Las finanzas como motor

Con la ayuda de cbs, el grupo tecnológico de rápido crecimiento logró un proyecto corporativo estratégico y un rendimiento pionero de S/4 que se espera establezca estándares globales en términos de tamaño, complejidad, grado de innovación, velocidad y creación de valor. La conversión de las 84 sociedades, 6300 tablas y más de doce mil millones de registros de datos se llevó a cabo de forma mínimamente invasiva y sin tiempo de inactividad de los sistemas operativos. Con este proyecto ejemplar, Schott implanta un sistema de gestión empresarial completamente ágil y aspira a convertirse en pionera de la industria manufacturera internacional.

Como solución integrada de procesos empresariales de extremo a extremo, S/4 y Hana proporcionan el plan de desarrollo y las barandillas para dar forma al futuro digital del Grupo. Los estándares, procesos y estructuras organizativas y de datos uniformes permiten ahora al negocio global ser más granular, conciso, flexible y rápido, y responder mucho mejor a las situaciones del mercado con una nueva transparencia y agilidad. 

Schott seguía trabajando funcionalmente con la contabilidad general clásica de SAP, aunque ya armonizada en algunos puntos. El objetivo era, por tanto, implantar una plataforma financiera y de controlling estandarizada a escala mundial, con procesos armonizados y normalizados en el área financiera.

Había que crear estructuras uniformes en todas las unidades corporativas, en todo el mundo, por supuesto. "Hemos realizado todo lo que corresponde a un concepto de este tipo: hemos pasado de la contabilidad clásica del libro mayor a la Nueva contabilidad general, hemos trazado la contabilidad paralela en este curso y hemos normalizado nuestras variantes de ejercicio en el libro mayor. Además, se armonizó nuestro plan contable con todos los datos maestros, se implantaron los interlocutores comerciales, se introdujo la nueva contabilidad patrimonial y se armonizó todo lo relativo a las áreas de valoración en el marco de la contabilidad patrimonial".explica Thomas Schöning, Vicepresidente Financiero de Schott.

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Finanzas fue, por tanto, el impulsor, motor y pionero de la posterior conversión a S/4 en Schott. Pero, ¿qué enfoque de transformación encajaría mejor? ¿Nueva implementación o conversión? Ambos tienen desventajas: Un proyecto de nueva implantación es demasiado costoso y corre el riesgo de convertirse en un proyecto inmanejable a lo largo de cinco, seis o siete años. Una conversión pura no aporta ningún beneficio de valor añadido.

Para Schott, la rapidez con la que se genera valor en la empresa desempeña un papel importante. Así que se decidieron por el enfoque de Transición Selectiva y aprovecharon la oportunidad de cambiar de tecnología en poco tiempo sin renunciar a las innovaciones (sistema financiero completamente nuevo, interfaz de usuario innovadora a través de Fiori y nuevo concepto de autorización).

En otras áreas, como logística, SCM, producción, ventas, RRHH e informes, se satisfacían los procesos existentes y se procedía a una mera actualización del sistema. Debido al enfoque selectivo, no se asumió todo el historial, sino sólo los datos de los últimos dos años y medio. Esto también aceleró el proyecto. 

"Hubo muchos temas pioneros, el proyecto tuvo una intensidad muy alta en todo momento porque avanzamos a gran velocidad. Siempre es importante incluir fases de descanso e islas de tiempo en el proyecto para replantearse las cosas conceptualmente."subraya Sebastian Hellmann, Director de Consultoría de cbs.  

Durante la migración, el Enterprise Transformer de cbs, como software estándar integral para la transformación holística de datos SAP, fue el motor que garantizó el funcionamiento del enfoque de transformación selectiva. Se optó por un enfoque personalizado con la máxima continuidad del proceso. La conversión de las 84 sociedades, 6300 tablas y más de doce mil millones de registros de datos se llevó a cabo de forma mínimamente invasiva en unas pocas horas y sin tiempo de inactividad de los sistemas operativos.

Valor rápido

Rainer Wittwen, director general de cbs: "Preguntamos en el mercado: convertir de golpe 84 sociedades en 34 países con tres husos horarios diferentes y un total de 5.000 usuarios a un nuevo concepto financiero con este alcance en S/4 es algo que nadie ha hecho antes. El lema: transformación empresarial con una corta duración del proyecto y un amplio valor añadido - nosotros lo llamamos Fast Value. Schott ha dado aquí un salto cualitativo para convertirse en una empresa inteligente. La empresa ha establecido una columna vertebral digital como núcleo de una arquitectura híbrida. Y esto constituye ahora la base de las innovaciones actuales y futuras".

