Las cosas funcionan mejor cuando están integradas

Con 1100 empleados, Gilgen Door Systems es un proveedor líder de sistemas de accionamiento y sistemas completos para sistemas de puertas y portones. Como solución ERP se utiliza un entorno SAP ECC 6.0. El fabricante de sistemas elabora ofertas extensas, muy personalizadas y a veces muy complejas. Antes se creaban fuera de SAP en MS Word. Esto requería mucho tiempo, era propenso a errores y no permitía la integración en SAP. Ahora las ofertas debían crearse a partir del módulo SAP SD. Para ello, TeamWork, socio de SAP, desarrolló una herramienta de presupuestos capaz de cubrir los amplios requisitos.

El DocBuilder de TeamWork se utiliza para generar los documentos de oferta. Esta solución estándar es utilizada por varios clientes SAP existentes y accede tanto a SAP como a fuentes de datos de terceros. En el caso de Gilgen, el DocBuilder crea documentos de oferta de MS Word en formato de archivo DocX o PDF o PDF/A directamente desde SAP con la adición de diversas fuentes de datos.

Las plantillas de formularios se estructuran como plantillas de MS Word similares a una carta de formulario, pero los campos de SAP o de soluciones de terceros se conectan como fuentes de datos. Gracias a esta tecnología estándar de Word, los departamentos especializados pueden personalizar los formularios sin necesidad de conocimientos de desarrollo. El envío de presupuestos funciona de forma muy similar. Los datos del cliente se transfieren de SAP a MS Outlook, se completan con textos predefinidos y la oferta se adjunta como archivo PDF. Ahora, todo el proceso de elaboración de presupuestos es fácil de usar, automatizado y eficiente.

Procedimiento

En un primer paso, había que crear las condiciones previas para la compleja creación de ofertas en SAP. En Gilgen, una oferta consta de muchos componentes individuales, variantes y artículos, y debe ser posible crearla en tres idiomas y en diferentes versiones.

Los principales retos consistían en la creación sencilla de ofertas complejas en SAP, las exigencias del cliente en cuanto al diseño de los documentos de oferta y el proceso de envío automatizado por correo electrónico. DocBuilder está totalmente integrado en el entorno SAP, así como en MS-Word, y aprovecha las ventajas de ambos mundos. 

Gracias a la integración con SAP, se puede utilizar el cálculo de precios de SAP SD. También son muy importantes la creación y gestión de distintas versiones y variantes de una oferta, las funciones de asignación y seguimiento del proceso, así como la integración en la solución de gestión de documentos existente. Hoy en día, el proceso de oferta está muy simplificado y estandarizado. Con DocBuilder, Gilgen ha podido aumentar significativamente tanto la eficacia del proceso de oferta como la calidad. 

Soluciones flexibles

DocBuilder ofrece una generación flexible de formularios desde todos los sistemas SAP y muchos otros que no son SAP. También pueden ser sistemas en la nube como SuccessFactors, Ariba, Workday, Salesforce u otros. Los datos de una amplia variedad de sistemas se pueden mostrar en un formulario. DocBuilder utiliza la funcionalidad familiar de los campos de combinación de correspondencia de Microsoft Word. La solución es inteligente y puede implementar de serie objetos importantes como imágenes, consultas if-then, tablas, códigos de barras, firmas, módulos de texto, diferentes idiomas y coloquialismos. La salida es en Word, Adobe PDF o en plantillas de correo electrónico con integración directa en MS Exchange y/o un archivo si es necesario.

La solución global consta de tres componentes principales: En primer lugar, el propio DocBuilder - el corazón de la solución - se instala como un add-on para SAP Abap en el sistema SAP NetWeaver. El complemento se entrega en el espacio de nombres propio de TeamWork, lo que significa que no pueden surgir conflictos con el código existente.

Mediante el complemento, los datos se recuperan de SAP o de otros sistemas fuente, se preparan y se asignan a las etiquetas del documento. El DocBuilder transfiere los datos preparados y la plantilla como un archivo XML al Doc Renderer a través del protocolo http(s) y recibe y guarda el documento terminado. El segundo componente es el DocRenderer, un servlet Java EE. Este genera el documento real a partir de los datos preparados en el DocBuilder, la receta y la plantilla y lo devuelve a su vez al DocBuilder como un archivo XML a través de http(s). El DocBuilder guarda el documento en un archivo de documentos y/o lo emite como documento Word o PDF. 

La tercera parte es DocModeler. También se suministra como complemento para SAP Abap. Permite al departamento mantener las plantillas basadas en Microsoft Word a través de un navegador web, definir módulos de texto y enriquecerlos con datos adicionales. DocModeler también incluye un complemento de Microsoft Word que muestra en Word las etiquetas mantenidas en SAP y permite insertarlas como campo de combinación de correspondencia de forma simplificada. DocBuilder utiliza la GUI de SAP como interfaz de usuario para proporcionar las variables de la receta, Word para crear las plantillas y cualquier navegador web para administrarlas.

TeamWork está trabajando actualmente en un cuarto componente que automatiza la integración de firmas digitales a través de Skribble. Esto permitirá que los documentos se integren directamente en ejecuciones de firmas digitales legalmente válidas y, de este modo, también se automatizarán los procesos de firma. 

Requisitos

La instalación requiere un sistema SAP a partir de la versión ECC 6.0 EhP 4 con pila NetWeaver a partir de la versión 7.2 y un componente Java (servidor compatible con J2EE a partir de Java 1.6). DocBuilder también ha sido utilizado en el entorno S/4 Hana por varios clientes desde 2017. Las plantillas se crean en Microsoft Word versión 2003 o superior; no es necesario instalar Word para generar los documentos. La licencia se basa en el tamaño de la empresa, el número de sistemas de producción SAP y el área de aplicación, independientemente del número de usuarios, y la solución no se ve afectada por SAP Indirect Access.

La instalación y la configuración básica suelen realizarse junto con el cliente en pocos días. Para las áreas de SAP HCM y SAP RE-FX, se entrega una receta completa con un alto nivel de estandarización; para otros módulos y soluciones de SAP, la receta se crea específicamente para el cliente. En función del área de aplicación y de las características, pueden ser necesarios otros ajustes. 

Conclusión

Actualmente, la instalación requiere siempre una pila NetWeaver. TeamWork también lanzará una versión en la nube en los próximos meses. Los grupos destinatarios de esta solución son diversos y pueden ser clientes de SAP en la nube (Business by Design, S/4 Hana Cloud, SuccessFactors, etc.), así como clientes puramente ajenos a SAP (Workday, Microsoft, Oracle, etc.).