La paradoja del iceberg

La información es como los icebergs: sólo un 20% es visible por encima del agua. Pero el 80% está oculto bajo el agua.

Esta analogía ilustra el dilema de las empresas que, estratégicamente, confían exclusivamente en SAP y en soluciones de archivo rudimentarias. Sólo un 20% de la información generada, los llamados datos estructurados, es visible y utilizable para ellas, de forma análoga al iceberg: ¡una paradoja!

Esto conlleva riesgos en la actividad diaria y choca con la transformación digital de muchos modelos de negocio.

Construir la gestión de la información exclusivamente sobre SAP es un sueño que aún no se ha hecho realidad. Los sistemas SAP se basan en modelos de datos estructurados y abordan principalmente transacciones y procesos de extremo a extremo.

Aquí no se reflejan los requisitos tecnológicos de la gestión y el archivo de documentos. Por eso, las funciones DMS suelen estar poco desarrolladas.

Todo usuario que haya intentado alguna vez encontrar documentos SAP en una lista de activos estándar puede contarle un par de cosas al respecto, por no hablar de los documentos que no son SAP.

SAP Business Workflow sólo permite a los usuarios de SAP participar en el proceso. La existencia de un ECM en pie de igualdad con SAP tiene razones justificadas.

En muchas empresas, además de SAP existen cientos de otras aplicaciones empresariales, de correo electrónico y ofimáticas que generan masas de información cada día.

Todas estas aplicaciones centradas en los datos tienen algo en común: revelan puntos débiles en el tratamiento de datos no estructurados, en su mayoría textos en forma de contratos, correspondencia, etc.

Mirar más allá pone a los usuarios al límite: las interrupciones en los medios de comunicación y los silos de información les llevan a las barricadas. Sin documentos, no se pueden tomar decisiones, aclarar asuntos ni completar procesos.

Junto a la ERP, hace tiempo que se ha establecido una tecnología comparable en forma de ECM, que pone rostro a la información que yace bajo el agua. Esto es posible gracias al análisis completo de textos y contenidos.

Pero al igual que ocurre con los ERP, lo mismo ocurre con ECM: no todo lo que pone ECM es ECM. Existen muchas ofertas diferentes: desde archivos sencillos a aplicaciones DMS departamentales para la gestión de contratos y el procesamiento de facturas, pasando por sistemas ECM completos.

Los responsables de TI ya no se ven tentados por las declaraciones unilaterales de los fabricantes para realizar inversiones rápidas en archivos SAP "tontos" que sólo vinculan los documentos con SAP durante las transacciones.

El cuento de hadas de un sistema ECM sobrecargado de funciones innecesarias no tiene sentido, ya que la escalabilidad de las funciones y los módulos permite todos los escenarios de entrada, incluido el de un archivo reducido, que, sin embargo, puede ampliarse hasta convertirse en un ECM completo en perspectiva.

Además de las limitaciones funcionales de los archivos rudimentarios, la dependencia de SAP plantea riesgos: Con un archivo SAP puro y duro, el acceso a los documentos sólo es posible a través de una interfaz gráfica de SAP. Sin una licencia SAP, "ni hablar".

Todos los usuarios que no pertenezcan a SAP están bloqueados. No es posible apagar un sistema SAP de cara a futuras auditorías de la empresa, ya que al apagarlo se pierde el acceso a los documentos archivados.

En el caso de adquisiciones de empresas, en las que hay que consolidar varios sistemas SAP, esto resulta costoso: ¡los costes de mantenimiento continúan!

Utilizar varios archivos de distintos fabricantes al mismo tiempo sigue siendo una práctica habitual hoy en día. Es perjudicial porque un gran número de silos de información complica el trabajo de los usuarios y obstaculiza la cooperación interfuncional.

La información relacionada no puede ponerse en un contexto común. No es posible una visión de 360 grados. Un sistema ECM como Doxis4 de SER crea soberanía de la información y debe ocupar un lugar destacado en la agenda de digitalización.

Sólo así es posible armonizar la información, los procesos y las personas. Quien elabore su lista de preseleccionados encontrará todos los sistemas ECM relevantes para el mercado en los cuadrantes y olas de los analistas independientes a nivel mundial Gartner y Forrester. SER es el único fabricante de habla alemana que figura en la lista.