Puesta en marcha del KI-S/4

Más allá del bombo publicitario que rodea a la inteligencia artificial, cada vez es más evidente que el uso específico de la tecnología de IA permite aumentar de forma tangible la eficiencia en proyectos ERP complejos. Especialmente en proyectos de transformación como las migraciones S/4, la IA puede reducir significativamente la carga de los clientes SAP existentes y acelerar los procesos. Esto supone un ahorro cuantificable de tiempo y costes, así como un aumento de la calidad en las fases críticas del proyecto.

Un excelente ejemplo de este potencial de la IA es el proyecto recientemente finalizado en un cliente de Ososoft. Aquí, las ventajas de la IA
El uso de S/4 Hana en un proyecto complejo de transformación de S/4 Hana puede demostrarse en condiciones reales.

Dominar la complejidad: migración a S/4 de una empresa global de construcción. Nuestro cliente, una empresa de construcción con una facturación anual de más de diez mil millones de euros y más de 30.000 empleados en más de diez países, se enfrentaba a problemas típicos en medio de su transformación a S/4: cambios y procesos insuficientemente documentados, falta de documentos de formación, carencia de casos de pruebas y pruebas de regresión. Estos déficits eran el resultado de la escasez de personal especializado y de la doble carga que suponían para el departamento especializado las tareas cotidianas del negocio y las del proyecto.

Durante esta fase crítica del proyecto, quedó claro que se necesitaban soluciones innovadoras para garantizar su éxito. Recomendamos el uso de inteligencia artificial para optimizar las tareas que consumían más recursos. La atención se centró en la creación acelerada y asistida por IA de pruebas, documentación y documentos de formación, aliviando al mismo tiempo al departamento especializado.

Automatización inteligente

Nuestro planteamiento se basaba en tres pilares: en primer lugar, la recogida eficaz de datos mediante grabaciones de procesos específicos; en segundo lugar, el procesamiento asistido por IA para generar casos de prueba, documentación y materiales de formación; y en tercer lugar, el multilingüismo. Mediante entrevistas cortas y específicas (una media de 30 minutos por proceso), recogimos datos detallados sobre los flujos y modificaciones de los procesos. Utilizamos estos datos para generar casos de prueba precisos con ayuda de IA, crear documentación técnica y centrada en el usuario y elaborar material de formación personalizado en seis idiomas.

Buenas prácticas basadas en la IA

La clave del éxito residió en la combinación de una recopilación de datos eficiente y un procesamiento asistido por IA. En lugar de talleres que requieren mucho tiempo, pusimos en marcha un proceso ágil y estructurado de recopilación de información. Mediante entrevistas breves y específicas con personas clave, pudimos recopilar datos detallados sobre flujos de procesos, modificaciones técnicas y mejores prácticas. Con una duración media de sólo 30 minutos por proceso, pudimos minimizar la carga del departamento especializado y, al mismo tiempo, crear una base de datos sólida y coherente para nuestros sistemas de IA.

Utilizamos los datos creados de este modo para optimizar fundamentalmente tres áreas básicas. En el área de pruebas, desarrollamos un módulo de IA que analiza los requisitos, selecciona los procesos pertinentes y genera casos de prueba precisos. Estos se transfieren directamente al software de automatización utilizado, lo que acelera considerablemente el proceso de pruebas.

Documentación y modificaciones

Para la documentación, primero integramos las directrices de autoría específicas de la empresa en nuestro sistema de IA. Esto nos permitió crear dos tipos de documentación: la documentación técnica, que recoge con precisión todos los cambios, modificaciones y aspectos de personalización de un proceso, y la documentación centrada en el usuario, que se centra en el flujo del proceso y contiene información de fondo detallada y explicaciones específicas de cada departamento.

En el área de formación, nuestro sistema utilizó la documentación creada para generar materiales de formación personalizados. Creaba automáticamente presentaciones y vídeos que podían personalizarse para distintos grupos de usuarios. El sistema tenía en cuenta factores como la granularidad, los conocimientos previos y la complejidad para controlar el enfoque de los respectivos cursos de formación y atender así a las necesidades del respectivo grupo destinatario.

