Ingeniosamente sencillo incluso para los pedidos

El Grupo Fischer está representado en todo el mundo con 5200 empleados y 49 empresas en 37 países. La empresa apuesta por la innovación y la calidad, también en sus procesos internos, que se optimizan continuamente en todos los departamentos, divisiones y países. "Queremos procesar nuestros pedidos lo más rápidamente posible con un equipo compacto y, por supuesto, sin errores", explica Michael Mader, Jefe de Administración y Control.

Fischer eligió Tangro porque la solución está integrada en SAP.

"El reconocimiento OCR simplemente se ejecuta en segundo plano, sin necesidad de una estación de trabajo adicional para la captura previa. El empleado ve y procesa los pedidos entrantes directamente en su pantalla", afirma Thorsten Holl, Director de Procesos Informáticos.

"La interfaz es similar a la del entorno SAP, por lo que los usuarios pueden orientarse fácilmente en el sistema. Eso nos gustó mucho".

Durante el procesamiento, se muestra la imagen del pedido junto con el contenido reconocido por el sistema. Esto facilita especialmente la comprobación de los datos del pedido. Desde el punto de vista informático, la capacidad S/4 de la solución de Tangro no fue el factor menos decisivo, ya que el año que viene comenzará el cambio al nuevo sistema ERP.

La automatización de la tramitación de pedidos se inició en la empresa de ventas alemana de la división Fischer Fastening Systems. Aquí, la atención se centra en artículos estandarizados que se suministran desde el almacén mediante un número de artículo. A las tiendas de bricolaje, al comercio de materiales de construcción o al comercio de conexiones de producción, que a su vez suministra sistemas de fijación Fischer a las empresas artesanales y a los clientes industriales.

Se trata de un negocio de masas con un elevado número de pedidos diarios. Y con la exigencia de disponibilidad en el día y rapidez de entrega: todos los pedidos deben reservarse el mismo día en que se reciben. Si los envíos deben salir de las instalaciones el mismo día, la tramitación debe estar incluso terminada a la hora límite, a primera hora de la tarde. Esto sólo es posible si la entrada de pedidos es rápida, fluida y lo menos carente de errores posible.

Esto no es un problema con los pedidos que se reciben electrónicamente a través de EDI (intercambio electrónico de datos). Estos pedidos son legibles por máquina y, por tanto, se registran directamente en SAP. Sin embargo, más de 65.000 documentos de pedido al año siguen llegando a Fischer por fax o correo electrónico. El contenido de estos pedidos debe introducirse primero en SAP, lo que lleva una enorme cantidad de tiempo con la introducción manual y un volumen de hasta 60 artículos por documento. Con Tangro, este proceso se realiza ahora también electrónicamente: el software procesa ahora alrededor del 90% de los pedidos por fax y correo electrónico de forma completamente automática.

"La tramitación automatizada de pedidos con Tangro nos ha ahorrado muchísimo tiempo. Ahora hacemos mejor el trabajo del día".afirma Thorsten Holl.

Tangro captura el contenido relevante del pedido y rellena de forma independiente los valores de campo requeridos con los datos reconocidos. Esto incluye, por ejemplo, datos de cabecera como el cliente, el número de pedido y la fecha de pedido, así como la fecha de entrega y el encargado de realizar el pedido en el cliente.

A nivel de artículo, el sistema reconoce, entre otras cosas, el número de artículo, el artículo, la cantidad, la unidad de medida y el precio total. Esto significa que todos los datos relevantes necesarios para contabilizar el pedido en SAP están disponibles, sin ningún esfuerzo manual.

"El personal ya no tiene que teclear nada"dice Thorsten Holl, "sino que pueden dedicarse a probar y aprender el sistema".

La formación del contenido de los nuevos documentos es una función importante para la entrada de pedidos, ya que permite que el proceso de venta continúe sin detenerse. Los documentos de ventas son más individuales que los de contabilidad y tienen muchas más especificidades. Estos diseños diferentes deben formarse en el sistema.

Thorsten Holl: "Aprender nuevos documentos de pedido es tan fácil con Tangro que los administrativos pueden encargarse de esta parte, como parte del procesamiento diario de pedidos".

En el libro de entrada de Tangro, todos los pedidos recibidos por fax o correo electrónico se enumeran y procesan según el canal de distribución y la división. Lo mismo ocurre con las ofertas y devoluciones. Estos tipos de documentos también se registran automáticamente con Tangro.

De este modo, el procesamiento de los pedidos recibe un nuevo impulso de optimización: si ya existe una oferta asociada a un pedido, Tangro lo reconoce inmediatamente y facilita así la conciliación de datos. Esto garantiza, por ejemplo, que las condiciones acordadas se transfieran al pedido. Thorsten Holl dice: "Eso es lo bueno de Tangro: cuando me refiero a la oferta, puedo ver los precios directamente y compararlos.

Los requisitos específicos de Fischer, por ejemplo en lo que respecta a las selecciones en el libro de entrada o el reconocimiento de los distintos tipos de documentos, pudieron cubrirse en gran medida mediante la personalización. Tras este éxito, el sistema se extenderá ahora a otras empresas nacionales, dependiendo de si se utiliza SAP y de si la estructura cuantitativa, la recepción de faxes y el tipo de pedidos tienen una estructura similar.