Flujo de facturación

Kirchhoff Automotive es un socio global de desarrollo de la industria automovilística y un proveedor de servicios completos para estructuras metálicas e híbridas complejas de carrocerías y chasis. Con el fin de estandarizar los procesos, la empresa introdujo la solución xSuite para procesar las facturas recibidas. Se está implantando paso a paso en las distintas empresas nacionales y se están añadiendo nuevas funciones. La empresa familiar, que existe desde 1785, forma parte ahora del Grupo Kirchhoff. Con 9.000 empleados y 26 plantas de producción en once países, Kirchhoff Automotive es la mayor división del grupo.

Hasta hace unos años, las fábricas de los distintos países gestionaban sus cuentas por pagar por su cuenta, y los departamentos financieros actuaban de forma más o menos autónoma. El grupo de empresas crece constantemente y adquiere nuevas plantas. Por tanto, es inevitable que cada lugar gestione su procesamiento de facturas de forma un poco diferente y establezca sus propios procesos y lógicas.

Por ejemplo, en el ámbito de las facturas de transporte, donde la cadena de procesos "Generar solicitud de pedido en SAP - aprobar - pedido y entrega - factura posterior" se realizaba a veces de forma diferente. Esto puede generar trabajo adicional, especialmente si no existen pedidos de compra en SAP. Esto se debe a que a menudo se plantea la cuestión de quién es el responsable de aprobar la factura en primer lugar. A menudo, alguien hacía pedidos por teléfono que luego no se reflejaban en SAP. El resultado: se entregaban mercancías que no tenían referencia de pedido de compra y se iniciaba la búsqueda para averiguar a quién pertenecía la factura.

Nuevo centro de servicios financieros compartidos

Como parte de la implantación, Kirchhoff también creó un Centro de Servicios Financieros Compartidos en Portugal. "La planta de allí era la mejor práctica en términos de procesos. Pudimos utilizarla como modelo de estandarización para aprovechar los efectos sinérgicos", explica Martin Jonczyk, que coordinó la implantación de la solución de procesamiento de facturas desde el principio. Martin Jonczyk, consultor global de la solución xSuite en Kirchhoff: "Los tiempos de procesamiento hasta que se contabilizaba y liberaba una factura eran muy diferentes. Por ello, con la implantación del software de recepción de facturas se estableció un sistema de ratios. Ahora se utiliza para comparar estos procesos en las respectivas plantas con el objetivo de descubrir despilfarros."

75% de las facturas en formato PDF: A finales de 2020, el flujo de trabajo de facturas se activó en 13 sociedades. Cada año se procesan 250.000 facturas en todo el mundo, el 80 por ciento de las cuales están relacionadas con pedidos de SAP MM, el 80 por ciento de las cuales se contabilizan directamente, siempre que no haya diferencias de precio o cantidad. Actualmente, el 75% de las facturas llegan por correo electrónico en formato PDF y se envían a un buzón central del Centro de Servicios Compartidos. En el primer paso, el software lee los datos de la cabecera y, a continuación, inicia el flujo de trabajo de aprobación de las facturas de costes desde SAP FI. Ahora hay 2.000 personas conectadas a este flujo de trabajo en todo el mundo. Comprueban las facturas a través de su cuenta SAP y luego las aprueban. El software se encarga de la contabilización tras la aprobación final.

Visión de conjunto transparente para los contables

Los proveedores envían el 25% restante de las facturas en papel a la planta correspondiente del país, donde se escanean y transmiten al Centro de Servicios Compartidos para su posterior procesamiento. Los usuarios clave locales de SAP FI prestan apoyo a los usuarios finales en las plantas e impulsan importantes mejoras.

Con un clic del ratón, los especialistas en contabilidad pueden obtener una visión de conjunto transparente: ¿Cuántas facturas están actualmente en circulación y dónde se encuentran? Actualmente, esta información está disponible de forma estandarizada en el sistema SAP. A partir de estos datos existentes, se desarrolló un sistema central externo de ratios, con el que se pueden comparar y analizar los procesos, a veces al día.

Por lo tanto, aún más valiosa es la información sobre cuánto trabajo hay que dedicar a procesar una factura. Porque cuanto más sencillo es el proceso, más facturas puede procesar una persona por hora/día. Esto es importante en el contexto de un volumen de facturas en constante crecimiento, que Kirchhoff Automotive lleva años registrando en paralelo al creciente volumen de negocio.

A partir de principios de 2021, el proveedor automovilístico también quiere conectar sus plantas de México al flujo de trabajo, seguidas de las de EE.UU. y China. Y desde el punto de vista técnico, Kirchhoff quiere pasar aún más a los formatos XML y EDI. Esto aumentará el grado de automatización y mejorará aún más la validación.