La nueva cara amable de la planificación integrada

Una herramienta que apoye de forma óptima a una empresa en el proceso de planificación debe cumplir muchas expectativas: Debe ser flexible y fácil de usar sin necesidad de una larga formación y no entorpecer el proceso de planificación con tiempos de espera como procesos de carga, cálculos de planos o similares.

Los datos reales existentes deben estar disponibles inmediatamente, tanto como plantilla para la planificación como para las comparaciones plan/real. Una amplia gama de funciones automatizadas apoyan la introducción de datos, acortando así los tiempos de ejecución de los ciclos de planificación y garantizando la integración empresarial de planes detallados en una cuenta de resultados y un balance planificados.

Una simulación del flujo de caja y una comparación de los valores planificados con los objetivos de la empresa también son simplificaciones posibles. Unas entradas de valores plan comprensibles con soporte de flujo de trabajo documentado completan el perfil de requisitos de una aplicación de planificación.

Este artículo se centra en las aplicaciones de planificación de SAP, que permiten personalizar el contenido y el proceso de planificación. Por tanto, la atención no se centra en las entradas de valor del plan operativo en ERP, sino en las soluciones basadas en SAP Business Warehouse.

Sin embargo, hay sorprendentemente muchas conexiones entre ambos mundos, si pensamos en los últimos desarrollos de ERP Financials, por ejemplo: Integrated Business Planning (IBP) es un complemento para una aplicación de planificación en ERP.

Para una primera orientación, el siguiente cuadro resume los criterios de decisión clave basados en la experiencia de los proyectos.

Soluciones de planificación SAP de un vistazo

En los últimos 15 años, SAP ha lanzado al mercado varios productos de planificación:

Planificación integrada de Business Warehouse (BW-IP): En 2005, SAP introdujo la "Planificación integrada" (IP) como una nueva aplicación de planificación con BW 7.0. Fue la tecnología de sustitución de SAP SEM Business Planning and Simulation (BPS), parte de la cual siguen utilizando los clientes en la actualidad.

En este contexto, "planificación integrada" significa que la parte de planificación puede utilizarse sin una licencia adicional para BW y que la integración técnica con BW se ha completado totalmente.

Esta integración técnica ofrece la ventaja de que todos los contenidos, como los datos reales o maestros, pueden utilizarse directamente para la planificación. En SAP BW, los informes y la planificación están, por tanto, estrechamente interrelacionados.

Esto ofrece una ventaja fundamental: los valores reales pueden transferirse más fácilmente a la planificación y a los informes planificados/reales sin interfaces ni procesos de carga adicionales.

Al igual que BPS, IP no ofrece ningún contenido empresarial y también se han abandonado los intentos de apoyo a los procesos (flujos de trabajo, etc.). Contrariamente a los rumores, IP sigue desarrollándose activamente.

Business Planning and Consolidation (BPC Standard) surgió de la adquisición de OutlookSoft Corporation por SAP en 2007. Originalmente basado en la plataforma Microsoft, también existe una versión de BPC Standard basada en la plataforma SAP NetWeaver.

Ambas plataformas se siguen ofreciendo hoy en paralelo en la versión 10.1. La variante para NetWeaver se basa técnicamente en SAP BW, pero tiene poco en común con BW en cuanto a funcionalidad.

Por ejemplo, el acceso directo a los datos entre BPC y BW no es posible y tampoco pueden utilizarse los datos maestros. El punto fuerte de BPC (en comparación con BW-IP) reside en el hecho de que los requisitos clave de los departamentos especializados ya están incluidos como funcionalidad estándar: escenarios de planificación predefinidos (como "Starter Kit" o "Rapid Deployment Solution"), opciones para introducir comentarios, soporte de procesos con flujos de trabajo y la introducción directa de datos maestros para la planificación.

La interfaz web, muy intuitiva, permite utilizar rápidamente la solución sin necesidad de una gran formación. La principal ventaja que perciben los departamentos especializados es que el mantenimiento está en sus manos.

Por ejemplo, la mayoría de los ajustes, la inicialización de los ciclos de planificación, la creación de escenarios de planificación y el diseño de procesos pueden realizarse a través de una interfaz web intuitiva. El denominado EPM Client se utiliza como front-end en forma de complemento de Excel o web.

BPC integrado = BPC estándar + BW-IP

BPC 10.1 embedded se diferencia literalmente de la versión estándar sólo por un sufijo en el nombre, pero tecnológicamente utiliza la tecnología in-memory Hana de SAP con BW-IP como base.

Esto significa que BPC integrado con BW-IP y Hana proporciona una base técnica de alto rendimiento combinada con las funcionalidades y la facilidad de uso de BPC.

Para el usuario, las posibilidades de entrada se amplían, ya que el sencillo funcionamiento de BPC se ve respaldado por las ventajas de las opciones de entrada de BW-IP (por ejemplo, informes listos para la entrada).

