La automatización como catalizador

Cuando los directivos anuncian en una reunión que la empresa va a cambiar su sistema ERP en los próximos meses, es probable que muy pocos empleados se alegren. Estructurar los datos, revisar los procesos, establecer nuevos procesos y, por último, aprender a utilizar el nuevo software, todo ello mientras se realizan las tareas cotidianas del trabajo. Esto puede suponer un reto tanto para la dirección como para los empleados.

UiPath es una empresa tecnológica ágil y de rápido crecimiento. Desarrollamos software asistido por IA para la automatización de procesos. Nuestros equipos están acostumbrados a analizar, cuestionar y optimizar procesos, pero incluso en nuestra empresa, con cerca de 4.000 empleados en todo el mundo, algunos equipos tenían respeto por este reto.

Automatización asistida por IA

Iba a ser un proyecto global, pero no en toda la empresa por el momento: Con la ayuda de nuestros robots de software, primero queríamos implantar SAP S4/Hana en el departamento financiero. No obstante, fue un trabajo duro. El paso a un sistema SAP era necesario porque dependemos de un ERP estable para poder llevar a cabo nuestros proyectos y ampliar la empresa a escala mundial.

En UiPath, llevamos mucho tiempo utilizando nuestras propias automatizaciones -se anima a todos los empleados a enviar ideas para posibles automatizaciones al llamado Centro de Excelencia -el equipo que programa y gestiona las automatizaciones- o a desarrollar sus propias automatizaciones sencillas dentro de nuestro programa Citizen Developer. Rápidamente llegamos a la conclusión de que esta migración debía llevarse a cabo con el apoyo de la automatización de procesos asistida por IA.

Sin embargo, como no somos expertos en SAP, contratamos a Deloitte para este proyecto. El equipo asumió la gestión de este enorme proyecto, nos apoyó con su experiencia en SAP y se aseguró de que se cumplieran todos los requisitos normativos para las auditorías.

Fase 0: Obtener una visión de conjunto

Antes de comenzar la migración, los equipos de TI, Finanzas y Deloitte se reunieron para iniciar el proceso de descubrimiento: ¿Qué carencias de productos observamos en el ERP actual? ¿Qué flujos de trabajo se verán afectados por la migración y cómo cambiarán? ¿Cómo pueden optimizarse los procesos? ¿Y cómo deben diseñarse las nuevas interfaces de usuario?

Por ejemplo, utilizamos la minería de tareas para examinar más de cerca los flujos de trabajo existentes en el departamento financiero. Esta herramienta analiza cada paso que los empleados realizan en su día a día e identifica patrones que son adecuados para la automatización. Descubrimos que tareas como la comprobación y aprobación de facturas pueden simplificarse enormemente mediante la automatización.

La pieza central: diseño y construcción

Durante el análisis, decidimos implantar únicamente Clean Core de SAP para utilizar un sistema estable, escalable y con menos mantenimiento, que pudiéramos implantar más rápidamente y complementar con nuestras propias automatizaciones de procesos. Como UiPath y SAP son socios, existe desde hace tiempo una interfaz de programación entre la plataforma UiPath y SAP, lo que facilita la integración de las automatizaciones. Una vez especificados nuestros requisitos para el nuevo ERP y analizados los procesos existentes, la fase de "diseño y construcción" consistió en configurar SAP y programar nuestras automatizaciones.

Enfoque ágil

Elegimos un enfoque ágil a la hora de implantar SAP: somos una empresa dinámica, así que queríamos poder fallar con rapidez para poder hacer ajustes rápidamente sin estancar el progreso. También utilizamos el enfoque de "automatización primero" dentro de UiPath: nuestros empleados están formados para utilizar, identificar y crear automatizaciones por sí mismos. Por lo tanto, sólo hubo un pequeño obstáculo a la hora de mostrar a nuestros compañeros las nuevas automatizaciones y formarles en su uso.

Nuestro objetivo constante es facilitar el trabajo a los empleados. La automatización del software debe liberarles del trabajo manual y repetitivo y agrupar y analizar grandes cantidades de datos para que las personas tengan más tiempo para ocuparse de tareas de más alto nivel mientras sus colegas robotizados realizan un trabajo preparatorio sin errores.

