Gestión de cobros 4.0

Desde un punto de vista técnico, los requisitos de un proyecto de automatización son claramente limitados. Se necesita una solución ERP, BuHa u OPOS.

Que se trate de un software existente de planificación de recursos empresariales, una solución de contabilidad o gestión de partidas abiertas, que luego se amplía a través de la interfaz de cobro, o de una nueva adquisición, es básicamente irrelevante.

El esfuerzo de implementación sigue siendo el mismo. La propia interfaz de transferencia puede personalizarse a partir de cualquier solución.

Se ha desarrollado la "Interfaz Inkasso" para SAP, que permite la transferencia. La exportación segura de datos funciona directamente tras la programación, y los datos de inventario pueden utilizarse inmediatamente para el proceso de reclamación externa.

La segunda parte de la integración técnica es el retorno de información. Todos los datos sobre el progreso de la tramitación en el proceso de reclamación vuelven al software ERP, BuHa u OPOS a través de la interfaz bidireccional.

Allí, el usuario puede recuperarlos a través de la interfaz de administración del módulo correspondiente. De este modo, toda la información relevante está disponible en tiempo real para cada caso individual de interrupción del pago.

Organización

Desde el punto de vista organizativo, surgen dudas sobre la estructura de personal, el reparto de tareas y la correcta comunicación del proyecto.

Esto afecta a la propia implementación técnica (interna o externa), al cambio del flujo de trabajo en relación con el proceso de reclamación y, por supuesto, a la gestión de la información: ¿quién tiene que saber qué y cuándo?

Además, se plantea la cuestión de en qué parte de la empresa se suspenderá en el futuro un sistema automatizado de reclamaciones. ¿Cambiarán las tareas en el departamento de contabilidad para que la transmisión de casos se realice desde la administración de OPOS? ¿O se trasladará el tema a TI?

Por último, se trata de la formación específica del personal y también de compartir información con otras partes interesadas, como proveedores, clientes o accionistas.

Costes y beneficios

El cálculo coste-beneficio puede descomponerse en una sola pregunta: ¿Es mayor el ahorro que supone la automatización que el coste en que incurre?

Una respuesta fundamentada a esta pregunta depende a su vez de un total de tres factores: En primer lugar, no hay costes de transición ni paralelos porque la automatización funciona inmediatamente en una fecha límite fija.

No se trata de un cambio gradual, sino de un sistema binario. Automatizado o no automatizado.

En segundo lugar, la automatización tiene un efecto directo sobre los costes de personal. Los empleados que antes estaban limitados funcional y temporalmente a la ejecución interna del proceso de reclamación quedan liberados para nuevas tareas y pueden dedicarse así a la actividad principal.

En tercer lugar, la automatización mejora el capital circulante. Junto con la mejora de las condiciones de compra y la optimización de la logística de almacén, el rigor en el proceso de reclamación es una de las palancas centrales de la gestión empresarial.

Plan de proyecto y ejecución

Para la mayoría de los proyectos de automatización puede esbozarse un plan de proyecto aproximado como el siguiente, aunque sin duda existen diferencias de detalle.

1. Búsqueda de un proveedor de servicios de gestión automatizada de cobros que se haga cargo de los casos de cobro.
2. Recopile información sobre su propia solución de software y determine dónde tiene sentido implantar la interfaz de recogida (consulte con el fabricante del software).
3. Programe la interfaz de recogida desde su propio software (ya sea a través de sus propios informáticos, de un proveedor externo de servicios informáticos o de la casa de software correspondiente).
4. Determinar los parámetros en función de los cuales se transfieren los casos (niveles de reclamación, opciones de intervención, criterios de comprobación, etc.).
5. Interfaz de prueba
6. Forme a los empleados en el uso de la nueva solución, explíqueles las razones del cambio y comuníquelas internamente en la empresa.
7. Conmutar la interfaz en directo

Outlook

Además de los efectos operativos inmediatos, un sistema automatizado de reclamación es también una inversión de futuro.

De forma bastante pragmática: en el futuro, ya no se tratará principalmente de procesar partidas abiertas, sino de ver venir las perturbaciones en los pagos.

Cobro preventivo, por así decirlo. La tarea del proveedor de servicios de cobro de deudas consistirá entonces en proporcionar a su cliente datos cualificados y previsiones fiables, en tiempo real.

Se trata entonces de seleccionar y, sobre todo, interpretar la avalancha de datos que proporcionan, por ejemplo, las agencias de crédito.

Estos registros de datos cualificados sobre la solvencia crediticia de cada cliente potencial constituirán entonces un elemento central en el inicio de la actividad comercial, y la interfaz correspondiente cobrará aún más importancia.

Las empresas que se aseguran hoy estas oportunidades se están preparando para el futuro con un sistema de reclamación automatizado y la correspondiente interfaz de cobro.