Calidad de los datos: la base de las finanzas

Una sola partida abierta incorrecta, un valor de depreciación que falta o una cuenta de mayor asignada incorrectamente pueden distorsionar significativamente el balance de apertura durante la transformación a S/4 Hana. El resultado es el aplazamiento de los plazos, las consultas del auditor y las escaladas internas. Aquí es precisamente donde entra en juego SAP Data Migration Cockpit: se trata de una herramienta estándar proporcionada por SAP que migra los datos maestros y de transacciones al nuevo sistema S/4 Hana con validación técnica.

Está integrado en el sistema desde la versión 1709, tanto en la nube como en las instalaciones, y actualmente comprende más de 150 objetos de migración predefinidos para la transferencia directa (versión 2023), más de 52 de los cuales están directamente relacionados con FI y CO, lo que permite una migración estructurada y limpia al sistema de destino.

Ámbito y enfoques técnicos

Objetos como los interlocutores comerciales, incluidas las vistas de sociedades, las cuentas de mayor con asignación de planes de cuentas, los activos fijos, incluidos los valores de adquisición, las claves de amortización y los valores de fecha clave, así como todas las partidas abiertas del libro mayor/deudores o acreedores y las contabilizaciones CO son especialmente relevantes para la contabilidad financiera.

Existen dos métodos técnicos: El método de puesta en escena se basa en plantillas XML que el Cockpit de migración de datos ofrece para su descarga. Una vez rellenados manualmente, los archivos XML pueden cargarse de nuevo en el cockpit. Este método es especialmente adecuado para datos procedentes de sistemas externos o para volúmenes de datos manejables.

El método de transferencia directa establece una conexión en directo con un sistema fuente SAP a través de una conexión RFC. A continuación, los datos que deben migrarse se seleccionan en el cockpit, se asignan y se migran al sistema de destino. Esto significa que el proceso de migración está claramente definido para ambos enfoques: Selección de datos (ya sea en transferencia directa en el propio cockpit o en el enfoque de puesta en escena en el sistema fuente a nivel de tabla) - Extracción de datos (sólo relevante en el enfoque de puesta en escena) - Carga/carga de datos - Preparación/mapa - Simulación - Migración.

SAP Data Migration Cockpit: La herramienta integrada en S/4 soporta la migración estructurada y estandarizada de datos maestros y de transacciones desde sistemas SAP y no SAP a un sistema S/4.

Este proceso estándar es especialmente importante para las auditorías, ya que todos los pasos son trazables. Los registros de errores se guardan y también pueden consultarse después de la migración. Al tratarse de una herramienta estándar de SAP, no se requieren conocimientos de programación, pero un consultor de SAP con experiencia y conocimientos del Data Migration Cockpit debería realizar/acompañar la migración. El manejo es sencillo y se puede acceder a los datos mediante archivos XML o acceso directo al sistema.

El proceso estandarizado del proyecto en seis fases: El proceso sigue una secuencia claramente definida y documentada. En el enfoque por etapas, se rellena la plantilla. En la variante de transferencia directa, se realiza una selección detallada. Al cargar los datos, el sistema comprueba inmediatamente los campos obligatorios y los enlaces de las tablas. En el paso de asignación, las estructuras antiguas se asignan a los nuevos valores, que luego deben completarse o reajustarse manualmente o mediante la carga XML de los valores de asignación. El paso decisivo es la simulación: aquí, los datos se pasan primero por el sistema de destino a modo de prueba.

De este modo, en la primera iteración de la simulación pueden detectarse errores típicos, como períodos de migración no abiertos, contracuentas bloqueadas o códigos fiscales que faltan. Tras una simulación sin errores, tiene lugar la migración productiva de todo el volumen, por lo que los datos simulados sin errores también pueden migrarse entre medias.

Los departamentos financieros aprecian especialmente la comprobación técnica integrada. El cockpit no sólo valida la coherencia técnica, sino que también comprueba la corrección empresarial: ¿Se encuentra la cuenta de mayor en el plan contable correcto? ¿Coinciden los ajustes de la cuenta con la acción de migración? ¿Está correctamente configurado el segmento de transferencia de datos antiguos en la Contabilidad de activos fijos? Cada paso del proceso se registra en su totalidad y está disponible para auditorías internas y externas en cualquier momento.

