible cancelar partes de las bases de datos Oracle. Esto significa que ambas bases de datos (Oracle y Hana) no tienen que ser licenciadas por SAP durante todo el tiempo que dure la migración: Y esto es más barato a largo plazo.

Escalera 2: Licencia de usuario designado SAP

Las licencias de usuario son la principal partida de gastos en muchas empresas. Comparémoslas con una amplia escalera de mármol, a la que a su vez conducen cinco escaleras de caracol más pequeñas.

Si quieres llegar a lo más alto, tienes que tomar las decisiones correctas desde el principio.

Usuario profesional limitado: Esta escalera prácticamente ha desaparecido, ya que SAP ha suprimido este tipo de licencia con descuento denominada "SAP Limited-Professional-User" con PKL 2014/4.

Se dejó en manos de los clientes definir cómo sería la restricción si querían seguir comprando este tipo de licencia favorable. Para los nuevos clientes, el descuento ya no se ofrece en absoluto.

Consejo de experto: En este caso, ¡utilice su propia escalera! Organice un uso especial individual con SAP, que es idealmente más barato.

Uso directo e indirecto: Según los TCG y PKL de SAP, los clientes necesitan un derecho de uso para utilizar el software de SAP.

Es irrelevante si se accede al software de SAP directamente (por ejemplo, a través de la GUI de SAP) o indirectamente (por ejemplo, a través de una interfaz y software de terceros).

En caso de uso indirecto, corresponde ahora al cliente de SAP determinar si el usuario dispone ya de una licencia de usuario nominal suficiente.

En caso contrario, el cliente de SAP puede adquirir para este usuario la denominada licencia de "usuario de plataforma SAP". Con esta licencia, el usuario puede acceder y utilizar el software de SAP a través de cualquier interfaz siempre que no acceda también directamente al software de SAP.

Básicamente, esta exigencia de SAP no es una escalera nueva. Lo que es nuevo desde 2015 es que ahora SAP exige realmente esta licencia a sus clientes.

Consejo de experto: La determinación de las licencias necesarias para los usuarios que acceden y utilizan el software de SAP exclusivamente a través de interfaces es compleja.

En primer lugar, debe determinarse a través de qué interfaces se accede a los sistemas SAP. A continuación, debe determinarse si también existe un uso del software de SAP, ya que SAP sólo puede exigir un derecho de uso por este concepto.

Ahora necesita la lista de usuarios para las interfaces (complementos) que requieren una licencia.

Esta lista debe compararse ahora con los usuarios que ya disponen de una licencia de usuario con nombre en los sistemas SAP.

Por último, se puede comunicar a SAP el número de "usuarios de la plataforma SAP" necesarios y adquirir las licencias. SAP no ofrece ninguna solución para gestionar estas licencias.

Esto sólo puede llevarse a cabo con una solución SAM de SAP externa. Debido al cambio diario de uso (directo o indirecto), los clientes de SAP están casi obligados a utilizar una solución de este tipo.

Licencia de usuario para desarrolladores: La comprobación de los tipos de licencia de usuario de desarrollador de SAP existentes es actualmente un tema importante para SAP. El entorno de desarrollo debe medirse y SAP prohíbe la asignación de "tipos de licencia de desarrollador" en producción.

Si no ha adquirido licencias especiales de usuario desarrollador de SAP para la modificación de software y SAP compara las claves de desarrollador asignadas del Service Marketplace con las "licencias de desarrollador" asignadas, es posible que tenga que pagar licencias adicionales en caso de discrepancias.

Consejo de experto: Aclaración: ¿quién desarrolla realmente, es decir, realiza modificaciones o desarrolla complementos?

El personal de administración no necesita una licencia de usuario de desarrollador SAP sólo porque ejecuten el Workbench. Comprueba si hay administradores que tienen una "licencia de desarrollador" pero no la necesitan.

Cuentas técnicas: Una cuenta técnica se crea rápidamente como un "tipo de usuario de diálogo" de pago, aunque en realidad debería ser del tipo de usuario "servicio", "sistema" o "comunicación".

SAP tiene ahora muy en cuenta la clasificación de los usuarios. Si se ha introducido incorrectamente un tipo de licencia para una cuenta del tipo de usuario "diálogo", el USMM/LAW calcula exactamente el tipo de licencia que se ha introducido. Esto puede resultar costoso.

Consejo de experto: Asegúrese de comprobar cuidadosamente todas las cuentas técnicas y reclasificarlas si es necesario (elija el tipo de usuario correcto). Sin embargo, no llegarás a ninguna parte sin una herramienta mágica.

Licencias de prueba SAP: Este es también un tema popular para SAP, porque la experiencia demuestra que las empresas tienen muchas licencias de prueba en producción. Mientras tanto, SAP está prestando más atención a esto, ya que no está permitido según la PKL actual (antes era diferente).

Si cada una de estas cuentas se carga en la producción, puede salir caro.

Consejo de experto: Analice si las cuentas de prueba se están utilizando en absoluto. A menudo no es el caso.

Cree una lista de todas las cuentas de prueba - ¡y hágalo ANTES de la medición! - y haga que SAP las confirme.

Escalera 3: Fundación NetWeaver para aplicaciones de terceros

"Uso indirecto": una palabra mágica para SAP, probablemente la no-palabra de 2015 para los clientes. La definición de PKL 2016/2 ha aumentado la confusión.

Casi nadie entiende todavía lo que significa "acceso directo de la base de datos a los datos de la aplicación SAP". Como cliente, debería tenerlo en cuenta en la próxima negociación contractual.

Consejo de experto: Aclare: ¿Qué aplicación de terceros accede a qué datos de la aplicación SAP a través de una interfaz? ¿Cuántos usuarios utilizan esta aplicación?

En este caso, es indispensable un análisis del contrato, así como del sistema y del uso, para determinar el riesgo financiero máximo.

El examen jurídico final debe evaluar si se ha producido o no una infracción de los derechos de autor.

Por tanto, cada cliente SAP debe determinar el riesgo de licencia de cada aplicación no SAP. Una herramienta como License Control for SAP de Aspera puede suponer una diferencia millonaria en el análisis.

Podría seguir así en el castillo de SAP.

¿Y ahora qué?

Una cosa es cierta: las negociaciones contractuales con SAP no están resultando nada fáciles.

Los pagos adicionales para los clientes existentes están aumentando, aunque a menudo nada ha cambiado en su uso del SAP.

Mientras que los clientes se esfuerzan constantemente por cumplir las normas, SAP persigue constantemente ambiciosos objetivos de ingresos y estrategia de producto: ahí radica el área de tensión.

Y así, la mayoría de los clientes SAP se encuentran sólo al principio de su viaje del héroe y la situación parece desesperada: el adversario demasiado fuerte, el héroe aún sin entrenar.

Pero gracias a la preparación y a la ayuda de un mentor -un experto en SAM y/o un abogado- puede cambiar las tornas.

Así que al final no sólo vuelve a gobernar su propio reino, sino que también ahorra dinero, es un socio negociador en igualdad de condiciones y cosecha el reconocimiento de su empresa. Sólo tiene que decidirse a hacerlo.