¡JiVS IMP exige libertad para los datos de los productos!

Las empresas manufactureras en general y los fabricantes de maquinaria e instalaciones en particular se enfrentan a un reto especial cuando introducen nuevas generaciones de software. No sólo tienen que garantizar una solución legalmente conforme y a largo plazo para el almacenamiento de sus datos heredados. Sino que también son responsables de almacenar sus planos de construcción, dibujos de diseño, imágenes y documentación sobre las piezas y materiales utilizados, autorizaciones y documentos sobre mantenimiento y reparaciones a prueba de auditorías durante varias décadas.

Por regla general, el periodo de conservación es de al menos treinta años, y de cincuenta o más en el caso de las centrales nucleares. Además, muchos componentes están sujetos a controles de exportación, por ejemplo en el sector energético. En consecuencia, los documentos asociados, como los planos de construcción, pueden no ser accesibles en todos los países. Algunos no pueden salir del emplazamiento, mientras que para acceder a otros hay que solicitar autorizaciones oficiales.

Enlaces: datos y documentos

Las empresas deben poder demostrar por qué pieza fue utilizada por quién y cuándo. Al mismo tiempo, deben asegurarse de que se asigna la clasificación correcta de control de exportaciones a todos los documentos pertinentes. Se trata de mucha más información que el propio plano de la pieza con la que está asociada. Este paquete completo de datos y documentos sólo suele estar disponible en la aplicación original, y su acceso está regulado por autorizaciones claras. Por tanto, para poder desmantelar este tipo de aplicaciones, las empresas deben garantizar que se pueda seguir accediendo a los datos, incluidos los metadatos, en su totalidad y en el contexto correcto, junto con los documentos.

El mantenimiento de los metadatos y datos maestros de los documentos es una parte esencial de un proyecto de desmantelamiento de sistemas PDM heredados. Sólo si los datos se mantienen adecuadamente será posible realizar consultas, no sólo por motivos legales, sino aún más por razones empresariales. Sólo así los equipos de mantenimiento o los responsables de calidad podrán, por ejemplo, visualizar con sólo pulsar un botón todos los documentos relativos a los daños sufridos por un componente de una planta en un país concreto.

Si los responsables de calidad determinan que estos daños se producen no sólo en el sistema en cuestión, sino con mayor frecuencia, sólo podrán introducirse mejoras en las partes defectuosas si los desarrolladores disponen también de planos de construcción más antiguos. Por tanto, los datos y documentos de los sistemas clausurados deben convertirse a formatos que puedan utilizarse en los sistemas sucesores.

Desmantelamiento de los sistemas PDM heredados

Si las empresas deciden cambiar a una nueva generación de sistemas PDM y desmantelar los sistemas heredados correspondientes, necesitan un sustituto: una plataforma centralizada para toda la empresa para la gestión de la información. Las ventajas son evidentes: con la estrategia de copias de seguridad adecuada, los datos y documentos están protegidos contra pérdidas. Las autorizaciones y controles impiden el acceso no autorizado, ya sea accidental o deliberado. En caso de reorganizaciones por adquisiciones y enajenaciones, los activos de información pueden separarse o fusionarse con mucho menos esfuerzo que en entornos informáticos heterogéneos o en el mundo del papel, ya que están totalmente inventariados. Los requisitos legales y otras obligaciones de información y verificación pueden cumplirse con sólo pulsar un botón. Además, la información puede recuperarse, buscarse y utilizarse en casos empresariales actuales en todo el mundo en cuestión de segundos. Esto es eficiente y eficaz.

Huelga decir que las empresas deben limpiar, normalizar, enriquecer y, si es necesario, transformar su información antes de reutilizarla. Esta es la única manera de conservar la información contextual necesaria para fines empresariales y jurídicos independientemente de los sistemas heredados, de modo que puedan desconectarse.

Transformación sin legado

Las empresas manufactureras, y los fabricantes de máquinas e instalaciones en particular, deben gestionar todo el ciclo de vida de los datos y documentos PDM heredados por separado, es decir, separados de las soluciones PDM obsoletas.
Esto requiere una plataforma,

• con cuya ayuda se pueden extraer todos los datos y documentos PDM de los sistemas heredados en muy poco tiempo, incluso con grandes volúmenes,
• que permite importar y leer archivos en papel escaneados mediante reconocimiento OCR,
• en el que estos datos, incluidos los metadatos y los documentos, estos últimos en un formato neutro como PDF 3D o PDF, puedan almacenarse de manera conforme a la legislación y al GDPR de la UE,
• que, al mismo tiempo, ofrece todas las opciones para el tratamiento posterior de los datos, como la selección, la transformación y la migración a través de la capa de aplicación a los sistemas PDM actuales,
• que no sólo permite acceder a la información PDM migrada, sino también a los datos y documentos PDM archivados en los sistemas PDM actuales,
• que utiliza IA para sugerir qué objetos empresariales son necesarios para almacenar y mostrar datos y documentos como listas de piezas, dibujos CAD o planos de construcción de los sistemas PDM heredados y cómo pueden crearse estos objetos,
• que tiende un puente hacia los datos y sistemas ERP,
• con cuya ayuda se puede gestionar todo el ciclo de vida de los datos y documentos de PDM, desde la gestión de la conservación hasta la eliminación conforme a la ley.
• y, por tanto, permite desmantelar los sistemas PDM heredados.