El multilingüismo integrado resultó ser una ventaja particular: todos los materiales generados -desde los casos de prueba y la documentación hasta los materiales de formación- podían crearse en seis idiomas diferentes en función de los requisitos. Esto permitió un despliegue internacional fluido y acelerado del sistema S/4 Hana sin ningún trabajo adicional para el departamento especializado o los proveedores de servicios de traducción externos.

Este enfoque permitió crear materiales personalizados de alta calidad, con un impacto mínimo en el departamento especializado. El uso de la IA no solo aumentó la eficiencia, sino que fue un auténtico catalizador que cambió radicalmente la dinámica del proyecto y estableció nuevos estándares en términos de rentabilidad.

Éxito mensurable de los proyectos con IA

En general, nuestro enfoque basado en la IA produjo mejoras cuantificables en las áreas del proyecto afectadas y contribuyó significativamente a cumplir los hitos críticos. En tan solo tres días se pudieron generar materiales cuya elaboración convencional habría llevado unos 180 días-hombre. Este enorme ahorro de tiempo permitió cumplir los hitos críticos a pesar de la escasez de recursos e incluso llevar a cabo medidas adicionales de garantía de calidad.

Un reto inicial fue el escepticismo de los empleados ante la IA, en particular el miedo a ser sustituidos. A través de talleres y demostraciones, pudimos demostrar que la IA libera a los empleados de tareas repetitivas, no los sustituye. Esto fue esencial para la aceptación inicial del proyecto y el apoyo de los departamentos especializados.

Hubo mejoras significativas en cada una de las áreas centrales del proyecto: En pruebas, el esfuerzo necesario para crear casos de prueba se redujo en un 65%, mientras que la cobertura de las pruebas aumentó un impresionante 220%, lo que se tradujo en un aumento significativo de la seguridad del proyecto.

Material de formación

La creación de documentación técnica y de procedimiento se aceleró en más de un 80%, lo que dio lugar a una documentación más completa y actualizada. Se logró un ahorro de tiempo del 57% en la elaboración de material de formación, lo que permitió a los empleados familiarizarse con el nuevo sistema de forma más rápida y eficaz. Una gran ventaja de este enfoque fue la escasa carga de tiempo que supuso para el departamento especializado: con una media de sólo 30 minutos por proceso, los expertos pudieron aportar sus conocimientos de forma eficaz sin distraerse de sus tareas principales; en total, el departamento especializado pudo ahorrar unos 120 días-persona ya presupuestados gracias al uso específico de la IA. Esto contribuyó significativamente a la aceptación del proyecto y permitió al departamento centrarse en los aspectos críticos de la transformación.

Curiosamente, la calidad de los materiales generados superó incluso nuestras propias expectativas. Tras las dificultades iniciales, se caracterizaron por un alto nivel de coherencia, profundidad de detalles y orientación al grupo destinatario, impresión confirmada por los comentarios positivos de diversas áreas de la empresa. La información incorrecta y las alucinaciones se eliminaron casi por completo gracias a los datos facilitados.

Conclusión

El uso de la IA en este proyecto de transformación de S/4 Hana ha demostrado claramente que la inteligencia artificial no es solo una exageración, sino que puede ayudar definitivamente a dominar los complejos retos de las transformaciones digitales. El ahorro de tiempo y costes conseguido, así como el aumento cuantificable de la calidad en casi todas las fases del proyecto, demuestran el enorme potencial de esta tecnología.

Hay que destacar en particular el hecho de que el uso de la IA no se hizo a expensas de los empleados. Al contrario: la IA se hizo cargo de tareas repetitivas, aliviando la carga de los empleados y permitiéndoles concentrarse en actividades de mayor valor añadido. El resultado fue una mayor satisfacción de los empleados y, en última instancia, el éxito del proyecto.

Los conocimientos adquiridos en este proyecto sirven de valiosa base para futuros proyectos de transformación. El uso de la IA como catalizador estratégico desempeñará un papel cada vez más importante y ayudará a las empresas a completar su transformación digital de forma más eficiente y rápida.

ososoft.com