Por qué es necesaria una identidad digital para las empresas

Un aspecto esencial es la prueba de la propia identidad. Las recientes videollamadas de la alcaldesa de Berlín y sus colegas de Viena y Madrid con el presunto líder de la ciudad de Kiev, Vitali Klitschko, demuestran de manera impresionante la relevancia de la cuestión. 

Para las empresas, el intercambio seguro de datos con clientes, proveedores, empleados u otras partes no tiene que ver (todavía) con la protección contra las falsificaciones profundas, pero los esquemas de fraude generalizados, como el fraude del CEO, ya apuntan en esta dirección. Las firmas digitales constituyen actualmente un medio eficaz para demostrar que el interlocutor es efectivamente la persona real y que los documentos importantes proceden del remitente "correcto" y no han sido manipulados. En este contexto, "correcto" significa que puedo convencerme con la ayuda de un tercero independiente y digno de confianza de que me estoy comunicando con la persona o empresa adecuada. Este es un problema del que también es consciente la Comisión de la UE: desde junio de 2021 existe la correspondiente recomendación sobre una identidad digital europea (eID) para personas y empresas. A partir de 2030, debería ser posible en toda la UE identificarse o acreditar determinados datos personales, también para las empresas.

Probablemente, muy pocas empresas puedan esperar ocho años para encontrar una solución. Por tanto, para los abundantes casos de uso, es importante aprovechar al máximo las herramientas ya disponibles en la actualidad. En las transacciones comerciales, es esencial identificar de forma clara y verificable a las partes implicadas. Las firmas son ideales para este fin. También es importante distinguir entre personas físicas y jurídicas, lo que ilustra la necesidad de una identidad digital para las empresas. Quien disponga del sistema más adecuado, dispondrá por tanto de las mejores cartas y, en caso de daños, también de pruebas claras en los litigios. Un alto grado de automatización de los procesos conduce a una trazabilidad óptima y a una mayor seguridad jurídica gracias a un intercambio de datos digital y seguro. El uso de tecnologías punteras de eficacia probada, orientadas a normativas de ámbito comunitario como el Reglamento eIDAS, aporta una confianza adicional. Incluso en casos concretos se pueden hacer realidad "nimiedades" jurídicas como la inversión de la carga de la prueba.

Una pregunta frecuente en este contexto es la del "mejor sistema". Los supuestos competidores: firma manual (es decir, biométrica) con tableta de firma, sello o certificado. Para responder a esta pregunta, le invito a que haga un viaje a su propia empresa: Pasee por su empresa con los ojos abiertos y preste atención a dónde se firma o se libera algo (pedidos, confirmaciones de pedidos, contratos de servicios, ...). Preste atención también a dónde firman documentos los socios externos (pedidos, albaranes, notas de entrega, entradas de mercancías, etc.). Y registre también cómo se confirman estos procesos. Si la firma se realiza a mano, estás en buena compañía: según Adobe Digital Insights 2021, solo el 50 por ciento de todas las empresas de la UE firman documentos digitalmente de media, en Alemania es solo el 36 por ciento. Sin embargo, hace tiempo que existen soluciones profesionales y asequibles: Los procesos de firma pueden acelerarse con una carpeta central de firma digital, y los procesos que generan muchos documentos, como facturas o pedidos, pueden firmarse automáticamente e integrarse en SAP ERP o S/4.

Para proteger estos documentos salientes contra manipulaciones, pueden firmarse (=firmarse) automáticamente con un sello de empresa. De este modo, para el destinatario queda claro y sin ambigüedades que la persona jurídica ha firmado. Las nóminas también pueden disponer de una prueba clara de su origen y cifrarse individualmente mediante una firma digital de la empresa. Y también existe una solución práctica para la firma personal de una persona física (también conocida como certificado): la firma a distancia mediante firma móvil en un smartphone. 

Como ves, las posibilidades técnicas están ahí. Pero para tenerlo todo bajo control técnico y mantenerlo manejable, necesita un enfoque global. Por ejemplo, un kit de construcción que se base en una identidad digital única de su empresa y le permita implementar las posibilidades deseadas. Ya existen soluciones de este tipo, como Trust2Go de GlobalTrust con soluciones de firma de r>it. Esto significa que tampoco se plantea la cuestión de la firma remota, los sellos o los certificados, porque todo está a bordo.