Flujo de trabajo de facturas digitales en S/4HANA en el Grupo Ober Scharrer

Ober Scharrer Gruppe GmbH (OSG) es uno de los principales proveedores de oftalmología de Alemania, con 120 centros, incluidos casi 50 centros quirúrgicos. Más de 300 oftalmólogos realizan cada año más de 150.000 operaciones de IVOM (degeneración macular) y cataratas. La OSG también cuenta con filiales en Suiza, los Países Bajos y el Reino Unido. 

Además de los "blockbusters" cataratas e IVOM, OSG ofrece todo el espectro de la oftalmología conservadora y refractiva, incluidos campos especiales como el tratamiento de niños prematuros. La actividad de la OSG es floreciente y, en vista del envejecimiento de la población, cuyo rendimiento ocular disminuye de forma natural, sigue creciendo. Como consecuencia, la correspondencia comercial aumenta y con ella las facturas entrantes, que llegan diariamente en papel a una de las 120 sedes de OSG.

Cura básica de digitalización

En una organización tan distribuida, procesar las facturas manualmente, reenviarlas de un punto de control a otro y, finalmente, enviarlas por correo es extremadamente laborioso y, en ocasiones, también propenso a errores debido a la elevada proporción de trabajo manual. La falta de transparencia sobre el estado del volumen de facturas entrantes, el retraso involuntario de los documentos, la inminencia de las comisiones por recordatorio y las pérdidas por descuento: estas desventajas clásicas del trabajo analógico llevaron al Dr. Alexander Tkotz, Director de Desarrollo Corporativo de OSG, a someter a la empresa, junto con su equipo, a una "cura de digitalización" fundamental con el fin de prepararla para el futuro digital. 

Como "consultor interno", Desarrollo Corporativo descubre el potencial de optimización de los procesos internos y desarrolla propuestas de soluciones. Uno de los resultados de esta actividad en 2020 fue el cambio del anticuado ERP Microsoft Navision a SAP S/4HANA con un enfoque greenfield. A continuación, se extendieron otros proyectos de TI: en total, casi diez sistemas de TI, todos los cuales tuvieron que ponerse en marcha al mismo tiempo. 

Se ejecutaban simultáneamente varios proyectos informáticos 

La conversión del proceso de facturación manual, hasta entonces basado en papel, a un flujo de trabajo digital fue, por tanto, sólo uno de los muchos nuevos proyectos. Para poder llevar a cabo la implantación de forma fiable, OSG eligió a xSuite Group, un socio tecnológico con muchos años de experiencia en el sector cuya solución también está integrada lo más profundamente posible en SAP.

"La digitalización es un tema al que toda empresa tiene que enfrentarse", está seguro Alexander Tkotz. La conversión del ERP abrió un abanico muy amplio de opciones de digitalización para OSG, incluido el anterior procesamiento analógico de facturas como cuestión central. Con el flujo de trabajo de facturas xSuite, la empresa no sólo digitalizó todo su procesamiento de facturas, sino que lo convirtió por completo en el proceso.

Para ello, había que definir un proceso que se adaptara a todos, una tarea no precisamente trivial teniendo en cuenta las estructuras que habían evolucionado a lo largo de muchos años y las grandes diferencias entre los emplazamientos y la sede central. Había que determinar quién llevaría a cabo cada paso en el futuro. Se identificaron cientos de proveedores locales que antes no figuraban y se crearon de nuevo en los datos maestros. Sobre todo, hubo que formar a casi 500 empleados -en su mayoría, personal médico, a menudo poco afín a los procesos comerciales- para que trabajaran con el flujo de trabajo digital.  

Niveles de escalado automáticos incorporados

Mientras tanto, se ha digitalizado todo el proceso de aprobación de exámenes. "Lo hemos simplificado al máximo", explica Alexander Tkotz. Sólo hay cuatro niveles (los dos primeros son obligatorios, los niveles tres y cuatro sólo para importes superiores a los límites de valor definidos). En la primera fase se comprueban los hechos de cada factura, y en la segunda un responsable del lugar da su aprobación para el pago según el principio de doble control.

En el flujo de trabajo se han definido varios niveles de escalado: Si un cheque no se tramita durante cuatro días, se informa al responsable de la emisión, a los seis días el proceso pasa automáticamente a la dirección regional y a los ocho días, por último, al director de operaciones. De este modo se garantiza que las facturas se tramiten con rapidez y se puedan contrarrestar en una fase temprana las posibles pérdidas por descuento y los recordatorios.

OSG ha establecido tres capas en los informes de la solución xSuite: La primera muestra los KPI para la gestión, como el número y el total de facturas abiertas por paso de proceso y el importe del volumen total de documentos actual. También se reconoce inmediatamente qué facturas con un importe especialmente elevado (a partir de 10.000 euros) están en circulación, algo importante sobre todo a final de mes para las acumulaciones.

La segunda capa muestra los KPI por empresa y ubicación como herramienta de control para el equipo de cuentas a pagar. Aquí, las facturas pendientes se desglosan por ubicaciones y estados individuales. Por último, la tercera capa muestra más detalles por documento, como el plazo de entrega, la fecha de descuento y el punto de procesamiento actual. 

Plazos de entrega más cortos, mayor transparencia 

Desde enero de 2021, la verificación y aprobación de facturas está completamente digitalizada en OSG. El resultado es una aceleración significativa de los tiempos de procesamiento, así como una total transparencia sobre el estado de cada factura. La OSG también tiene previsto digitalizar por completo el proceso de recepción de facturas en un futuro próximo.

Si es posible, en el futuro los proveedores no deberían enviar más facturas en papel, sino únicamente facturas digitales. Estas pueden introducirse en el flujo de trabajo mucho más rápidamente y están prácticamente libres de errores. Después, se almacenan electrónicamente en el archivo digital de xSuite.

Como siguiente gran paso, OSG creará un sistema de pedidos en SAP y lo conectará al flujo de trabajo de facturas para que sean posibles los procesos P2P continuos. La verificación automática de las facturas se realizará en función de la triple correspondencia: Si el pedido, la entrada de mercancías y la factura coinciden, el sistema puede contabilizar automáticamente la factura en la oscuridad sin necesidad de una comprobación y liberación por separado. Actualmente, OSG está sometiendo el archivo digital a una auditoría por parte de sus auditores. En el futuro, los documentos en papel podrán destruirse una vez escaneados con éxito, lo que supondrá un paso más para pasar de los procesos analógicos a los digitales diseñados con eficacia. Así pues, la digitalización en la OSG sigue en plena marcha. 

Nota del evento: DSAGLIVE

Conozca las ventajas de la tramitación electrónica de facturas con xSuite en DSAGLIVE también para otros sectores. En el informe práctico REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG (el martes 21 de septiembre de 2021, a las 15:30 horas), conocerá cómo se implementó la introducción de un flujo de trabajo de facturas con S/4HANA y Fiori.