La facturación electrónica como entrada en la empresa digital

Cuando se trata de la facturación electrónica como introducción a la empresa digital, es fácil perder de vista qué formatos y portales son relevantes para su propia organización. Si mantiene relaciones comerciales con clientes del sector público o incluso si usted mismo es de titularidad pública, esta pregunta puede responderse al menos con la ayuda de la legislación nacional. Y es que en ella se especifican con precisión los formatos y la normativa: Un ejemplo destacado es la factura XRechnung en Alemania. Sin embargo, ocuparse únicamente de los formatos de las facturas no debería bastar para cumplir sus propios requisitos económicos. La facturación electrónica -en un contexto global- tiene que ver con la eficiencia de los procesos, el ahorro de costes y, por tanto, la agilidad de su propia empresa.

La facturación electrónica en una empresa es solo una parte de su propia estrategia de digitalización, que puede aplicarse utilizando una solución de facturación adecuada. El objetivo debe ser siempre un sistema flexible que pueda adaptarse a las necesidades futuras. Ya sea en Alemania, en Europa, en todo el mundo o con el sector público: una solución de facturación sostenible supera estos retos e impulsa su propia estrategia de digitalización.

Formatos de factura electrónica como medio para alcanzar un fin

Las facturas electrónicas son muy fáciles de procesar, lo que permite automatizar y agilizar los procesos de facturación. Y en ambas direcciones: en la facturación y en el tratamiento de las facturas recibidas. El objetivo principal es optimizar los procesos, ya que los procesos analógicos y manuales son lentos. Para que la información electrónica pueda procesarse de forma óptima, es necesaria la correspondiente infraestructura digital.

La práctica ya demuestra que digitalmente se reduce el tiempo necesario para tramitar las facturas y las empresas ahorran muchos costes con los procedimientos electrónicos. Los legisladores también han reconocido las ventajas de la digitalización y no dejan de impulsarla en la administración pública.

La Directiva 2014/55 de la UE ha puesto en marcha la norma europea EN16931. Ha creado una base para la asignación de facturas en un formato electrónico normalizado que puede ser leído y procesado fácilmente por máquina. Debido a los diferentes requisitos de la legislación fiscal en el contexto de la facturación y el procesamiento, la norma ofrece la opción de una Especificación Básica de Uso de Facturas (CIUS): esto permite a los Estados miembros de la UE y a los grupos de interés adaptar y especificar la implementación a sus propias necesidades.

Para la administración pública alemana, por ejemplo, se trata de XRechnung. Los organismos públicos están en condiciones de "promover" las ventajas de la digitalización presionando a sus socios comerciales del sector privado, y lo están haciendo. En Alemania, por ejemplo, la facturación electrónica será obligatoria para los proveedores de clientes del sector público a partir de noviembre de 2020 (siempre que el importe sea superior a 1.000 euros). Los plazos de implantación en la UE varían según la legislación de cada Estado miembro.

Prepararse para la facturación electrónica

Estar preparado en la era digital no es un "nice-to-have", sino un factor competitivo decisivo. Para poder planificar paso a paso, las empresas deben plantearse de antemano las siguientes preguntas:

• ¿Qué requisitos legales deben cumplirse?
• ¿Puede la propia solución de procesamiento de facturas de la empresa, así como los sistemas ERP, aplicar en absoluto los requisitos y procedimientos de transmisión actuales y futuros del país?
• ¿Puede la solución adaptarse con flexibilidad a los cambios en los procesos?
• ¿Cómo gestiona el proveedor de soluciones las actualizaciones y ampliaciones estructurales de los formatos existentes?
• ¿Cuál es la estrategia de digitalización de sus propios socios comerciales?
• ¿Pueden encontrarse aquí formatos o canales de transmisión comunes?
• ¿Qué aspecto tiene la cartera del proveedor de soluciones aparte de las facturas electrónicas, por ejemplo en lo que respecta a la digitalización de los procesos de compra (especialmente confirmaciones de pedidos y órdenes de compra)?

Como empresa, debe ver la legislación como una oportunidad más que como una obligación. Al fin y al cabo, está impulsando la digitalización. Si las organizaciones tienen que adaptarse a los nuevos formatos, es importante que aprovechen al máximo sus ventajas. Es una oportunidad para optimizar procesos y encontrar proveedores de soluciones que puedan ofrecer apoyo y asesoramiento a largo plazo sobre la implantación de procesos digitales.

Porque lo cierto es que la facturación electrónica es sólo una parte de la estrategia digital de la empresa. Al fin y al cabo, no se trata solo de facturas, el potencial oculto acecha en muchos de los procesos de la empresa.