Procese automáticamente las facturas recibidas

Al digitalizar e integrar los procesos de cuentas a pagar en su sistema ERP, los usuarios de SAP pueden garantizar una mayor transparencia, una contabilización más rápida y, por tanto, un ahorro de costes.

Cualquiera que reciba un número de facturas de cinco o seis cifras al año se esforzará por automatizar el procesamiento de facturas. En particular, las empresas con muchas ubicaciones en las que se reciben facturas tienen un gran potencial para reducir costes centralizando y automatizando los documentos entrantes.

Para los usuarios de SAP, los requisitos previos para la optimización suelen cumplirse con creces: Piden y pagan por igual en SAP. Con las soluciones de software adecuadas, el pedido SAP (MM) puede vincularse a la factura (FI) para las cuentas a pagar y los procesos de aprobación pueden realizarse hasta el nivel de artículo de la factura. De este modo, el proceso desde el pedido hasta el pago (procure to pay) puede automatizarse y simplificarse.

Facturas recibidas: ¿electrónicas o en papel?

Aunque en general la recepción electrónica de facturas está en auge, muchas empresas siguen recibiéndolas en papel. Esto significa que primero hay que digitalizarlas:

Se necesitan componentes de software adecuados para escanear estos documentos en papel y reconocer y leer automáticamente la información relevante para las facturas. A continuación, los datos se comparan con los datos maestros y de transacción de SAP para comprobar su plausibilidad. A continuación tiene lugar el proceso de liberación.

Las aprobaciones tienen lugar en SAP ERP, a través del portal SAP, un front-end web o con dispositivos móviles en el navegador. WMD ha realizado varios proyectos internacionales de este tipo con su solución de procesos xSuite, tanto para empresas como para administraciones públicas.

Con la solución de verificación de facturas integrada en SAP y los componentes de software complementarios, por ejemplo para la recepción electrónica de facturas, las organizaciones pueden automatizar de forma óptima sus procesos de adquisición y pago y hacerlos más rápidos y transparentes.

Alk-Abelló, fabricante líder mundial de productos para inmunoterapia específica y el tratamiento agudo de reacciones anafilácticas, utiliza el flujo de trabajo integrado en SAP a escala internacional no sólo para procesar las facturas entrantes, sino también para gestionar los pedidos entrantes y las solicitudes de aprovisionamiento.

Además de las facturas, la misma tecnología puede utilizarse para procesar documentos de otras áreas de la empresa, como las compras o la recepción de pedidos. La mayor ventaja de la solución es la estandarización de los procesos contables.

Esto se refleja en un aumento significativo de la transparencia de los procedimientos de tramitación y en mayores ingresos por descuentos. Un total de 1.000 usuarios de SAP en Alk trabajan con la solución de flujo de trabajo.

Centralización de procesos

El Grupo Hako, con sede en Bad Oldesloe, es uno de los principales fabricantes internacionales de tecnología de limpieza y municipal. La solución consiste en un recibo de factura electrónica, componentes para escaneado y reconocimiento óptico de caracteres, un flujo de trabajo de facturas y clientes para su aprobación mediante acceso web.

Se integró en el sistema SAP central de Hako, que está instalado internamente y consta de tres clientes: para las empresas de Alemania y Polonia, para las filiales internacionales del Reino Unido, Australia, Benelux, España, Suiza, Suecia, Finlandia y Noruega, y otro cliente para las empresas estadounidenses.

Hako recibe unas 72.000 facturas al año. La proporción de documentos recibidos electrónicamente en formato PDF aumenta constantemente y ya superaba el 50% a mediados de 2015. Se recogen del buzón colectivo mediante un componente de software independiente y se introducen en el flujo de trabajo.

El sistema ha permitido agilizar considerablemente los tiempos de procesamiento y aumentar la eficacia de los procesos. Las posibilidades de coordinación interna han mejorado notablemente gracias a la transparencia obtenida.

Facturas electrónicas

Desde hace algún tiempo, R+V Versicherung exige a sus proveedores más importantes que envíen facturas electrónicas conformes con el IVA y está en proceso de aumentar aún más esta proporción. A medio plazo, entre el 70% y el 80% de todas las facturas recibidas (casi 65.000 documentos al año) se procesarán electrónicamente.

Se calcula que entre 500 y 600 aprobadores se integrarán en los flujos de trabajo automatizados, que comprobarán los hechos o autorizarán los pagos. Desde la introducción de la solución, la aseguradora ha observado numerosos efectos positivos:

Ya no es necesario llevar o enviar papel de un lado a otro, no hay que poner sellos de autorización ni rellenar formularios de autorización, y los tiempos de procesamiento se han reducido considerablemente.

Estado financiero claro para los estados financieros

La Fundación Vorwerk, una empresa de venta directa de electrodomésticos, cosméticos y otros productos, seguía procesando las facturas recibidas en papel hasta 2014. Con el cambio a los procesos electrónicos, el departamento de contabilidad esperaba acortar los tiempos de procesamiento y, por tanto, acelerar la tramitación de las facturas, aumentar la transparencia en relación con las obligaciones pendientes y obtener descuentos por pronto pago.

En la actualidad, el 80% de los documentos están listos para su contabilización en uno o dos días, cuando antes tardaban hasta dos semanas. Como resultado, se reciben menos recordatorios y el departamento de contabilidad financiera dispone siempre de la situación financiera actual para los cierres mensuales.

Los ejemplos lo demuestran: Con flujos de trabajo digitales integrados en SAP, una empresa puede consolidar y optimizar considerablemente procesos como el procesamiento de facturas. Las numerosas ventajas que pueden obtenerse en términos de calidad del trabajo, ahorro de tiempo, reducción de costes y transparencia hablan por sí solas.