Greenfield: Gestión ampliada de almacenes

En la empresa familiar Fränkische Rohrwerke Gebr. Kirchner, a principios de 2018 estaba previsto un amplio proyecto de TI: El anterior sistema ERP se había quedado sin mantenimiento y debía sustituirse por S/4 Hana en la división de construcción y las divisiones centrales, inicialmente en la sede principal de Königsberg. Especialmente en el área de logística, esto estaba vinculado a la introducción del sistema de gestión de almacenes de alto rendimiento SAP Extended Warehouse Management (EWM) Embedded.

Además de la conversión pura a EWM, también debían sentarse las bases para una mayor digitalización de los procesos. Para la planificación e introducción en el enfoque greenfield, el equipo del proyecto había incorporado a un socio de implantación externo. "En aquel momento no había experiencia SAP en la empresa. Por lo tanto, dependíamos especialmente del asesoramiento de un socio.explica Uwe Schäfer, responsable de TI de SAP en Fränkische Rohrwerke, que se incorporó a la empresa en marzo de 2018 y ayudó a crear el departamento interno de SAP.

La implantación se planificó en el plazo de un año. El proyecto siguió el modelo clásico de implantación de SAP Activate: se definieron el plan y las fases del proyecto y se creó la estructura básica para el proceso del proyecto. La primera prueba fue un éxito, pero después aumentaron las dificultades. Cuando menos de una cuarta parte de los casi 50 casos de prueba funcionaron durante la decisiva última prueba debido a que faltaban integraciones, se tomó la decisión de buscar inmediatamente apoyo adicional y refuerzos de personal: "Teníamos claro que ya no podíamos gestionar este amplio proyecto sólo con el socio de implantación original".afirma Uwe Schäfer.

Una recomendación llevó a contratar a FIS Informationssysteme und Consulting. La experiencia del socio de oro de SAP centrado en la consultoría e implementación de proyectos de SAP y logística resultó convincente. En febrero de 2019, la gestión del proyecto EWM se transfirió a FIS, y la empresa de consultoría anterior también permaneció en el proyecto. La fecha de entrada en funcionamiento se reprogramó para enero de 2020.

Tras la primera inspección del almacén por parte del FIS, lo primero que había que hacer era un balance y una auditoría. ¿Cómo se había metido el proyecto en semejante lío? La causa principal había quedado cada vez más clara en el transcurso del proyecto: En el primer planteamiento de implantación se había subestimado la complejidad de los procesos y el consiguiente esfuerzo de planificación detallada.

Complejidad y planificación detallada

La División de Construcción se compone de las tres unidades de negocio Sistemas de Drenaje, Sistemas Eléctricos y Servicios a Edificios, cada una de las cuales persigue modelos de negocio completamente distintos y difiere enormemente en sus respectivas gamas de productos, estructuras de clientes y canales de venta. Esta complejidad también se refleja en gran medida en la logística: "Aquí tenemos procesos muy diferentes, también en la manipulación: piezas pequeñas que se recogen primero, productos que hay que embalar primero, así como equipos grandes que se cargan directamente en el camión"describe Uwe Schäfer. Sólo en la planta de Königsberg hay que cargar hasta 160 camiones al día. Además, hay que tener en cuenta el tamaño de los almacenes: 24 edificios y zonas de almacenamiento al aire libre con más de 100 tipos diferentes de almacenamiento, la prueba de fuego para cualquier sistema de almacenaje. 

Todo ello debía trazarse en detalle para permitir la implantación directa, especialmente la integración en los procesos SAP, así como para tener en cuenta los ajustes necesarios y la programación interna. Sin embargo, el concepto anterior aún no cumplía estos requisitos. Por tanto, la tarea decisiva para FIS era ponerse al día con la planificación detallada. Para ello, se consultó la documentación y se analizaron en detalle los procesos individuales.

Posteriormente, se completaron las descripciones de los procesos y se definieron todos los futuros procesos objetivo en un concepto técnico con un nivel de detalle muy elevado. También se tuvieron en cuenta desarrollos especiales para requisitos individuales de Fränkische Rohrwerke, como un diálogo por radio independiente para la preparación de pedidos con dispositivos móviles o la conexión del almacén de estanterías elevadas mediante una interfaz SAP individual, que FIS desarrolló conjuntamente.

