Soluciones integradas de facturación electrónica - basadas en la nube y transnacionales

Las sumas implicadas en la brecha del IVA de la UE son enormes. Solo en 2016, la UE estimó la brecha en más de 147.000 millones de euros. Suele ocurrir que la moral fiscal no es tan halagüeña en los países del sur de Europa. Sin embargo, cabe esperar algunos cambios importantes, que probablemente reducirán los 147.000 millones de euros mencionados. Uno de los motores es la Directiva 2014/55 de la UE y su obligación de aplicación en los Estados miembros.

Se centra sobre todo en la regulación de la facturación electrónica de los contratos públicos (el llamado B2G o Business-to-Government). En consecuencia, más de 300.000 administraciones públicas de los países de la UE están obligadas a prepararse para la facturación electrónica, tanto en lo que respecta a los sistemas como a los procesos. Y esto es obligatorio.

El aumento de los ingresos fiscales como motivación

Los distintos países llevan tiempo introduciendo cambios concretos, aunque a ritmos diferentes y con obligaciones transitorias incoherentes. Italia, Hungría y España, por ejemplo, van ahora a la cabeza. Aunque Grecia y Rumanía siguen algo rezagadas, están a punto de aplicar la norma comunitaria en cuestión. Al fin y al cabo, el objetivo es acabar con las lagunas fiscales y aumentar así los ingresos públicos.

He aquí una breve descripción: Desde el 1 de enero de 2019, es obligatorio en Italia emitir todas las facturas nacionales en un formato electrónico definido, firmarlas e intercambiarlas a través de un portal de facturas estatal. Esto se refiere a todas las facturas que conciernen a un emisor y/o receptor de facturas italiano.

Esto incluye todas las facturas dentro de Italia, así como todas las facturas del extranjero a Italia o de Italia al extranjero. La situación es similar en Hungría, donde también habrá un portal de facturas en el futuro. Quien no participe en el B2T (business-to-tax) en Italia o Hungría -como en otros muchos países, por cierto- deberá contar con el pago de sanciones.

En este contexto, es importante saber que las denominadas facturas electrónicas basadas exclusivamente en imágenes no son facturas electrónicas en el sentido de EU-2014/55. Esto significa que las facturas entrantes en el popular formato PDF plantean un problema para el procesamiento electrónico directo, ya que no contienen ninguna información estructurada de la factura electrónica. Sin embargo, la información estructurada de la factura electrónica es un requisito previo para la mejor digitalización posible.

B2G y B2T dan alas a la facturación electrónica

Esto obliga a las empresas con actividad internacional a ocuparse de la facturación electrónica de una u otra forma. Esto se debe también a que una gran proporción de empresas trabajan para clientes del sector público, no sólo empresas nacionales, sino también extranjeras. Esto a su vez significa que las facturas estructuradas electrónicamente deben emitirse a los clientes del sector público como norma. Y sólo por esta razón, la facturación electrónica no puede evitarse ni ignorarse.

Sin embargo, hay diferencias de un país a otro en cuanto a formatos, canales/tipos de transmisión o requisitos legales (contenido, controles, almacenamiento, etc.) que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, al conectar portales estatales. Las circunstancias respectivas o los requisitos nacionales también pueden cambiar, a veces de un día para otro.

Para una empresa que, de todos modos, se ve obligada a intercambiar y tramitar facturas electrónicamente con las administraciones públicas, tiene sentido impulsar también la facturación electrónica con los socios comerciales B2B. En particular, la tramitación electrónica de las facturas recibidas. Esto sitúa a la empresa directamente en la senda de la digitalización.

En principio, la facturación electrónica es una palanca probada o una especie de "punto de digitalización" para impulsar la digitalización de forma ventajosa. Una razón importante para ello es el ahorro de costes gracias a la automatización. También permite realizar reservas totalmente automatizadas que ahorran costes, las llamadas "reservas oscuras". Según los estudios, el coste medio de la tramitación tradicional o manual de una factura recibida en papel/PDF es de unos once euros; en el caso de la tramitación electrónica automática basada en la facturación electrónica, oscila entre 80 y 90 céntimos.

