Hágalo todo bien - Consejos para la conversión de su contrato SAP S/4HANA

SAP anuncia el final de su exitoso software R/3. El mantenimiento estándar de este software finaliza en 2027. El mantenimiento estándar de este software finaliza en 2027 y, a más tardar en 2030, cuando finalice el soporte ampliado, todos los clientes de SAP deberán haber convertido también sus contratos de licencia para el producto sucesor S/4HANA. Esto incluye un historial de contratos que a menudo abarca décadas y que debe procesarse.

Para salvar las inversiones ya realizadas en software SAP, SAP ofrece a sus clientes dos vías: Conversión de productos y Conversión de contratos. ¿Qué camino es mejor para quién? ¿Cómo fijar el rumbo correcto para el futuro?

Conversión de productos - Conversión de contratos "ligeros

La conversión de productos es la forma más sencilla de transferir sus licencias existentes al mundo S/4. Para ello es necesario adquirir el producto "S/4HANA Enterprise Management for ERP Customers". Esto significa que todos los antiguos contratos de uso del software SAP siguen siendo válidos en el entorno S/4HANA. SAP concede incluso un "derecho de doble uso" durante todo el periodo de migración. Esto significa que puede utilizar las licencias hasta el alcance autorizado tanto en el entorno R/3 como en el entorno S/4.

La conversión a licencias S/4 sólo es necesaria para aquellos productos para los que no existen equivalentes en el nuevo mundo. Por ejemplo, el producto R/3 "SAP EHS Management, seguridad de los productos" se convierte en el nuevo producto "SAP S/4HANA for product compliance".

El precio contractual pagado se abona al 100% por la licencia del nuevo producto. Lo importante aquí es negociar el descuento para los productos sucesores de forma que no se incurra en costes adicionales.

Consejo 1: Si el producto sucesor de S/4HANA no le aporta ningún beneficio adicional, insista en que el descuento para este producto significa que no tiene que pagar nada extra.

Esta forma de conversión de contratos es ventajosa para todos los clientes que utilizan muchos tipos de usuario "baratos". Muchos tipos de usuario para el uso limitado del sistema SAP, como Usuario trabajador, Usuario proyecto, Usuario logística, ya no existen en la lista de precios de S/4. Con una conversión de producto, puede seguir utilizándolos y también volver a licenciarlos. Todos los derechos especiales concedidos contractualmente también permanecen con la conversión del producto.

Consejo 2: Analice su historial de contratos, incluidos todos los acuerdos auxiliares, en busca de derechos especiales importantes. Si no quiere perderlos, concluya una conversión de producto o asegúrese de que SAP le concede estos derechos incluso después de una conversión de contrato.

Por lo que respecta al "uso indirecto" del sistema SAP, su posición jurídica en relación con la conversión del producto no cambia. No está obligado a aceptar el modelo de licencia "Digital Access". Por un lado, sigue existiendo incertidumbre sobre hasta qué punto SAP tiene derecho a exigir derechos de licencia por el uso indirecto del sistema, por ejemplo, a través de interfaces con proveedores, prestadores de servicios o clientes. Por otro lado, aún puede defenderse de estas exigencias y concluir otros acuerdos con SAP para garantizar escenarios de uso específicos en virtud de la legislación sobre licencias.

Consejo 3: Revise su riesgo en relación con el uso indirecto y determine sus necesidades actuales y futuras de concesión de licencias para el modelo de "Acceso digital". Sobre esta base, desarrolle una estrategia de negociación para licenciar el uso indirecto de la forma más rentable y preparada para el futuro posible.

Conversión de contratos: muchos riesgos, pero también muchas oportunidades

La Conversión de Contrato es en realidad el corte duro con el historial de contratos. Con ella se rescinden todos los contratos antiguos y se sustituyen por uno nuevo. Esta consolidación de contratos también puede llevarse a cabo como parte de la conversión de productos, pero este paso es un requisito previo para la conversión de contratos.

Con la conversión de contratos, primero se suman los precios contractuales pagados por los productos antiguos. A continuación, la suma se compensa al 100% con el precio de compra de los nuevos productos S/4HANA. La ventaja de este proceso es que también se tienen en cuenta los productos heredados no utilizados, lo que permite cambiar el "material de estantería" por productos útiles.

Un reto importante en la conversión de contratos es la definición de la nueva lista de precios de S/4HANA. Las funcionalidades utilizadas en el mundo R/3 se han distribuido en diferentes productos de la lista de precios de S/4HANA. Es necesario un análisis detallado de los requisitos para determinar la configuración correcta. Si aquí se pasan por alto funciones que sólo pueden asignarse mediante productos adicionales, el cálculo de costes puede cambiar drásticamente.