JiVS IMP, la plataforma para la gestión de la información en toda la empresa del grupo suizo Data Migration International Group (DMI), es precisamente esta plataforma. Puesto que no sólo archiva los datos y documentos PDM de los sistemas heredados, sino que también gestiona su ciclo de vida hasta su eliminación conforme a la ley, también es una solución de gestión del ciclo de vida de los productos para estos datos y documentos heredados. Como plataforma central para el almacenamiento, la transformación y la migración de todo tipo de datos y documentos procedentes de sistemas ERP y PDM, JiVS IMP desempeña un papel fundamental en la creación de una capa de datos para toda la empresa, el denominado tejido de datos. Esto permite a las empresas gestionar sus datos y documentos independientemente de las aplicaciones, evitar las restricciones debidas a la dependencia de un proveedor y aumentar la flexibilidad en la selección.

Ventajas económicas

Los beneficios empresariales resultantes son enormes. Utilizando JiVS IMP, las empresas suelen ahorrar un 80% de los costes en comparación con el mantenimiento de sus antiguos sistemas. Además, la reducción de los tiempos de búsqueda y la consiguiente contribución al valor añadido -quienes encuentran más rápidamente los planos de construcción pueden, por ejemplo, redactar más órdenes de mantenimiento- suman muy rápidamente varios millones de euros al año, en función del número de empleados que acceden a los datos y documentos PDM en su trabajo diario.

Las ventajas son aún mayores, ya que la mayor parte de la información en desarrollo sigue existiendo en papel en muchas empresas manufactureras y fabricantes de máquinas e instalaciones. La mayoría de los documentos de los archivos en papel pueden digitalizarse por completo. El resto suelen ser documentos que tienen un valor histórico o aquellos cuya validez jurídica depende de firmas ya realizadas y que no pueden digitalizarse posteriormente. También en este caso, el argumento financiero es decisivo. Además del mantenimiento de los expedientes, a veces millones de documentos y varios kilómetros de registros en el archivo, aquí influyen sobre todo los requisitos de seguridad física de las salas y edificios de archivo prescritos por la ley. Al fin y al cabo, los expedientes deben protegerse eficazmente contra robos, incendios e inundaciones. El potencial de ahorro es enorme.

Las cadenas de valor se unen

La ventaja estratégica en este caso es que, al eliminar los archivos en papel, el desarrollo puede alcanzar un nivel de digitalización similar al del mundo ERP orientado a las transacciones. Si el desarrollo y la ERP pueden acceder a la misma información, las cadenas de valor intelectual y física pueden fusionarse. De este modo, las personas adecuadas pueden acceder a las joyas de la corona de la empresa en el momento y el contexto adecuados e incrementar aún más el tesoro, independientemente de las aplicaciones actuales.

Proyecto piloto: transformación PDM a la carta

Data Migration International trabaja actualmente con varias empresas y socios en proyectos piloto de éxito para un archivo PDM basado en JiVS IMP.

El objetivo de esta solución es extraer datos CAD, incluidos metadatos, documentos y archivos adjuntos, del sistema heredado a JiVS IMP. La información heredada se almacena allí de una manera legalmente compatible. Al mismo tiempo, los dibujos CAD se convierten a un formato neutro como PDF 3D y PDF y se preparan junto con los metadatos para su posterior búsqueda y visualización. Al mismo tiempo, los datos CAD originales se transforman y finalmente se transfieren al sistema sucesor. Los desarrolladores podrán entonces seguir trabajando con los datos originales en el nuevo sistema. Junto con otros usuarios, pueden buscar dibujos y documentos del sistema antiguo y visualizarlos, consultar listas de piezas de componentes y exportarlas a Excel.

Si las pruebas tienen éxito, las empresas podrán desconectar gradualmente sus sistemas PDM heredados y almacenar y gestionar sus datos y documentos heredados exclusivamente en JiVS IMP. Otra ventaja: para que el sistema sucesor siga siendo ágil, inicialmente solo pueden transferir parte de la información heredada, pero pueden transformar y migrar los datos y documentos necesarios en cualquier momento con solo pulsar un botón para seguir trabajando con ellos en el sistema operativo.

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