La IA se une a los Recursos Humanos

El trabajo moderno de RRHH no sólo se define por el uso de canales digitales para la contratación y las solicitudes, sino ya en el trabajo diario con documentos digitales de RRHH.

Para gestionarlos de forma óptima, no sólo hay que mejorar el puro archivo, sino todos los procesos durante todo el ciclo de vida de un documento.

Para ello, un expediente digital de personal debe cubrir muchas tareas relacionadas con los documentos, formularios o certificados: debe ser capaz de registrarlos y crearlos, gestionarlos, almacenarlos y emitirlos de forma segura.

"Una vez que una empresa ha decidido digitalizar sus expedientes de personal, no es el final de la historia. Muchos procesos que antes se hacían manualmente con más esfuerzo también deben ser digitalizables".

afirma Stefan Heins, Director General de Circle Unlimited.

Por ello, Circle Unlimited, como proveedor del expediente digital de personal cuSmarText HR, también ha incluido recientemente el reconocimiento OCR con capacidades de IA en su solución integrada en SAP.

"Esto significa que todos los documentos entrantes se reconocen, asignan y clasifican automáticamente. El programa puede enseñarse y adaptarse a las propiedades documentales individuales de la empresa".

dice Heins.

Si, por ejemplo, el candidato firma un contrato de trabajo, el programa reconoce automáticamente que se trata de un contrato de trabajo y si el documento está firmado.

Nómina digital

El envío digital del cálculo de nóminas, un generador de certificados y la visualización de un historial en el histórico de expedientes facilitan aún más el trabajo del personal.

"El envío digital de la nómina es un paso más hacia el trabajo de RRHH sin papel. Si un empleado opta por esta variante, recibe su nómina mensual por correo electrónico encriptado tras haber elegido previamente su contraseña personal"

explica Heins.

La mayor parte de la comunicación escrita con los empleados consiste en cartas, avisos, formularios que se basan rutinariamente en patrones existentes.

Por ello, al introducir una solución de expedientes digitales, éstos deben generarse automáticamente a partir de textos y formularios, con reglas definibles y consultas que individualicen el documento. Para muchas empresas, por ejemplo, la generación automatizada de certificados es una gran ventaja.

"El responsable de personal tiene acceso a un conjunto de pasajes de texto predefinidos. Basta con seleccionar el módulo de texto adecuado para calificar las distintas áreas de evaluación, de uno a cinco. Junto con los datos existentes en el expediente de personal, se crea un documento de referencia normalizado pero personalizado."

dice Heins.

Los documentos generados deben poder archivarse automáticamente en formato Word, Excel o PDF en el expediente o en el archivo mediante mecanismos estándar y almacenarse para su uso posterior.

Los expedientes de personal contienen muchos datos personales que sólo pueden protegerse con dificultad y con poca diferenciación en el caso de los documentos en papel.

"Hicimos mucho hincapié en el hecho de que cuSmarText HR proporciona una comprobación de autorización extremadamente detallada basada en el concepto de autorización de SAP, tanto para el acceso a través del sistema SAP, como a través de la web o de la app móvil."

dice Heins.

Compatible con DSGVO

Además, todas las entradas, modificaciones y anexos de un proceso deben registrarse a prueba de auditorías. Por supuesto, el expediente digital del personal también cumple la DSGVO. Un conjunto integrado de reglas ofrece la posibilidad de integrar periodos de uso diferenciados, periodos de bloqueo y mecanismos de eliminación automatizada para expedientes, clases y tipos de documentos.

En momentos predefinidos o tras el vencimiento de determinados plazos, los documentos y expedientes se purgan y eliminan automáticamente sin la intervención de un empleado, siempre que no se hayan almacenado manualmente notas de bloqueo específicas para su eliminación debido a determinadas situaciones excepcionales. Opcionalmente, los documentos pueden encriptarse para que el acceso también pueda restringirse a través de grupos de funciones con autorizaciones especiales.