Consejo 4: Involucre a los departamentos usuarios en la preparación del contrato con tiempo suficiente para obtener una imagen completa de las funciones requeridas y, por tanto, de los productos S/4 que deben licenciarse.

Hay una condición adicional que debe observarse con esta conversión. Los productos antiguos sólo se abonan hasta un máximo de 90% del importe del nuevo contrato. Esto significa que la base de mantenimiento debe aumentar al menos 10% con la conversión del contrato. Por lo tanto, esta conversión de contrato rara vez tiene sentido para los clientes que no tienen previsto ampliar su compromiso con SAP.

La conversión del contrato también modifica los tipos de usuario disponibles. Ahora sólo hay cuatro tipos disponibles para las licencias de usuario designado: Uso profesional, Uso funcional, Uso de productividad y Acceso para desarrolladores. Los proyectos de conversión anteriores han demostrado que los nuevos tipos de usuario conllevan mayores costes de licencia, ya que muchos tipos de usuario económicos dejan de estar disponibles y a menudo se requiere el uso profesional.

Sin embargo, desde finales de 2020, los derechos para "Uso de visualización" y "Uso de aprobación" ya se han incluido en el tipo de usuario más favorable "Uso de productividad". Los clientes de SAP que utilizan muchos usuarios que solo tienen acceso de lectura o realizan aprobaciones en el sistema SAP pueden esperar aquí un ahorro considerable.

Consejo 5: Analice el comportamiento de uso de sus usuarios SAP y calcule con la mayor precisión posible cuántas licencias necesita por tipo de usuario a partir de la lista de precios de S/4HANA. El uso de una herramienta de simulación puede ser de gran ayuda en este sentido.

Con la conversión de contratos, SAP también quiere contribuir a que el modelo de licencia "Digital Access" logre un gran avance. Dado que muchos clientes no querían llevar a cabo la conversión de contratos por este motivo, SAP está dispuesta a renunciar a ella en casos individuales. En ese caso, se aplicarán las antiguas normas de uso indirecto.

Toda persona que obtenga una licencia de "Digital Access" acepta contractualmente que SAP tiene derecho a cobrar tasas de licencia adicionales por cada documento (cada línea de documento) que no se haya creado a través de un diálogo SAP. Sólo quedan excluidos los documentos transferidos desde otras aplicaciones SAP (Concur, CRM, Ariba...). La obligación de licencia también surge si el documento fue creado en el sistema de terceros por un usuario que dispone de una licencia de usuario nominal válida.

Hasta ahora, sólo existen métodos insuficientes y propensos a errores para determinar el número de documentos sujetos a licencia. Esto dificulta la estimación de los costes actuales y futuros del "Acceso Digital". Los precios de lista de "Acceso digital" son abstrusos y SAP siempre ha concedido descuentos por encima de 90%.

Como cliente, también tiene poca influencia en el crecimiento de los documentos. La digitalización, en particular, hará que cada vez más procesos se comuniquen con los sistemas SAP a través de interfaces, lo que significa que cabe esperar un crecimiento exponencial.

Consejo 6: Intente utilizar herramientas adecuadas para determinar el número de "documentos digitales" que requieren una licencia. Asegúrese descuentos elevados para este producto y limite la posibilidad de aumentos de precio una vez expirado el acuerdo de descuento. Definir contractualmente cómo se determina el número de documentos mientras SAP no pueda garantizar una medición fiable. Asegure cláusulas de cancelación para este producto si los tribunales se oponen a la concesión de licencias de uso indirecto.

¿Cuál es la forma ideal de cambiar de contrato?

1. Análisis de contratos antiguos
   (productos, precios contractuales, derechos especiales)
2. Determinación de las necesidades futuras en la lista de precios de S/4 (nuevos tipos de usuarios, motores, acceso digital).
3. Definición de los objetivos de negociación para a. Conversión de contratos, b. Conversión de productos
4. Negociación con SAP

Si no se puede negociar una oferta aceptable para una conversión de contrato, se puede concluir una conversión de producto. En cualquier momento, la conversión del contrato puede hacerse más tarde. A veces, las exigencias importantes pueden cumplirse mejor en una fase posterior. Con la experiencia de muchas negociaciones de conversión, SAMtoa se complace en apoyarle en su camino hacia S/4HANA.