Funciones claras en lugar de gastos de licencias elevados

Durante años, las funciones de SAP en muchas empresas se centraban principalmente en los requisitos de cumplimiento. La atención se centraba en cumplir las normas legales y evitar riesgos mediante combinaciones críticas de autorizaciones. Este enfoque puede parecer sensato desde el punto de vista normativo, pero descuida aspectos económicos. Las definiciones de funciones demasiado amplias dan lugar a perfiles de usuario que permiten un acceso al sistema mucho mayor del necesario para el trabajo diario. Como consecuencia, los usuarios se asignan automáticamente a categorías de licencias de mayor precio, lo que aumenta el número de equivalentes de usuario completo con costes elevados. Como resultado, los costes de las licencias aumentan innecesariamente, a veces sin que nos demos cuenta durante años.

Procedimiento de medición SAP Star

Con el nuevo método de medición SAP-Star, las licencias ya no se conceden a tanto alzado, sino que se evalúan individualmente. Cada acceso, cada función influye en el recuento de equivalentes de usuario completo y, por tanto, en los costes de la licencia. Los conceptos de autorización incorrectos tienen un impacto financiero inmediato. Muchas empresas subestiman las consecuencias en términos de costes de un diseño incorrecto de las funciones, desaprovechando así un enorme potencial de ahorro. En la práctica, predominan los conceptos de función centrados principalmente en objetivos de cumplimiento. Aunque esto garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, a menudo conduce a funciones de usuario sobredimensionadas. El resultado: un número innecesariamente elevado de licencias caras, costes crecientes tras la firma del contrato y malas condiciones para la migración a la nube.

Licencias por diseño

El enfoque estratégico se denomina: Licencias por diseño. Se trata de restringir el acceso a las funciones estrictamente necesarias, disociar las autorizaciones de alto coste y alinear sistemáticamente las funciones con el uso real. Esto reduce notablemente el número de FUE, sin sacrificar la seguridad ni la eficiencia.

Evitar la concesión de nuevas licencias

Si no se empieza a replantear la estructura de la licencia hasta la auditoría, suele ser demasiado tarde. La modelización y la simulación tempranas permiten aplicar optimizaciones a tiempo. Esto no sólo mejora la rentabilidad, sino que refuerza su posición negociadora con SAP. Con SAP License Manager de Soterion, las empresas obtienen transparencia en tiempo real de su panorama de licencias. El software simula los efectos de la FUE, identifica los riesgos y ayuda a evitar específicamente la concesión de nuevas licencias. Esto convierte la gobernanza del acceso en una ventaja competitiva.

Conclusión

El cambio al modelo de licencia Star es algo más que un mero detalle técnico: exige replantearse la gestión del acceso, el cumplimiento de la normativa y los costes. Las empresas que actúen con prontitud se beneficiarán a largo plazo. La combinación del cumplimiento de la Directiva de servicios y la optimización de las licencias ya no es algo "bonito de tener", sino que es fundamental para la empresa. Quienes estén preparados reducirán riesgos, reducirán costes y obtendrán un control a largo plazo de su entorno SAP.