Intercambio electrónico de datos - EDI - La digitalización en la práctica

Con el EDI, los datos relevantes para la empresa se transfieren electrónicamente entre sistemas informáticos sin intervención humana y se optimizan los procesos empresariales, en distintas áreas de la empresa y más allá de sus fronteras.

En la tramitación de pedidos, por ejemplo, la conexión de interlocutores EDI evita errores de introducción de datos, activa automáticamente procesos posteriores y acorta así los plazos de entrega. En contabilidad, el procesamiento electrónico minimiza el esfuerzo de introducción de datos, acorta los tiempos de procesamiento de documentos y crea una mayor transparencia. En general, las empresas se benefician de la reducción de los tiempos de transmisión, procesamiento y respuesta.

Esperanto electrónico

La comunicación entre dos sistemas informáticos es un requisito previo para el intercambio fluido de datos. Se han desarrollado una serie de normas entre sistemas para garantizar que esta comunicación de máquina a máquina funcione. Como en un "esperanto" electrónico, los datos del remitente se transfieren a un "lenguaje" generalmente comprensible, que luego se traduce a un formato legible para el destinatario. Entre las normas más conocidas -véase Esperanto- figuran la mundialmente reconocida EDIFACT (Electronic Data Interchange for Accounting, Commerce and Transport), con sus subconjuntos específicos para cada sector, así como ANSI, SWIFT y ZUGFeRD. SAP también ha desarrollado su propia interfaz para el intercambio de datos empresariales con el sistema SAP ERP en forma de formato IDoc.

Formatos y personalizaciones

Los mensajes EDI pueden ser procesados por el sistema de una empresa, sin intervención manual de un empleado. Sin embargo, cualquiera que trabaje a diario con mensajes EDI sabe que aquí también pueden producirse errores. En cuanto no se respetan meticulosamente las normas y estructuras acordadas, la transferencia de datos se topa con un error. Encontrar la causa en los datos extremadamente crípticos plantea grandes problemas a los usuarios inexpertos de las soluciones EDI estándar. Suele ser necesario consultar al departamento de informática, lo que complica aún más el proceso.

Tangro ha desarrollado su propio convertidor EDI, que mapea los mensajes EDI en un formato que Tangro puede leer. Los datos EDI entrantes se guardan siempre como documento Tangro. Esto evita que los datos erróneos se transfieran a SAP, donde no se siguen procesando debido a errores y el proceso se paraliza porque los datos no están disponibles en un formato legible.

Tangro genera automáticamente un PDF en cada caso, que se muestra en el monitor en paralelo con los datos del documento. Incluso un profano en EDI puede comprobar visualmente esta imagen y reconocer de un vistazo dónde faltan datos o se han producido discrepancias. El procedimiento es tan sencillo como en el caso de un documento leído mediante OCR. En beneficio del usuario, Tangro no hace ninguna diferencia. Una característica que también se refleja en el modelo de facturación: Ya sea OCR o EDI, no hay costes adicionales.

El convertidor EDI de Tangro procesa tanto facturas como datos de pedidos y es compatible con todos los formatos estándar importantes, incluidos EDIFACT y formatos basados en XML como ZUGFeRD, XRechnung y EbInterface. El software puede adaptarse de forma flexible a los procesos empresariales existentes y a las normas y requisitos específicos de cada empresa. Por ejemplo, el conversor enriquece automáticamente el mensaje recibido con información adicional, como la fuente de suministro o la sociedad, necesaria para el tratamiento posterior totalmente automatizado.

Así, pueden contabilizarse documentos sin errores -como es habitual con EDI- sin la intervención de un empleado. Además, pueden almacenarse reglas que impidan la contabilización oscura cuando no se desee explícitamente. Si es necesario, el convertidor también activa automáticamente un flujo de trabajo para enviar los documentos al procesador o unidad organizativa correctos, por ejemplo.