Trabajo en equipo y la automatización de procesos

Hoy en día, la receta del éxito reside en la automatización inteligente de procesos con el apoyo de la robótica, que permite aprovechar eficazmente los recursos, ahorrar tiempo y costes y gestionar procesos empresariales complejos. La automatización robótica no es nada nuevo: hace tiempo que se utiliza en la producción para aumentar la velocidad y la eficiencia. Lo que va a cambiar, sin embargo, son los ámbitos de aplicación, cada vez más basados en software. Según un estudio del Information Services Group (ISG), la automatización robótica de procesos (RPA) se utilizará en proyectos piloto o en pleno funcionamiento en el 72% de las empresas en 2019. Los estudios actuales también lo confirman: El ROI de la RPA depende en gran medida de qué procesos de la empresa se automatizan. A la hora de seleccionar y optimizar los procesos que prometen el mayor ROI, la minería de procesos con tecnología de big data puede contribuir decisivamente a promover el éxito.

Aprovechar las oportunidades existentes con RPA

Las tareas repetitivas que consumen mucho tiempo caracterizan la jornada laboral de muchos empleados y les impiden realizar actividades productivas. La RPA puede poner remedio a esta situación: Las tareas rutinarias diarias, como la creación de facturas o el mantenimiento de datos maestros, pasan a manos de robots virtuales. Como confirma el estudio de ISG, el potencial de ahorro de costes y tiempo que supone el procesamiento totalmente automatizado de los procesos empresariales y el relevo de los empleados es enorme: Mediante el uso de RPA, los procesos empresariales pueden llevarse a cabo hasta diez veces más rápido.

Otra ventaja de los robots virtuales es su fiabilidad: se adhieren al flujo de trabajo especificado en todo momento. Esto aumenta la fiabilidad de los procesos, así como su cumplimiento. Sin embargo, las empresas sólo pueden beneficiarse plenamente de las ventajas de una implantación de RPA si están debidamente preparadas. El primer paso consiste en identificar las áreas de negocio y los procesos que más se beneficiarán de la automatización, y el segundo, en definir las reglas que los sustentan.

Utilizando el ejemplo de un centro de servicios en el que muchos empleados contabilizan facturas, se pone de manifiesto el tiempo necesario para preparar una implantación de RPA: las actividades repetitivas que mejor se adaptan a la automatización sólo pueden identificarse buscando entre miles de procesos. Con la minería de procesos, este esfuerzo manual puede evitarse: La tecnología es capaz de hacer transparentes los procesos empresariales internos con un clic de ratón y descubrir cuellos de botella y bucles. De este modo, las empresas pueden filtrar los procesos repetitivos asociados a costes de proceso elevados y aprovechar todo el potencial de optimización de la RPA.

Minería de procesos y RPA

La minería de procesos no sólo ayuda a las empresas a identificar los procesos cuya automatización promete el mayor retorno de la inversión. La minería de procesos puede utilizarse para optimizar de antemano los procesos seleccionados y evitar errores durante la implantación de RPA. Al fin y al cabo, la RPA agiliza los procesos, pero no los mejora. Si una empresa automatiza un proceso defectuoso, esto no aumenta la eficiencia: los procesos defectuosos sólo se ejecutan más rápido. La minería de procesos utiliza los datos de la empresa para reconstruir automáticamente los procesos reales y, por tanto, puede descubrir y eliminar ineficiencias incluso antes de automatizar un proceso. Con esta nueva capacidad de visualización, la minería de procesos permite a las empresas aprovechar plenamente el potencial de mejora de la RPA.

Sin embargo, también hay que mencionar en este punto que RPA está lejos de poder resolver todos los problemas relacionados con los flujos de procesos. El factor humano también es importante cuando se trata de la transformación de procesos o sistemas en las empresas - palabra clave gestión del cambio. Sin embargo, la minería de procesos ayuda a encontrar la herramienta adecuada para optimizar un proceso defectuoso.

Mayor eficacia del proceso

En comparación con otras soluciones de automatización, las iniciativas de RPA ofrecen la ventaja de que pueden implantarse fácilmente sin tener que realizar cambios en el entorno informático existente de la empresa, por lo que prometen un rápido retorno de la inversión. Una vez configurada, la automatización inteligente hace que los procesos sean altamente escalables. Esto significa que un solo robot de software es capaz de hacer lo que de otro modo tendrían que hacer varios empleados.

La empresa de telecomunicaciones Vodafone demuestra cómo la minería de procesos y la RPA pueden utilizarse con éxito en paralelo. Vodafone cuenta con una extensa red de proveedores, por lo que la situación de las compras es compleja, con numerosas transacciones y pedidos que se procesan en paralelo. El uso de la minería de procesos permite mapear visualmente estos procesos altamente complejos e identificar el potencial de optimización y automatización. Además, los puntos de referencia actuales permiten predecir tanto el ahorro de tiempo como de costes de las iniciativas individuales de RPA. La supervisión continua de los robots de software garantiza en todo momento el retorno de la inversión de las iniciativas de RPA.