Transición selectiva de datos a S/4

Con unos 1.500 empleados y una facturación anual de casi 1.300 millones de euros, Badenova es uno de los principales proveedores de energía del sur de Alemania. La empresa, con sede en Friburgo, no sólo apuesta por una transición energética y térmica sostenible, sino que también invierte específicamente en una infraestructura informática preparada para el futuro. Tras dos décadas de uso productivo, el sistema ERP existente había alcanzado sus límites funcionales, por lo que era inevitable una renovación completa. 

El objetivo era una solución moderna basada en la nube que ofreciera tanto conectividad tecnológica como la máxima flexibilidad para futuros requisitos. "Nuestro antiguo sistema nos sirvió bien durante muchos años. En algún momento, sin embargo, todas las soluciones llegan a un punto en el que ya no cumplen los requisitos actuales. Entonces es el momento de empezar de cero", afirma Georg Klein, director de proyectos informáticos de Badenova, al describir los motivos de la transformación.

Reestructuración del entorno informático

El objetivo de la modernización del sistema no era simplemente cambiar a una plataforma ERP preparada para el futuro. Badenova aprovechó la oportunidad para reestructurar radicalmente su arquitectura informática: Los procesos del sector energético de SAP IS-U debían separarse claramente del núcleo logístico y comercial de ERP, un paso estratégico para mejorar la capacidad de mantenimiento y la flexibilidad del entorno del sistema. Al mismo tiempo, se revisó la estructura organizativa de SAP, incluida la introducción de una separación del área de contabilidad de costes, con el fin de crear los requisitos técnicos previos para una posterior orientación hacia estructuras de centros de beneficios. 

Con S/4, la elección recayó en un sistema de destino que no sólo ofrece funcionalidades modernas, por ejemplo en la contabilidad de centros de beneficio, el libro mayor o la contabilidad de activos, sino que también sienta las bases para unos procesos empresariales modulares e integrados. La migración en sí incluía todos los módulos principales de ERP, desde Finanzas (FI) y Controlling (CO) hasta Ventas y Distribución (SD), Gestión de Materiales (MM) y Mantenimiento y Servicios (PM/CS). El volumen de datos del sistema heredado, que había crecido históricamente, planteaba un reto especial, sobre todo porque había que mantener el funcionamiento paralelo del sistema SAP IS-U durante toda la duración del proyecto. Las exigencias en cuanto a la estrategia de migración técnica y la selección de los socios de implantación adecuados eran, en consecuencia, elevadas.

Transición fluida a S/4

Para la ejecución técnica del proyecto de migración, Badenova decidió trabajar con el proveedor de servicios de ingeniería digital Nagarro y su socio Natuvion, ambos especialistas experimentados en proyectos complejos de transformación de SAP. "Los procesos de transformación complejos requieren un modelo de proceso inteligente y técnicamente maduro. Aquí es precisamente donde Nagarro y Natuvion demostraron sus especiales puntos fuertes, que es una de las razones por las que finalmente se les adjudicó el contrato de nuestra licitación", explica el director del proyecto, Georg Klein. 

Una vez seleccionado el socio, se creó un equipo de proyecto conjunto para elaborar en detalle la estrategia de migración y marcar el rumbo conceptual y técnico necesario.

El núcleo del planteamiento elegido fue una transición de datos selectiva, con la que el gran volumen de datos pudo transferirse al nuevo entorno del sistema de forma selectiva y minimizando los riesgos. Para ello, los procesos y datos del sector energético de SAP IS-U se separaron claramente del núcleo del ERP. Mientras que IS-U permaneció en el sistema fuente, los datos relevantes para S/4 se extrajeron del anterior sistema SAP ECC, incluidos todos los procesos abiertos, el ejercicio en curso y el anterior. 

Para llevar a cabo técnicamente la transferencia selectiva de datos, el equipo creó un shell específico basado en el sistema de producción existente al que se migraron los datos históricos. La transferencia real se realizó a través del servidor de conversión de datos (DCS) de Natuvion, una solución de servidor especialmente desarrollada para grandes migraciones de datos. Al mismo tiempo, Badenova aprovechó el proyecto para mejorar específicamente la calidad de los datos maestros y de transacción.

Bases de BTP y modularidad

Se eliminaron las redundancias e incoherencias en los datos de deudores, acreedores e interlocutores comerciales. Además, en el nuevo sistema se aplicó la separación prevista de las áreas de control. De este modo se ha creado la base para pasar a estructuras de centros de beneficio en el futuro, con una base de datos coherente en módulos como Finanzas y Controlling, sin interrupciones de medios ni pérdidas de integración. Tras unos 21 meses de intenso trabajo en el proyecto, incluidas cuatro migraciones de prueba y un exhaustivo ensayo general, la transición final tuvo lugar a principios de mayo de 2024. El nuevo sistema S/4 entró en funcionamiento en un plazo de 96 horas cuidadosamente planificado. El nuevo sistema ERP funciona con éxito desde el 13 de mayo de 2024. 

Con el nuevo entorno de sistemas, el proveedor de energía dispone ahora de una plataforma ERP moderna y orientada al futuro que no sólo está tecnológicamente al día, sino que también permite nuevos desarrollos estratégicos, por ejemplo, mediante la conexión a la Business Technology Platform o la introducción de estructuras modulares de centros de beneficio. La separación de las áreas de control en el sistema SAP constituye la base técnica para un mayor desarrollo organizativo y una segmentación empresarial más sólida de la empresa. 

Éxito a pesar de las enormes existencias antiguas

Georg Klein está muy satisfecho con el progreso y el resultado del proyecto: "A pesar de las extensas bases de datos y estructuras que han crecido a lo largo de veinte años, la migración se realizó casi sin contratiempos gracias a la planificación profesional del equipo del proyecto." 
 

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