Trabajo en equipo - automatización de procesos

La receta del éxito reside hoy en día en la automatización inteligente de los procesos con el apoyo de la robótica, que permite utilizar los recursos de forma eficaz, ahorrar tiempo y costes y gestionar los complejos procesos empresariales.

La automatización robotizada no es nueva: se utiliza en la producción desde hace mucho tiempo para aumentar la velocidad y la eficacia. Lo que va a cambiar, sin embargo, son los ámbitos de aplicación, cada vez más basados en software.

Según un estudio de Information Services Group (ISG), la automatización robótica de procesos (RPA) ya se utilizará en proyectos piloto o en pleno funcionamiento en el 72% de las empresas en 2019.

Lo que también demuestran los estudios actuales: El ROI de la RPA depende en gran medida de qué procesos empresariales se automatizan. A la hora de seleccionar y optimizar los procesos que prometen el mayor ROI, la tecnología de Big Data Process Mining puede contribuir de forma decisiva a promover el éxito.

RPA: Aprovechar las oportunidades existentes

Las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo caracterizan el trabajo diario de muchos empleados y desalientan las actividades productivas. La RPA puede poner remedio a esta situación: Las tareas rutinarias diarias, como la creación de facturas o el mantenimiento de los datos maestros, son asumidas por robots virtuales.

El potencial de ahorro de costes y tiempo que encierra la gestión totalmente automatizada de los procesos empresariales y el relevo de los empleados es enorme, como confirma el estudio de ISG: Utilizando RPA, los procesos empresariales pueden llevarse a cabo hasta diez veces más rápido.

Otra ventaja de los robots virtuales es su fiabilidad: se adhieren al flujo de trabajo especificado en todo momento. Esto aumenta la fiabilidad del proceso, así como su cumplimiento.

Sin embargo, las empresas sólo pueden beneficiarse plenamente de las ventajas de una implantación de RPA si la preparación es la adecuada. El primer paso consiste en identificar las áreas de negocio y los procesos que más se beneficiarán de la automatización... y el segundo, en definir las reglas que los sustentan.

El ejemplo de un centro de servicios, donde muchos empleados contabilizan facturas, revela la cantidad de tiempo que suele llevar preparar una implantación de RPA: las actividades repetitivas más adecuadas para la automatización sólo pueden identificarse buscando entre miles de procesos.

Con la minería de procesos, este esfuerzo manual puede evitarse: La tecnología es capaz de hacer transparentes los procesos empresariales internos con un clic de ratón y descubrir cuellos de botella y bucles.

De este modo, las empresas pueden filtrar los procesos repetitivos asociados a costes de proceso elevados y aprovechar todo el potencial de optimización de la RPA.

Minería de procesos y RPA

La minería de procesos no sólo ayuda a las empresas a identificar los procesos cuya automatización promete el mayor retorno de la inversión. Gracias a la minería de procesos, los procesos seleccionados pueden optimizarse de antemano y pueden evitarse de antemano los errores en la implantación de RPA.

Porque la RPA agiliza los procesos, pero no los mejora. Por lo tanto, si una empresa automatiza un proceso defectuoso, esto no aumenta la eficiencia: los procesos defectuosos sólo se ejecutan más rápido. La minería de procesos utiliza los datos de la empresa para reconstruir automáticamente los procesos reales y puede así descubrir y eliminar ineficiencias incluso antes de que se automatice un proceso.

Con esta nueva capacidad de visualización, la minería de procesos permite a las empresas aprovechar plenamente el potencial de mejora de la RPA.

Sin embargo, también hay que mencionar en este punto que la RPA está lejos de poder resolver todos los problemas relacionados con los flujos de procesos.

El factor humano también es importante cuando se trata de transformar procesos o sistemas en las empresas, palabra clave de la gestión del cambio. Sin embargo, la minería de procesos ayuda a encontrar la herramienta adecuada para optimizar un proceso defectuoso.

Mayor eficacia del proceso

En comparación con otras soluciones de automatización, las iniciativas de RPA ofrecen la ventaja de que pueden implantarse fácilmente sin tener que realizar ningún cambio en el entorno informático corporativo existente, por lo que prometen un rápido retorno de la inversión.

Una vez configurados, los procesos se vuelven altamente escalables gracias a la automatización inteligente. Así, un solo robot de software es capaz de hacer lo que de otro modo tendrían que hacer varios empleados.

La empresa de telecomunicaciones Vodafone demuestra cómo la minería de procesos y la RPA pueden utilizarse con éxito en paralelo. Vodafone cuenta con una red de proveedores muy ramificada - la situación en compras, donde se procesan numerosas transacciones y pedidos en paralelo, es correspondientemente compleja.

El uso de la minería de procesos permite cartografiar visualmente estos procesos de gran complejidad e identificar el potencial tanto de optimización como de automatización.

Además, los puntos de referencia actuales permiten predecir tanto el ahorro de tiempo como de costes de las iniciativas individuales de RPA. La supervisión continua de los robots de software garantiza en todo momento el retorno de la inversión de las iniciativas de RPA.