Gran carga de trabajo, plazos ajustados

Para trabajar de forma más eficaz, se separaron las funciones de planificación de proyectos y consultoría de GTE. Al mismo tiempo, también se establecieron prioridades: La concentración en la implantación de los procesos y funcionalidades esenciales era inevitable para cumplir el plazo previsto. 

El pistoletazo de salida fue en mayo de 2019. Steffen Will, director de proyectos de FIS, lo recuerda: "El comienzo de mayo fue la fase crítica. Todos lo teníamos claro: las próximas semanas mostrarán cómo avanzamos y si se puede mantener la fecha prevista de entrada en funcionamiento en enero de 2020." En la práctica, se confirmaron las valoraciones sobre el elevado volumen de trabajo. El proyecto resultó ser muy intensivo en mano de obra y personal. En grupos de subproyectos como la entrada y salida de mercancías o el envío, un empleado de Fränkische Rohrwerke trabajaba junto con uno o dos empleados de los consultores externos. Esto garantizaba un intercambio constante.

Además de los consultores de la otra empresa consultora, durante el proyecto trabajaron en el FIS siete consultores, y en momentos punta hasta diez, que estuvieron continuamente in situ en Königsberg. Hubo intensas discusiones y múltiples ajustes. Se examinaron las distintas áreas de negocio en busca de coherencia en los flujos de procesos para garantizar un proceso lo más homogéneo posible en todo el sistema, así como la integración de los procesos. "La FIS ha prestado aquí un apoyo enérgico en todos los rincones y extremos".afirma Uwe Schäfer.

El muro de contenedores se convierte en tablero Kanban

No perder de vista el estado actual del proyecto era todo un reto. Los socios del proyecto encontraron una solución pragmática y eficaz: una enorme pared de contenedores se convirtió en un tablero Kanban. Todas las subtareas y paquetes de trabajo se anotaron individualmente. Las tarjetas magnéticas correspondientes ocupaban todo el ancho y alto de la pared. En función del estado de implantación, todas las tareas podían asignarse así a las respectivas fases del proyecto, desde el concepto detallado, el desarrollo, las pruebas y el desarrollo posterior hasta las pruebas de usuario y la formación.

En agosto y septiembre se realizaron las primeras pruebas de integración, por primera vez en su totalidad con todos los módulos adyacentes, empezando por el proceso de pedidos. 

Una tarea importante antes de la puesta en marcha era formar a los más de 100 empleados en el nuevo sistema. Para ello se utilizó un modelo de varias fases: Los principales usuarios clave, que participaron en el proyecto desde el principio, crearon primero los documentos de formación para los usuarios clave, como los supervisores de turno y los jefes de almacén, con la ayuda de SAP Enable Now. A continuación, se encargaron de la formación en sus respectivos departamentos. También en este caso, FIS prestó un amplio apoyo. Ya se ha formado a varios directivos del centro de Schwarzheide.

Aumento rápido de la carga para la entrada en funcionamiento

Al final volvió a ser emocionante: "Habíamos previsto una fase inicial de cuatro semanas para la puesta en marcha. Queríamos empezar con el 30% del volumen habitual y luego aumentar gradualmente hasta el 100%".informa Uwe Schäfer. El resultado fue muy distinto. La temporada empezó con tanta fuerza que, desde el primer día, hubo que gestionar en el almacén volúmenes considerablemente superiores a los previstos, y funcionó. Incluso se superó el plan. "Todos los camiones han salido rodando del astillero y no hemos tenido ni un solo día de fallo del sistema"dice Schäfer. "Una puesta en marcha que nunca habríamos soñado tras el difícil transcurso inicial del proyecto". La dirección y los compañeros también quedaron muy satisfechos, especialmente con la puesta en marcha en el área de logística. 

Como resultado, se introdujeron todos los módulos SAP en la planta de Königsberg. Además, el plan de rutas, la gestión de inspección y calidad y el almacén de gran altura se conectaron al nuevo sistema S/4 mediante una interfaz independiente. El procedimiento sirve ahora de plantilla para la implantación en los demás almacenes del fabricante. 

"Los consultores de FIS nos han convencido sobre todo por su alto nivel de compromiso y flexibilidad, por su motivación para apoyar siempre que sea necesario"Uwe Schäfer resume. La empresa familiar está tan satisfecha con la colaboración con FIS que ya se han planificado y realizado parcialmente otros proyectos, como la asistencia continuada tras la puesta en marcha de EWM y la transferencia de software de la herramienta de mantenimiento de datos maestros basada en SAP.