Las empresas que ya han invertido en la planificación integrada pueden adoptar su solución desarrollada hasta el "borde superior" de Query 1:1 con todas las funciones de planificación, por lo que la seguridad de la inversión está garantizada. En la versión actual 10.1, BPC embedded aún no incluye todas las funciones de la versión estándar.

Las funciones que faltan, como los comentarios y la consolidación, ya están en fase de desarrollo y se entregarán en versiones iniciales en el primer semestre de 2015 o a finales de 2015.

Planificación empresarial integrada (IBP) = SAP Simple Finance + BPC integrado

Recientemente, SAP también comenzó a ofrecer una aplicación de planificación en SAP ERP on Hana, conocida como Integrated Business Planning (IBP). Cada instalación de ERP 6.0 también incluye un componente de almacén empresarial.

Con la instalación de Simple Finance Add-on (que a su vez requiere un "ERP powered by Hana"), también se instala una parte de la aplicación de planificación BPC embedded.

Esto se complementa con el contenido estándar suministrado para escenarios de planificación individuales, como libros de trabajo que incluyen funciones de planificación para centros de coste de planificación, áreas funcionales, pedidos internos, segmentos de mercado, P&L y balance, centros de beneficio y proyectos.

Junto con las opciones de flujo de trabajo de BPC integrado, esto se traduce en opciones de personalización más amplias para la implementación de la planificación operativa directamente en el ERP.

Factores de éxito de un proyecto de implantación

Selección transparente de la herramienta de planificación: Por regla general, el producto seleccionado no podrá cumplir los requisitos en todos los aspectos. Por tanto, existe el riesgo de que el éxito del proyecto se mida posteriormente en función de características del producto supuestamente desfavorables que se conocían en el momento de la selección. Si los criterios de decisión son transparentes, esta característica no puede poner en peligro el éxito más adelante.

Apoyo de la dirección: Sólo si el proyecto de aplicación recibe suficiente atención y apoyo por parte de la alta dirección se podrá disponer de capacidades suficientes (personal, presupuesto).

El proyecto sólo puede tener éxito si la dirección coordina y apoya los cambios técnicos y organizativos necesarios.

Centrarse en la "visión de conjunto": En algunos casos, existe el riesgo de que se preste demasiada atención a la ejecución técnica si el proyecto se considera un proyecto informático y los aspectos organizativos o los cambios en los procesos se consideran demasiado menores.

Los intereses departamentales también se anteponen a veces a los intereses de una solución de planificación centralizada y normalizada en los proyectos de implantación de aplicaciones de planificación.

En ambos casos, esto aumenta los costes y la duración del proyecto sin mejorar la calidad de la solución global. Un factor clave del éxito es, por tanto, comunicar a todos el contexto general.

Valor para dejar huecos (regla 80:20): A menudo sólo queda claro qué casos especiales y excepciones son posibles cuando se estudia la solución en detalle. Esto pone en peligro el éxito del proyecto de dos maneras:

Si se pasan por alto casos empresariales importantes, la solución es inadecuada; si también se mapean casos empresariales extremadamente raros e insignificantes, el esfuerzo que supone es demasiado elevado.

Un proyecto de éxito logra un equilibrio y exige -y recibe- el respaldo de la dirección si no se tienen en cuenta los casos empresariales que no tienen un impacto significativo en la calidad de la planificación.

Elección del consultor externo: Es importante que los consultores apoyen los factores anteriores. Una combinación equilibrada de conocimientos técnicos y especializados permite utilizar adecuadamente los conocimientos externos para los respectivos contactos en la empresa, sin hacer demasiado hincapié en temas técnicos, especializados y organizativos.

Pruebas, pruebas, pruebas: unas pruebas coordinadas e intensivas garantizan la buena aceptación de la herramienta de planificación. Además de centrarse en el alcance y la organización de las pruebas, la calidad de los datos también es crucial.

Lo ideal es disponer de datos reales de planificaciones anteriores o datos reales personalizados que puedan probarse junto con los nuevos procesos en el marco de un simulacro. Esto permite introducir mejoras a tiempo.

Conclusión

BPC embedded es un producto que se utiliza tanto en aplicaciones de planificación estandarizadas (integradas en ERP) como en soluciones individuales con BW-IP.

Se basa en Hana y es un producto estratégico para los nuevos desarrollos de SAP. Complementa los productos existentes con funcionalidades adicionales y una interfaz que satisface las necesidades de los departamentos especializados.

BPC 10.1 embedded es la nueva cara amable de la planificación integrada que muchos usuarios de SAP verán en el futuro. Sin embargo, las herramientas de planificación anteriores siguen estando disponibles y, con ERP on Hana/Simple Finance e Integrated Business Planning, también existe una herramienta que puede sustituir a la planificación operativa en ERP.

Por lo tanto, cuestiones como el apoyo al proceso, el mantenimiento y la facilidad de uso también deben incluirse en una decisión de este tipo. Como esta decisión es esencial para el éxito de todo el proyecto de implantación, es aconsejable llevar a cabo esta selección de herramientas como un proyecto independiente con consultores experimentados.