Valor añadido: validación profesional

A diferencia de muchas herramientas de la competencia, no se trata de una migración de bases de datos puramente técnica, sino de una migración relacionada con la contabilidad. Por ejemplo, el Data Migration Cockpit comprueba y valida la configuración de las cuentas de mayor. Si la configuración de la cuenta de mayor o del proveedor/cliente (interlocutor comercial) no se corresponde con el proceso, la simulación se ejecuta en busca de errores. Importante: La simulación puede repetirse tantas veces como sea necesario, por ejemplo cuando se ha rectificado un mensaje de error, para comprobar si la solución ha tenido éxito.

Un procedimiento probado es que la primera simulación sólo se realiza con alrededor del diez por ciento de los registros de datos. El motivo es que los errores graves pueden detectarse y rectificarse en una fase temprana: por ejemplo, el periodo de migración no está abierto, la cuenta del contador de migraciones está bloqueada o faltan asignaciones básicas.

Al mismo tiempo, se evita que la ejecución de la simulación se prolongue innecesariamente. Los registros de datos sólo deben migrarse al sistema de destino una vez que la simulación haya tenido éxito para todos los registros de datos. La experiencia ha demostrado que el procesamiento de enormes cantidades de datos prolonga la fase de simulación.

La fase de simulación de un proyecto de migración con el Data Migration Cockpit (a excepción de la preparación de los archivos de carga en el enfoque de puesta en escena) es la fase que más tiempo consume en el proceso de migración, ya que la experiencia ha demostrado que son necesarias varias iteraciones de simulación hasta que se hayan rectificado todos los errores y la calidad de los datos permita la migración. Las extensiones altamente personalizadas (campos Z) también pueden definirse y configurarse en los ajustes del Data Migration Cockpit. En entornos de sistemas muy personalizados o proyectos con varios millones de registros de datos, la herramienta estándar alcanza sus límites.

Recomendación de proyectos de financiación

El Cockpit de migración de datos SAP es siempre la primera opción si los datos se ajustan al estándar SAP y el sistema de origen es un sistema SAP. Los sistemas de origen que no son SAP también se pueden migrar utilizando el enfoque de tablas de preparación. Se recomienda un enfoque híbrido para sistemas heredados muy personalizados o volúmenes de datos extremadamente altos: Objetos estándar a través del cockpit, casos especiales a través de una herramienta ETL profesional.

Conclusión: 

SAP Data Migration Cockpit es una potente herramienta gratuita para la transferencia conforme de datos financieros a SAP S/4 Hana, siempre que la simulación se lleve a cabo de forma coherente con una cuota de datos representativa y se corrijan todos los errores, además de que el departamento especializado realice una validación detallada. Los proyectos que siguen estos dos principios consiguen fechas de entrada en funcionamiento predecibles.

SAP Data Migration Cockpit - Ventajas

SAP Data Migration Cockpit permite realizar una migración de alta calidad cerca del sistema con la máxima transparencia y el mínimo esfuerzo técnico.

Lo más destacado:

• Objetos de migración predefinidos,
  Plantillas estándar, descripciones de campos y sugerencias de asignación para maestros de activos, cuentas de mayor y partidas abiertas, por ejemplo.
• Proceso transparente y a prueba de auditorías: proceso claro: cargar - mapear - simular - migrar; todos los pasos y registros de errores son trazables permanentemente.
• No requiere programación: Interfaz fácil de usar, no se requieren conocimientos de programación si no hay campos Z implicados.
• Validación funcional sólida (no sólo técnica): La ejecución de la simulación comprueba la calidad de los datos y la personalización, detecta, por ejemplo, configuraciones de cuenta incorrectas, periodos bloqueados, etc.
• Integración perfecta con S/4: en la nube y en las instalaciones, utiliza directamente todas las configuraciones y validaciones de SAP.
• El paso de calidad más importante: la simulación: migración de prueba sin cambios en los datos, repetible tantas veces como sea necesario. Recomendación: primera ejecución con sólo alrededor del diez por ciento de los datos.

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