Gestión de documentos

Los retos impulsan la tendencia hacia una mayor digitalización para agilizar los procesos y seguir siendo competitivos. Según el Digital Office Index 2022 de la asociación digital Bitkom, el sector del transporte y la logística se ha puesto al día de forma significativa en los últimos años. Según el índice, el 76% de las empresas de logística utilizan al menos una solución ECM además de soluciones ERP y CRM. La satisfacción con el uso de estas soluciones es alta: tres cuartas partes de las empresas perciben una mejora en el cumplimiento de las directrices de conformidad y rendimiento. El 70 por ciento reconoce una mayor transparencia de los procesos y el 68 por ciento una mejora en la automatización de los mismos. El 66 por ciento confirma una mayor satisfacción de los clientes.

Carta de porte digital

En el día a día, sin embargo, se hace evidente una brecha, por ejemplo con la carta de porte digital. La carta de porte electrónica está disponible en Alemania desde abril de 2022. Sin embargo, el 59% de las empresas de logística considera que su introducción es un reto importante. El 46% de las 400 empresas de logística encuestadas afirma que faltan conocimientos técnicos en el sector para una rápida introducción. El 54 por ciento afirma que aún faltan normas para un uso eficiente.

Dado que casi todos los procesos implican el manejo de documentos, ECM o DMS asumen un papel clave dentro de la digitalización. Todo transporte de mercancías implica una serie de documentos. Entre ellos se incluyen documentos de expedición, transporte, aduanas y almacén, así como documentos de pedidos de clientes, albaranes, información de seguimiento y localización y mucho más. 

Las grandes empresas de logística transportan varios miles de envíos al día y procesan volúmenes correspondientemente altos de documentos al día y al mes. La digitalización automatizada e inteligente de los documentos y la correspondiente iniciación y tramitación de los procesos de seguimiento pueden facilitar mucho el trabajo y, al mismo tiempo, reducir significativamente los costes de los procesos administrativos por envío.

La eficiencia de los procesos es una disciplina suprema en logística. En muchos lugares, las soluciones de software específicas del sector ya apoyan las tareas de optimización en el ámbito de la planificación de rutas, la gestión de flotas o el seguimiento de envíos. Debido a la creciente presión de los costes y la competencia, las empresas de logística recurren a la digitalización para que los procesos sean aún más rentables y eficientes. Una mayor digitalización también permite la integración y el control parcialmente automatizado de los procesos de seguimiento. Esto se aplica no sólo a los procesos internos de administración y contabilidad, sino también a la integración de clientes y empresas asociadas.

"Las empresas buscan básicamente un 'contenedor' que albergue todas sus estructuras documentales, independientemente de si se trata de expedientes de envío, expedientes de despacho de aduanas o expedientes de flota. En la fase previa, el tema del procesamiento inteligente o basado en IA de los documentos desempeña un papel importante: desde el escaneado de los documentos hasta la lectura de la información y la asignación e inicio de procesos de seguimiento, como procesos para reclamaciones, verificación de facturas, gestión de contenedores, etc. Solo cuando se haya conseguido esto se podrá empezar a trabajar en la integración de clientes y socios en los procesos digitales o en el uso de soluciones de firma digital", resume Didier Hunn, experto en soluciones logísticas del especialista en DMS Kendox.

kendox.com