Los robots informáticos no cometen errores. Básicamente, estamos hablando de algoritmos que, una vez configurados correctamente, ejecutan los mismos procesos una y otra vez - por ejemplo: buscar en el correo entrante si contiene documentos de facturas, analizarlos, abrir SAP e introducir allí el documento. El principio de "human in the loop" es importante: en cuanto el robot informático detecta una anomalía y el programa no puede continuar, envía una notificación al usuario correspondiente.

Pruebas: cuatro veces más rápido

La fase de pruebas reveló el verdadero valor de nuestras soluciones de automatización. Nuestro paquete de pruebas de aplicaciones comprueba los procesos de forma automática y continua. Mientras que los procesos de prueba convencionales requieren comprobaciones manuales e intervenciones frecuentes, pudimos automatizar en gran medida las pruebas con la ayuda de nuestros robots de software. Los robots realizaron pruebas de extremo a extremo de los nuevos procesos SAP. Los procesos defectuosos se identificaron inmediatamente y nuestro equipo pudo realizar ajustes proactivos. Como "humanos en el bucle", los empleados pudieron asegurarse de que todos los procesos estaban configurados correctamente y funcionarían sin problemas una vez implantado el nuevo SAP.

Fase de pruebas abreviada

En muchas empresas, las pruebas de software son una tarea manual y, por tanto, muy tediosa. Por falta de tiempo y recursos, a menudo el software no se despliega totalmente probado. Esto provoca interrupciones en las operaciones porque los procesos no se ejecutan o se ejecutan incorrectamente. Mientras que una fase de pruebas normal en la migración a SAP lleva entre cuatro y seis meses, pudimos completar las pruebas en sólo un mes y medio gracias a la automatización. Esto dio al proyecto un impulso significativo en velocidad.

¿Empleados a bordo?

A pesar de la cuidadosa planificación y automatización, el proyecto no estuvo exento de dificultades. Un obstáculo fue la normal y comprensible resistencia al cambio por parte de algunos empleados. Acostumbrarse a un nuevo software y a nuevos procesos requiere esfuerzo, sobre todo para las personas que se sienten muy cómodas con las rutinas y son reacias a desviarse de ellas. Conseguir que los empleados se comprometan es tan importante con la migración a SAP como con cualquier otro proceso importante, al igual que la implementación técnica. Afortunadamente, nuestros empleados son muy expertos en tecnología. No obstante, por supuesto hay que formar a los empleados del equipo financiero para que puedan trabajar con el nuevo SAP lo más rápido y sin frustraciones posible.

La puesta en marcha

Nuestra primera puesta en marcha tuvo lugar en agosto de 2024, cuando las primeras 36 entidades jurídicas se transfirieron a SAP S/4 Hana. Tardamos menos de un año desde el inicio del proyecto hasta la primera puesta en marcha, gracias a nuestras automatizaciones. Durante la migración, desarrollamos nuevas funciones, automatizaciones y mejores prácticas, que más tarde resumiremos en un Automation Playbook junto con Deloitte. Esto puede servir a otras empresas como base para un proyecto similar en el futuro.

Del 50 al 90

Gracias a los numerosos procesos automatizados, los empleados pueden trabajar ahora con mucha más eficacia: Antes del cambio, la mitad de las tareas del departamento de Tesorería se realizaban manualmente; tras el cambio, hasta el 90% del trabajo está automatizado.
La situación es similar en contabilidad, donde antes el 60% de las tareas se realizaban manualmente y el porcentaje se ha reducido al 20% desde el uso de SAP y la automatización de procesos. Ahora los equipos pueden concentrarse más en tareas estratégicas, como el análisis de datos financieros o la gestión de flujos de caja complejos.

Clean core o núcleo limpio

En los próximos meses se migrarán a SAP cinco unidades más y se ampliarán aún más las automatizaciones. La migración a SAP S/4 Hana fue sin duda uno de los mayores retos informáticos que UiPath ha dominado hasta la fecha. El enfoque de núcleo limpio en combinación con nuestras propias soluciones de automatización nos permitió realizar el proyecto en un tiempo récord y, al mismo tiempo, sentar las bases de un ERP estable y escalable a largo plazo".

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