¿Escalada libre en la nube? Mejor no

Una cosa es cierta: el uso de soluciones en la nube facilita la vida en perspectiva. Son fáciles de introducir, utilizar y escalar. Ya sea desde el punto de vista del administrador o del usuario: la nube es la tecnología del momento y un importante impulsor de la digitalización al mismo tiempo.

Pero por muy inteligentes que sean las aplicaciones modernas en la nube, generan y procesan datos importantes de la empresa que deben archivarse de forma fiable y segura en cualquier caso. Aunque los datos generados en las aplicaciones suelen ser almacenados por los proveedores de la nube, desde un punto de vista puramente legal, la responsabilidad del archivo a largo plazo recae en la empresa.

(K)un acto en la cuerda floja sin dispositivo de amarre

Por lo tanto, las empresas no deberían subir por la ruta hacia las nubes sin antes asegurarse. En este caso, un sistema de copias de seguridad significa implantar una solución de archivado en la nube, porque un archivado sólido es el seguro de datos de cualquier empresa.

Si las compañías de seguros tradicionales pagan las consecuencias y los costes en caso de daños, el mecanismo de protección de una solución de archivado surte efecto antes y de forma más amplia: garantiza que los daños por pérdida de datos, infracciones de auditoría u otras violaciones de la DSGVO no se produzcan en primer lugar. 

Esto es de vital importancia tanto desde el punto de vista de la seguridad como desde el punto de vista jurídico. Porque las empresas deben asegurarse de que sus datos están doblemente protegidos. Aunque se almacenen automáticamente en la nube, los responsables deben introducir una columna vertebral para estar seguros.

Las soluciones de archivado modernas ofrecen opciones atractivas que no son ni caras ni complejas. Especialmente cuando se trata de conceptos de archivado inteligentes. Garantizan un archivado ágil orientado al sistema ERP líder e integrado en el entorno corporativo.

Red troncal para datos SAP

SAP, por ejemplo, dispone de una función con la que los datos que ya no se necesitan en SAP en acceso en línea pueden eliminarse de la base de datos SAP mediante una exportación masiva de datos. Quienes den este paso deben asegurarse de que estos datos sigan siendo evaluables después de archivarlos. Actualmente, estos datos se exportan a través de SAP-ArchiveLink y luego se archivan. Sin embargo, la tecnología del futuro son los Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos (CMIS).

CMIS es también la base para el archivado general de datos en la nube, famoso ejemplo: S/4 Hana. Por tanto, el archivado de hoy debe poder hablar varios idiomas y, por ejemplo, como Tia de KGS, permitir el cambio de ArchiveLink a CMIS como un movimiento más sin tener que abrir una nueva vía de escalada.

Aventuremos una perspectiva: Siendo optimistas, alrededor del 80 por ciento de las empresas que trabajan actualmente con SAP utilizarán S/4 dentro de cinco años. Y también cabe suponer, en principio, que la gran mayoría de las empresas recurrirá a soluciones en la nube. Esto convierte automáticamente a la interfaz CMIS en el eje de los documentos y, por tanto, del archivado.

Los que apuestan ahora por el buen agarre deberían centrarse en las soluciones de archivado puro. Son una alternativa real a los sistemas de gestión documental que ocupan mucho espacio y cuestan mucho dinero, y que a menudo se interponen en el camino del ERP líder en lugar de complementarlo.

La razón: la brecha en el ciclo de vida de los documentos y datos sólo suele existir en el archivado. En el entorno de la nube, la sensación de seguridad no viene determinada por el número de cuerdas diferentes à la puppet theatre, sino por la fuerza y flexibilidad de la única salvaguarda.