La facturación electrónica como entrada en la empresa digital

Cuando se trata de la facturación electrónica, como entrada en la empresa digital, es fácil perder de vista qué formatos y portales son en absoluto relevantes para su propia organización.

Si mantiene relaciones comerciales con clientes públicos o incluso usted mismo está en manos públicas, esta pregunta puede responderse al menos con la ayuda de la legislación nacional. Esto se debe a que la legislación nacional especifica los formatos y reglamentos exactos:

Un ejemplo destacado es la factura XInvoice en Alemania. Pero no basta con tratar los formatos de factura para satisfacer las propias exigencias económicas. La facturación electrónica -en un contexto global- tiene que ver con la eficiencia de los procesos, el ahorro de costes y, por tanto, la agilidad de la propia empresa.

La facturación electrónica en la empresa es sólo una parte de la propia estrategia de digitalización, que puede aplicarse mediante una solución de facturación adecuada. El objetivo debe ser siempre un sistema flexible que pueda adaptarse a las necesidades futuras.

Porque ya se trate de negocios en Alemania, en Europa, en todo el mundo o con el sector público: una solución de facturación sostenible supera estos retos e impulsa su propia estrategia de digitalización.

Formatos de factura electrónica como medio para alcanzar un fin

Las facturas electrónicas son muy fáciles de procesar, lo que significa que los procesos de facturación pueden automatizarse y racionalizarse. Y esto es válido en ambos sentidos: tanto para la facturación como para el procesamiento de las facturas recibidas.

El objetivo principal es optimizar los procesos, porque los procedimientos analógicos y manuales son lentos. Se necesita la correspondiente infraestructura digital para que la información electrónica pueda procesarse de forma óptima.

La práctica ya demuestra que digitalmente se reduce el tiempo necesario para tramitar las facturas y las empresas ahorran muchos costes con los procedimientos electrónicos. Los legisladores también han reconocido las ventajas de la digitalización y no dejan de impulsarla en la administración pública.

La Directiva 2014/55 de la UE ha puesto en marcha la norma europea EN16931. Ha creado una base para representar las facturas en un formato electrónico normalizado que las máquinas pueden leer y procesar fácilmente.

Debido a los diferentes requisitos de la legislación fiscal en el contexto de la facturación y el procesamiento de facturas, la norma ofrece la posibilidad de una Especificación básica de uso de facturas (CIUS): esto permite a los Estados miembros de la UE y a las partes interesadas adaptar y especificar la aplicación a sus propias necesidades.

Para la administración pública alemana, por ejemplo, se trata de XRechnung. Los organismos públicos están en condiciones de "promover" las ventajas de la digitalización presionando a sus socios comerciales del sector privado, y así lo hacen.

En Alemania, por ejemplo, la facturación electrónica será obligatoria para los proveedores de los poderes adjudicadores públicos a partir de noviembre de 2020 (siempre que el importe sea superior a 1.000 euros). Los plazos de aplicación en la UE varían en función de la legislación de cada Estado miembro.

Prepararse para la facturación electrónica

Estar preparado en la era digital no es un "nice-to-have", sino un factor competitivo decisivo. Para poder planificar paso a paso, las empresas deben plantearse de antemano las siguientes preguntas:

• ¿Qué requisitos legales deben cumplirse?
• ¿Puede la propia solución de procesamiento de facturas de la empresa, así como los sistemas ERP, aplicar en absoluto los requisitos y procedimientos de transmisión actuales y futuros del país?
• ¿Puede la solución adaptarse con flexibilidad a los cambios en los procesos?
• ¿Cómo gestiona el proveedor de soluciones las actualizaciones y ampliaciones estructurales de los formatos existentes?
• ¿Cuál es la estrategia de digitalización de sus propios socios comerciales?
• ¿Pueden encontrarse aquí formatos o canales de transmisión comunes?
• ¿Qué aspecto tiene la cartera del proveedor de soluciones aparte de las facturas electrónicas, por ejemplo en lo que respecta a la digitalización de los procesos de compra (especialmente confirmaciones de pedidos y órdenes de compra)?

Como empresa, debes ver la legislación más como una oportunidad y menos como una obligación. Porque impulsa la digitalización. Cuando las organizaciones tienen que adaptarse a los nuevos formatos,

entonces es importante maximizar los beneficios de los formatos para uno mismo. Es una oportunidad para optimizar procesos y encontrar proveedores de soluciones que ofrezcan apoyo y asesoramiento sostenibles en la implantación de procesos digitales.

Porque lo cierto es que la facturación electrónica es sólo una parte de la estrategia digital de la empresa. Al fin y al cabo, no se trata solo de facturas, el potencial oculto acecha en muchos de los procesos de la empresa.