Intercambio electrónico de datos - EDI - La digitalización en la práctica

Con el EDI, los datos relevantes para la empresa se transfieren electrónicamente entre sistemas informáticos sin intervención humana y se optimizan los procesos empresariales, en distintas áreas de la empresa y más allá de sus fronteras.

En la tramitación de pedidos, por ejemplo, la conexión de interlocutores EDI evita errores de introducción de datos, activa automáticamente procesos posteriores y acorta así los plazos de entrega.

En contabilidad, el tratamiento electrónico minimiza el trabajo de introducción de datos, acorta los plazos de procesamiento de documentos y crea mayor transparencia. En general, las empresas se benefician de la reducción de los tiempos de transmisión, procesamiento y respuesta.

Esperanto electrónico

La comunicación entre dos sistemas informáticos es un requisito previo para el intercambio fluido de datos. Se han desarrollado una serie de normas entre sistemas para garantizar que esta comunicación funcione de máquina a máquina.

Similar a un "esperanto" electrónico, los datos del remitente se transfieren a un "lenguaje" generalmente comprensible, que luego se traduce a un formato que pueda leer el destinatario.

Las normas más conocidas - véase Esperanto - son, por ejemplo, la mundialmente válida EDIFACT (Electronic Data Interchange for Accounting, Commerce and Transport) con sus subconjuntos específicos para cada sector, así como ANSI, SWIFT o ZUGFeRD.

Con el formato IDoc, SAP también ha desarrollado su propia interfaz para intercambiar datos empresariales con el sistema ERP de SAP.

Formatos y personalizaciones

Los mensajes EDI pueden ser procesados por el sistema de una empresa, sin intervención manual de un empleado. Sin embargo, cualquiera que trabaje a diario con mensajes EDI sabe que aquí también pueden producirse errores.

En cuanto no se respetan meticulosamente las normas y estructuras acordadas, la transferencia de datos se topa con un error. Encontrar la causa en los datos extremadamente crípticos plantea grandes problemas a los usuarios inexpertos de las soluciones EDI estándar.

Suele ser necesario consultar con el departamento de informática, lo que complica aún más el proceso.

Tangro ha desarrollado su propio convertidor EDI, que mapea los mensajes EDI en un formato que Tangro puede leer. Los datos EDI entrantes siempre se guardan como un documento de Tangro.

De este modo se evita que los datos incorrectos se transfieran a SAP, donde no se siguen procesando debido a los errores y el proceso se paraliza porque los datos no están disponibles en un formato legible.

Tangro genera automáticamente un PDF en cada caso, que se muestra en el monitor en paralelo con los datos del documento. Incluso un profano en EDI puede comprobar visualmente esta imagen y reconocer de un vistazo dónde faltan datos o se han producido discrepancias.

El procedimiento es tan sencillo como para un documento escaneado con OCR. En beneficio del usuario, Tangro no hace distinciones. Una característica que también se refleja en el modelo de facturación: Ya sea OCR o EDI, no hay costes adicionales.

El convertidor EDI de Tangro procesa tanto facturas como datos de pedidos y es compatible con todos los formatos estándar importantes, incluidos EDIFACT y formatos basados en XML como ZUGFeRD, XRechnung y EbInterface.

El software puede adaptarse con flexibilidad a los procesos empresariales existentes y a las normas y requisitos específicos de cada empresa. El convertidor enriquece automáticamente el mensaje recibido con información adicional, como la fuente de suministro o la sociedad, necesaria para el tratamiento posterior totalmente automatizado.

De este modo, los documentos sin errores pueden contabilizarse -como es habitual con EDI- sin la intervención de un empleado. Además, pueden definirse reglas para impedir la contabilización en negro cuando no se desee explícitamente.

Si es necesario, el convertidor también activa automáticamente un flujo de trabajo para enviar los documentos al procesador o unidad organizativa adecuados, por ejemplo.