La estrategia decide

Las PYME alemanas impulsan continuamente el crecimiento económico del país. Muchas empresas regionales han dado el salto a los mercados internacionales en los últimos años y han aumentado notablemente su número de empleados en el proceso.

Pero la estructura organizativa y de procesos interna no siempre sigue el ritmo de la rápida expansión. Así lo relata Jean-Paul Wehrens, responsable de procesos empresariales estratégicos como socio de la consultora informática Apsolut:

"En la práctica, por desgracia, a menudo nos encontramos con que, en lugar de procesos empresariales y sistemas informáticos uniformes en todos los países, predominan el pensamiento en silos y las soluciones aisladas".

Las organizaciones de compras también sufren esta situación. Por un lado, las tendencias a la concentración en el mercado de las compras y la creciente presión competitiva hacen necesario que las compras asuman una función cada vez más creadora de valor en las empresas.

Especialmente el mantenimiento y fortalecimiento de las relaciones con los proveedores están cobrando importancia para aumentar la calidad de las entregas y reducir los riesgos de aprovisionamiento, así como los costes de los procesos operativos.

Por otra parte, en muchas PYME no se puede aumentar el potencial de la gestión de proveedores con SAP porque faltan importantes requisitos previos organizativos, estructurales y funcionales.

Para contrarrestar estos déficits, las empresas deben combinar un proyecto de introducción planificado con varias medidas.

Para planificar e implantar con éxito la gestión de proveedores SAP, primero deben definirse y coordinarse todas las medidas pertinentes en todos los departamentos y países: Sólo así se conseguirá la aceptación en toda la empresa de los nuevos procesos empresariales soportados por el sistema.

Para ello, debe formarse un equipo central compuesto por representantes de todos los departamentos implicados y desarrollarse un entendimiento común sobre el valor añadido que debe aportar la futura solución. La dirección también debe llevar la nueva estrategia de gestión de proveedores y comunicarla a los empleados.

En un segundo paso, los procesos objetivo deben derivarse de la estrategia de gestión de proveedores, en consonancia con la estrategia de compras e informática de la empresa.

Para implantar sin problemas los nuevos procesos, debe instalarse un sistema de gestión del cambio que prepare sistemáticamente a los empleados para sus nuevas funciones y tareas en la gestión estratégica de los proveedores.

Para mejorar los procesos de coordinación a largo plazo, es aconsejable establecer funciones de interfaz fijas entre TI y Compras. Esto es indispensable, sobre todo en las medianas empresas, donde la comunicación entre ambos departamentos a menudo sólo tiene lugar a demanda.

Además, es aconsejable reunir todas las futuras funciones básicas y clave en un solo lugar, en un departamento central de compras. Si se instalan los nuevos procesos de gestión de proveedores, hay que asegurarse de que interactúen a la perfección con los procesos de compras adyacentes, por ejemplo con las licitaciones, las subastas, la gestión de contratos, la elaboración de informes, la distribución de datos en sistemas backend y la creación de portales de proveedores globales.

Al seleccionar un sistema, los responsables de TI deben prestar atención no sólo a la gama de funciones, sino también a la perfecta integración en la estrategia, los procesos y el entorno informático de la empresa.

"¿En las instalaciones o en la nube?"

Esta es la pregunta que se hacen muchas empresas que planean introducir la gestión de proveedores de SAP.

El hecho es que el escepticismo que existía en las empresas alemanas hacia este modelo de referencia hace apenas un año ha desaparecido en gran medida, incluso en las compras basadas en SAP. Los amplios conceptos de seguridad han contribuido a reducir el temor generalizado al robo y la manipulación de datos en la nube.

Por otro lado, SAP ha estado trabajando a toda máquina para añadir las funciones y opciones de integración inicialmente ausentes de las soluciones en la nube de Ariba en los entornos de sistemas SAP existentes.

En la nueva Business Suite S/4, el objetivo es integrar al máximo las soluciones Ariba en los sistemas backend de SAP. Pero, ¿para qué usuarios es más adecuado cada modelo de referencia?

Jean-Paul Wehrens, de Apsolut, aconseja a las empresas que combinen soluciones locales y en la nube en entornos híbridos adaptados a sus necesidades individuales:

"Esto permite a los usuarios combinar lo mejor de ambos mundos, aprovechando las soluciones de Ariba sin tener que retocar sus sistemas SAP existentes y exponer sus inversiones."

De este modo, las soluciones Ariba basadas en la nube están en plena consonancia con la tendencia hacia procesos ajustados de mejores prácticas que ofrecen a las empresas poco margen de expansión, pero procesos de adquisición más eficaces y eficientes.

El eje para un comienzo sin problemas en la gestión de proveedores con SAP son los datos maestros. Por lo tanto, las empresas deben ocuparse desde el principio de la armonización de la información entre ubicaciones en un sistema SAP global.

"Cualquier proyecto de datos maestros debe comenzar algún tiempo antes que el proyecto de gestión de proveedores propiamente dicho y desarrollarse en paralelo con él"

Jean-Paul Wehrens esboza el marco temporal ideal.

Concretamente, esto significa: Para que una empresa pueda empezar con un maestro de proveedores depurado, los datos maestros deben estar armonizados como muy tarde en el momento de la utilización productiva de la gestión de proveedores SAP.

Esto también crea el requisito previo para que los proveedores existentes puedan encargarse ellos mismos de una parte significativa del mantenimiento de los datos maestros, mientras que los nuevos proveedores son calificados por las organizaciones de compras a través de sus datos maestros y distribuidos a los sistemas SAP adyacentes. Los flujos de trabajo estructurados garantizan que la información se enriquezca, distribuya y actualice eficazmente.