La desconexión forma parte de la estrategia

La desconexión forma parte de la estrategiaLas empresas mundiales operan en un entorno de mercado extremadamente dinámico que está experimentando cambios drásticos como resultado de la digitalización, tal vez como nunca antes. Por tanto, se enfrentan al problema de que su propio panorama informático es a la vez una maldición y una bendición.

Una bendición, porque la TI corporativa se está convirtiendo en el componente central de la propia cadena de valor y del modelo de negocio en general. Una maldición, porque en muchos casos es demasiado heterogénea para cumplir realmente su función estratégica.

Esta heterogeneidad no es el resultado de decisiones equivocadas en el pasado. Más bien surge casi inevitablemente, sobre todo cuando las empresas crecen y operan a escala internacional.

Durante mucho tiempo, las nuevas ubicaciones o adquisiciones eran sinónimo de ubicaciones y sistemas informáticos locales. Además, había y hay leyes locales que exigen que cierta información, ya sean datos o documentos, se almacene dentro de las fronteras del país.

Lo que es cierto para casi todas las empresas con actividad internacional lo es especialmente para Deutsche Telekom. Con unos 165 millones de clientes de telefonía móvil, 28,5 millones de conexiones de red fija y 18,5 millones de conexiones de banda ancha, el grupo con sede en Bonn es uno de los principales proveedores integrados de telecomunicaciones del mundo y está representado en más de 50 países.

Alrededor de dos tercios de la facturación del Grupo, de 73 100 millones de euros en 2016, fueron generados por los más de 218 000 empleados fuera de Alemania.

Complejidad: el nudo gordiano de la era digital

La complejidad de una estructura corporativa global de este tipo se refleja en la correspondiente complejidad del panorama informático, a menos que el departamento de TI tome medidas estratégicas para contrarrestarla.

En este contexto, nunca se insistirá lo suficiente en la palabra "estratégica". Porque una estrategia implica un horizonte de planificación a largo plazo y requiere inversiones. Para ambas cosas, la organización de TI necesita el pleno respaldo y el apoyo activo del consejo de administración.

"Muchas empresas rehúyen abordar el crecimiento incontrolado histórico y empresarial de las TI. Y con razón: al fin y al cabo, esta tarea se asemeja a cortar el nudo gordiano".

Tibor Kosche, Vicepresidente Internacional de Ventas Cloud de T-Systems Data Migration Consulting (DMC), lo sabe por experiencia propia; en DMC es responsable del proyecto de desmantelamiento de los sistemas heredados de Deutsche Telekom.

"Pero quienes quieran conquistar nuevos horizontes en la era de la digitalización deben aceptar este reto y cambiar y simplificar el panorama informático desde la base.

También Alejandro Magno no pudo iniciar su marcha triunfal en Asia hasta haber cortado el nudo de un golpe en lugar de desatarlo lentamente".

La organización de TI de Deutsche Telekom asumió esta gigantesca tarea en 2012 y obtuvo la aprobación incondicional del consejo de administración del grupo para el proyecto. En un proyecto de varios años de duración, al que se dio el elocuente nombre de "One.ERP", el número de tres dígitos de los sistemas ERP existentes debía reducirse a una única solución ERP central.

Todo especialista en ERP sabe que una simplificación de este tipo es en sí misma muy complicada. Porque uno de los puntos más delicados de un proyecto de este tipo es la cuestión de qué debe ocurrir con los sistemas heredados una vez que los datos se han transferido al nuevo sistema central.

"En principio, hay tres respuestas a esta cuestión. Los sistemas heredados seguirán funcionando y manteniéndose mientras la información almacenada en ellos deba conservarse por ley.

En segundo lugar, los sistemas heredados pueden congelarse en una especie de "cápsula del tiempo" como una aplicación en un entorno virtual, almacenarse en un DVD u otro soporte y arrancarse cuando sea necesario, de nuevo hasta el final del periodo de conservación.

Otra opción es separar la información almacenada de la aplicación original con la posterior explotación de los datos y documentos extraídos en una plataforma independiente".

Tibor Kosche lo explica.

Centralización a través de la historización

Cada una de las tres variantes tiene ventajas e inconvenientes específicos. La simple continuación del funcionamiento es sin duda la más cara, pero los errores de programa y las lagunas de seguridad pueden corregirse y cerrarse.

Al encapsular las aplicaciones heredadas, los costes operativos se reducen prácticamente a cero, pero esto también congela los errores y lagunas del programa. Otro riesgo es que ya no se puedan realizar los ajustes necesarios del sistema, por ejemplo, porque cambien los requisitos legales o se añadan otros nuevos, como el actual Reglamento Europeo de Protección de Datos (GDPR de la UE).

Por último, en el tercer escenario se incurre en costes de funcionamiento. Aunque estos son considerablemente inferiores a los costes de explotación de los sistemas heredados, aquí todo depende del alcance funcional de dicha plataforma de información.

En particular, cabe mencionar aquí la capacidad de extraer realmente toda la información de los sistemas heredados y los archivos de documentos conectados, es decir, no sólo los datos, sino también los documentos que se almacenan en un sistema SAP, por ejemplo. Porque éste es el requisito básico para el desmantelamiento de los sistemas heredados.

La segunda es preservar la lógica de los datos y documentos transferidos. Por tanto, en este contexto tiene más sentido hablar de historización, a diferencia del archivado clásico, en el que se sigue accediendo al archivo a través de la aplicación original.

