¿Escalada libre en la nube? Mejor no

Una cosa es cierta: el uso de soluciones en la nube facilita la vida a largo plazo. Son sencillas de introducir, fáciles de usar y escalables. Tanto desde el punto de vista del administrador como del usuario, la nube es la tecnología del momento y un importante motor de la digitalización. Sin embargo, por muy inteligentes que sean las aplicaciones modernas en la nube, generan y procesan datos importantes de la empresa que deben archivarse siempre de forma fiable y segura. Aunque los datos generados en las aplicaciones suelen ser almacenados por los proveedores de la nube, desde una perspectiva puramente legal, la responsabilidad del archivo a largo plazo recae en la empresa.

(K)un acto en la cuerda floja sin dispositivo de amarre

Por tanto, las empresas no deberían subir por la ruta hacia las nubes sin una protección previa. En este caso, un sistema de copia de seguridad significa introducir una solución de archivado compatible con la nube, porque un archivado sólido es el seguro de datos de toda empresa. Mientras que las pólizas de seguro tradicionales cubren las consecuencias y los costes en caso de daños, el mecanismo de protección de una solución de archivado surte efecto antes y de forma más amplia: garantiza que los daños debidos a la pérdida de datos, las infracciones de las auditorías u otras violaciones del GDPR no se produzcan en primer lugar. 

Esto es de vital importancia tanto desde el punto de vista de la seguridad como desde el punto de vista jurídico. Porque las empresas deben asegurarse de que sus datos están doblemente protegidos. Aunque se almacenen automáticamente en la nube, los responsables deben introducir una columna vertebral para estar seguros.

Las soluciones de archivado modernas ofrecen opciones atractivas que no son ni caras ni complejas. Especialmente cuando se trata de conceptos de archivado inteligentes. Garantizan un archivado ágil orientado al sistema ERP líder e integrado en el entorno corporativo.

Red troncal para datos SAP

SAP, por ejemplo, dispone de una función que permite eliminar de la base de datos SAP los datos que ya no son necesarios en SAP para el acceso en línea mediante una exportación masiva de datos. Quien dé este paso debe asegurarse de que estos datos puedan seguir analizándose tras el archivado. Actualmente, estos datos se exportan a través de SAP ArchiveLink y luego se archivan. Sin embargo, la tecnología del futuro es Content Management Inter-operability Services (CMIS). CMIS es también la base para el archivado general de datos en la nube, siendo el ejemplo famoso S/4 Hana. El archivado de hoy debe, por tanto, ser capaz de hablar varios idiomas y, como Tia de KGS, por ejemplo, hacer posible el cambio de ArchiveLink a CMIS en un solo paso más sin tener que abrir una nueva ruta de escalada.

Perspectivas preliminares

Aventuremos una perspectiva: Siendo optimistas, alrededor del 80% de las empresas que trabajan actualmente con SAP utilizarán S/4 dentro de cinco años. Y también cabe suponer que la gran mayoría de las empresas recurrirán a soluciones en la nube. Esto convertirá automáticamente la interfaz CMIS en el punto central de los documentos y, por tanto, del archivado. Si quiere hacerse con el control adecuado ahora, debería centrarse en soluciones de archivado puras. Son una alternativa real a los sistemas de gestión de documentos que ocupan mucho espacio y cuestan mucho dinero, y que a menudo se interponen en el camino del ERP líder en lugar de complementarlo.

La razón: la brecha en el ciclo de vida de los documentos y datos sólo suele existir en el archivado. En el entorno de la nube, la sensación de seguridad no viene determinada por el número de cuerdas diferentes à la puppet theatre, sino por la fuerza y flexibilidad de la única salvaguarda.

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