Gestión ágil de grupos

Schott se ha reorganizado por completo en el área de finanzas. Este proyecto de digitalización permite la aplicación de una gestión empresarial ágil en todas las áreas, de modo que el grupo tecnológico puede cambiar rápidamente su enfoque incluso en tiempos de crisis, por ejemplo, de evaluaciones orientadas al crecimiento a una gestión estricta de la tesorería y los costes. Desde el punto de vista de la gestión, siempre se plantean cuestiones logísticas y financieras: ¿En qué lugar se puede fabricar un producto de forma más barata? ¿Dónde tengo las rutas de transporte más cortas? ¿Se ajusta el cálculo inicial de costes y precios? Ahora Schott puede responder con precisión a estas preguntas en cualquier momento.

Con S/4, Schott ha creado la base para unos estados financieros más rápidos, como los estados financieros mensuales y anuales. Además, existe un sistema de informes optimizado e individualizado. Otro punto a favor es la velocidad en el área operativa, como los procesos en tiempo real. "El procesamiento de datos en tiempo real cumple sin duda el sueño de todo director financiero de generar la imagen completa del grupo hasta el balance pulsando un botón en cualquier momento."explica el Director Financiero, Jens Schulte. 

En ventas, la evaluación del límite de crédito en tiempo real permite responder más rápidamente a las solicitudes de los clientes, y el cálculo más rápido de los presupuestos aporta una clara ventaja competitiva gracias a la reacción inmediata del departamento de ventas in situ. Los procesos se digitalizan de principio a fin y los análisis asistidos por el sistema se convierten en una herramienta rutinaria, en todo el mundo y en todos los países y empresas. Con la ayuda de las nuevas herramientas analíticas, Schott puede crear ahora previsiones de la facturación mensual esperada por unidad de negocio a partir de los máximos diarios.

"Ahora tenemos un verdadero valor añadido empresarial, especialmente gracias al análisis de márgenes de extremo a extremo. Esto nos permite calcular individualmente las estrategias de producción y entrega más rentables para cada pedido, en cuestión de segundos. Esto nos sitúa muy por delante en la contabilidad de costes".explica el director financiero Schulte. 

Finanzas estratégicas 

"Estoy orgulloso de todos los implicados. En un tiempo inmejorablemente corto, hemos construido una plataforma de futuro completamente nueva y vanguardista que no tiene parangón. Con la transición sin problemas a S/4 Hana, estamos alcanzando el siguiente nivel de negocio digital y control de procesos. Nos encontramos así en una posición pionera en el mercado, que pretendemos aprovechar para ampliar nuestra brillante posición en el mercado".Frank Heinricht, Presidente del Consejo de Administración de Schott, resume. 

¿Cuál fue una de las principales claves del éxito? Christian Brantl, director de proyectos de cbs: "Es elemental la implicación temprana de todos los niveles de la empresa, desde el consejo de administración hasta el personal, para que participen en el proyecto". El nivel directivo reconoció desde el principio en qué consistía el proyecto S/4 Ready. "Una transformación digital tan completa no es solo un proyecto de TI, sino un proyecto corporativo estratégico. Por eso Schott incorporó inmediatamente a las unidades de negocio, las funciones globales y los usuarios finales.afirma el Director de Información Andreas Berres.

El enfoque de pruebas adecuado también era muy importante. Schott había instalado su propio equipo global de gestión de pruebas con cinco expertos. Aquí había que conectar en red los departamentos de la empresa, organizar la comunicación, integrar las funciones empresariales y gestionar pruebas significativas. "Y realmente merece la pena estar bien posicionado aquí y contar con gestores de pruebas experimentados in situ", sabe Brantl, director del proyecto. "Teníamos un total de 10.000 casos de prueba en 35 ubicaciones de todo el mundo, eso no se puede aplicar desde una organización central en la sede". Por supuesto, también se necesita una buena herramienta de prueba.

"Se trataba de un proyecto de innovación estratégica que utilizaba una metodología ágil para crear valor añadido real para el cliente en muy poco tiempo, un ejemplo perfecto de nuestro paradigma Fast Value. Fue un logro pionero de S/4 que estableció estándares en términos de tamaño, complejidad, grado de innovación, velocidad y creación de valor. Actualmente no hay nada comparable, en ningún lugar del mundo. El proyecto de Viessmann de 2019 fue el mayor proyecto S/4 de la industria manufacturera hasta la fecha. Con este proyecto, Schott ha marcado el siguiente hito en el mercado internacional de SAP. Este cambio proporcionará información valiosa para muchas empresas que estén planeando algo similar.explica Holger Scheel, Director General de cbs.