Deutsche Telekom, o más concretamente: la división Telekom IT - GHS/ERP Solutions, examinó las tres variantes en un análisis exhaustivo. Los costes no fueron el único criterio decisivo.

Evitar riesgos legales era al menos igual de importante. Según Tibor Kosche, estas eran algunas de las consideraciones de la época:

"Aunque el desmantelamiento de los sistemas heredados y la implantación de una plataforma central de información era conceptualmente lo más adecuado para la estrategia 'One.ERP', había otras cuestiones que abordar.

• ¿Cómo es compatible una plataforma central con la normativa legal sobre localización de datos?
• ¿Pueden almacenarse de forma fuertemente encriptada datos que requieran una protección especial?

Al fin y al cabo, el gobierno federal también es uno de los clientes del grupo y se aplica el secreto de las telecomunicaciones".

Para empeorar las cosas, sólo un puñado de proveedores puede aportar una solución para separar los sistemas de información y de origen.

Si una decisión tomada en favor de un proveedor resultaba ser un error en el proyecto, sólo se dispondría de unas pocas alternativas, si es que eran equivalentes. Por tanto, había que examinar con especial detenimiento las ofertas disponibles.

Prueba de fuego de la aceptación

La aceptación de los usuarios es crucial en todo proyecto informático. Y no se trata sólo de la aceptación de quienes trabajan a diario con el sistema que se va a sustituir, sino también de quienes sólo acceden a él ocasionalmente, como los auditores internos o externos.

Porque el reaprendizaje es tanto más difícil cuanto menos se practica. Por lo tanto, lo importante no son solo los conocimientos técnicos, sino sobre todo los profesionales del socio de aplicación.

"Sólo quienes hablan el lenguaje de los usuarios empresariales y pueden demostrar en apoyo que realmente entienden de lo que se habla pueden ganarse a los expertos de los departamentos empresariales".

Kosche lo sabe.

"Esta habilidad es sin duda una de las razones por las que la reticencia inicial y al mismo tiempo típica de los usuarios ha dado paso ahora a una mayor satisfacción".

Telekom IT - GHS/ERP Solutions, junto con Detecon y T-Systems Data Migration Consulting, ha desarrollado un procedimiento estándar para el cierre de aplicaciones de TI utilizando la plataforma JiVS para transferir datos y documentos de los sistemas heredados.

Una parte importante de este procedimiento es la definición de vistas sobre la información historizada, que reflejen y preserven la lógica empresarial original. En el sistema estándar, SAP proporciona numerosas vistas estándar, pero sólo las variantes de modo de lectura pura se ponen en cuestión para la historización; después de todo, una vez que la información se ha historizado, no puede modificarse posteriormente.

Estas vistas específicas de SAP también están disponibles en JiVS, por lo que sólo es necesario implementar unas pocas vistas de desarrollo propio como parte del proyecto, lo que reduce significativamente el esfuerzo del proyecto.

"Por regla general, podemos hacer corresponder el 95% de las vistas definidas con los departamentos especializados con las vistas estándar de JiVS. Mientras que un proyecto de retirada de una gran aplicación informática suele durar más de doce meses, al final, junto con la transferencia de datos automatizada en gran medida, conseguimos historizar los datos de un sistema heredado en Deutsche Telekom en una media de seis a ocho semanas".

afirma Tibor Kosche con confianza.

La ventaja es que JiVS puede utilizarse para cerrar no sólo los sistemas SAP existentes para ERP, etc., sino también los de otros fabricantes o desarrollos propios. Deutsche Telekom ya ha tenido experiencias positivas en este sentido y ha cerrado soluciones individuales e IBM Optim.

Entretanto, Telekom IT ha desconectado más de 100 sistemas heredados. Si era necesario historizar los datos, se hacía en la plataforma JiVS en la mayoría de los casos.

El Modelo de Procedimiento de Jubilación abarca el procedimiento completo de un cierre y tiene tanto éxito que ha sido certificado por la empresa auditora PWC.

Sin embargo, el proyecto pasó la verdadera prueba de fuego con una auditoría de la Agencia Tributaria. Cabe destacar en este contexto que parte de la información solicitada por los auditores ni siquiera se almacena en el lugar de implantación de la plataforma central JiVS, sino en bases de datos locales in situ, allí donde lo exige la legislación estatal.

Estos éxitos también son recibidos positivamente por el consejo de administración del grupo. Entretanto, el procedimiento estándar de desmantelamiento de sistemas heredados ha recibido el acertado nombre de "Retirada" y forma parte de la estrategia "Telekom IT".

Esto permite al grupo de Bonn reducir la complejidad de sus sistemas informáticos y ahorrar costes operativos por valor de dos dígitos al año. Por cierto, el volumen de datos y documentos históricos se sitúa ahora en el rango superior de terabytes de dos dígitos.

"En 2019, esperamos alcanzar la marca de los 100 TB".

añade Tibor Kosche.

No obstante, el número de usuarios de JiVS es actualmente manejable, en torno al centenar. Dado que rara vez es necesario acceder a la información histórica, sólo se conceden los derechos correspondientes a unos pocos usuarios por departamento.

Bases para la innovación y la seguridad jurídica

Sin embargo, las ventajas empresariales de un entorno informático centralizado van mucho más allá del ahorro de costes. Por ejemplo, la centralización permite una amplia normalización de los procesos más allá de las fronteras departamentales y nacionales.

Esto no sólo aumenta la transparencia para los respectivos responsables de la toma de decisiones, sino que también garantiza y eleva la calidad en los procesos individuales.