La facturación electrónica mundial requiere conocimientos especializados

Con el tiempo, la facturación electrónica integrada se ha convertido prácticamente en una disciplina por derecho propio. Esto se consigue con soluciones que idealmente cubren diferentes procesos, integran varios componentes o funciones y pueden utilizarse independientemente del sistema ERP utilizado. Desde la recepción de facturas en distintos formatos a través de diferentes canales de entrada, pasando por su preparación para el procesamiento posterior, como la conversión, el enriquecimiento de los datos con datos maestros y de pedido de un sistema ERP y la creación y transferencia de un registro de datos para un sistema ERP conectado, como SAP, hasta la verificación personalizada de las facturas, incluidos los procesos de aclaración, las aprobaciones y el registro/archivado (con fines de trazabilidad o también debido a requisitos legales). Además, las soluciones de facturación electrónica de alto rendimiento cuentan con amplias funciones de flujo de trabajo.

Las sofisticadas soluciones integradas de facturación electrónica cubren los requisitos de las grandes corporaciones mundiales, así como las necesidades de las medianas empresas que tal vez sólo operan en unos pocos países y cuyo volumen de facturas entrantes es más bien moderado, especialmente como solución en la nube.

Las soluciones de facturación electrónica en la nube de Seeburger, con variantes de solución específicas para cada país ya preparadas, son utilizadas predominantemente por muchas grandes empresas. Los modelos híbridos que combinan la recepción, la conversión y la comprobación de firmas como servicios en la nube con el procesamiento posterior, la contabilización y el archivado en las propias instalaciones del cliente también pueden ser una solución probada. Por ejemplo, si se utiliza globalmente un sistema SAP centralizado y los procesadores (contables, aprobadores, compradores y administradores) también quieren procesar todos los demás procesos en SAP.

Es y seguirá siendo especialmente relevante que los cambios, innovaciones o determinados avances/tendencias nacionales puedan ser aprovechados por las empresas a escala internacional en el momento oportuno. Tanto por empresas locales o partes de empresas como por sucursales o filiales en el extranjero.

Los clientes que pueden confiar en las soluciones de un proveedor de servicios de facturación electrónica activo a escala internacional cuentan lógicamente con una ventaja. Esto se debe a que el proveedor de servicios tiene el pulso de la era de la facturación electrónica, por así decirlo, y no sólo proporciona apoyo con una solución moderna y potente, sino que también es capaz de asesorar a las empresas, incluso en el extranjero. Tanto desde el punto de vista profesional y relacionado con los procesos como desde el punto de vista técnico o de las tendencias del mercado. Por ejemplo, a la hora de utilizar la red Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine), cada vez más popular.

Peppol está en alza

Entre otras cosas, la red Peppol sirve de plataforma electrónica de intercambio de pedidos y facturas para la contratación pública y también se utiliza cada vez más en escenarios de empresa a empresa (B2B).

Al mismo tiempo, la plataforma cumple los requisitos de la Directiva 2014/55 de la UE, ya que se basa en el tipo de formato Peppol-Bis y en la red eDelivery. La red Peppol para empresas se utiliza a través de puntos de acceso Peppol, los denominados puntos de acceso, a través de los cuales se pueden enviar facturas estructuradas a los destinatarios globales de las facturas.

Peppol está ganando velocidad en todo el mundo y se utiliza en 32 países de Europa, así como en Canadá, Singapur y Estados Unidos. Malasia y Lituania también tienen previsto incorporarse a la red Peppol. En la actualidad, Peppol está formado por un consorcio de socios de proyectos de doce países europeos.

En los países, las denominadas Autoridades Peppol se encargan de definir las especificidades nacionales de la facturación electrónica. En Alemania, la Oficina de Coordinación de Normas Informáticas (KoSIT) asume esta tarea.

Entre otras cosas, KoSIT prescribe el cumplimiento de la norma XInvoice y el protocolo de transporte AS4. Seeburger es proveedor certificado de puntos de acceso Peppol y también ofrece este acceso Peppol como servicio en la nube.

Los emisores de facturas pueden enviar rápida y fácilmente facturas conformes con la UE a las autoridades y a otros destinatarios de facturas de todo el mundo a través de este servicio en la nube de Seeburger Peppol.