¿Extrovertido o introvertido?

¿Quién debería o debe ser el sistema dirigente? Esta pregunta no puede responderse de forma general. El factor decisivo es siempre el caso de uso. Este artículo muestra de qué manera tan diferente diseñan las empresas sus aplicaciones SAP y ECM en la práctica y qué razones están en primer plano para los responsables en cada caso.

Extrovertido o introvertido: ¿Cómo de orientado hacia fuera o hacia dentro tiene que estar un software? Esto no se puede generalizar, sino que depende del caso de uso respectivo en la empresa. SAP tiene sus puntos fuertes en el procesamiento de datos, mientras que los sistemas ECM como Doxis4 de SER son líderes en el procesamiento de documentos.

Cuando los documentos dominan los procesos empresariales, las soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) pasan a un primer plano. En este contexto, son extrovertidas.

Si, por el contrario, se trata de puro archivo de documentos para complementar las transacciones de SAP, el ECM asume el papel introvertido, por así decirlo, y aporta la función de archivo que falta en SAP, sin que el usuario se dé cuenta.

Los escenarios de aplicación en el contexto SAP de las empresas son diversos. En función de la respectiva estrategia y tarea de TI, surgen preguntas que determinan lo extrovertido o introvertido que será el respectivo sistema. Cada empresa encuentra aquí sus propias respuestas, como muestran los siguientes ejemplos.

Diversidad de aplicaciones en el sector de los seguros

Los procesos de gestión de pólizas en el sector de los seguros siguen el ciclo de vida de un contrato de seguro, un siniestro, etc. Los respectivos subprocesos y la asignación a los empleados para su tramitación se controlan mediante sistemas de flujo de trabajo. Los respectivos subprocesos y la asignación a los empleados para su tramitación se controlan mediante sistemas de flujo de trabajo.

Estos también controlan dinámicamente la distribución de la carga y la diferencian según los distintos niveles de servicio. Los documentos necesarios para el procesamiento de las transacciones se guardan en expedientes electrónicos, como expedientes personales, de contratos, reclamaciones o hipotecas, que a su vez están estrechamente vinculados al sistema de flujo de trabajo y al sistema de gestión de inventario.

Los documentos de nueva incorporación, como solicitudes, notificaciones de siniestros, etc., se digitalizan ya en el momento de su recepción, se archivan, se asignan a los expedientes electrónicos de forma estructurada y se colocan en las cestas de correo del flujo de trabajo para su tramitación.

Dependiendo de la etapa de procesamiento, los datos que se van a procesar o el documento están en primer plano. En consecuencia, en un momento dado el sistema líder es el sistema de gestión de inventarios y en otro el ECM. Estas aplicaciones para toda la empresa deben basarse en modernas tecnologías ECM que, una vez instaladas, pueden diseñarse y vincularse de forma diferente en función del ámbito de aplicación.

Los procesos, estructuras, componentes y funciones deben poder combinarse de cualquier forma y ser escalables. Para ello se requiere una tecnología ECM basada en plataformas como Doxis4 de SER, que ofrece todos los componentes de la gestión de contenidos empresariales sobre la base de una plataforma tecnológica uniforme y cuyos componentes pueden combinarse y vincularse de forma flexible, arbitraria y sin redundancias.

No hay que olvidarlo: El rendimiento en la "sala de máquinas" debe darse para cubrir soluciones tan complejas a nivel de empresa bajo los aspectos de carga (por ejemplo, volúmenes de datos, número de usuarios, etc.) y seguridad (por ejemplo, alta disponibilidad, capacidad de clúster).

Los empleados de DEVK atienden a unos cuatro millones de clientes en todo el país con más de 14 millones de riesgos en todos los ramos de seguros. En las áreas operativas que se ocupan, por ejemplo, de nuevas solicitudes, cambios de contrato, etc., Doxis4 es el sistema líder.

DEVK también utiliza allí el flujo de trabajo del sistema ECM para controlar el procesamiento de las transacciones. Al procesar las facturas recibidas, el sistema ECM sirve de archivo de documentos para SAP FI/CO. Los documentos de factura se vinculan a las transacciones en SAP.

En el área de siniestros, la aseguradora de Colonia utiliza el componente de archivo del paquete de Doxis4 iECM de SER como archivo de documentos para la gestión de siniestros con SAP CM.

El expediente electrónico de reclamación viene con su lógica y estructura de SAP, pero también puede investigarse a través del front end ECM. Los procesos de tramitación de siniestros se controlan a través de SAP Business Workplace. ECM y SAP se implantaron en paralelo en el área de siniestros para poder coordinarlos entre sí de forma óptima.

Gestión de proyectos de planificación y construcción

La gestión de contenidos empresariales es indispensable para la empresa de gestión de proyectos de planificación y construcción de carreteras federales en Alemania.

Los proyectos complejos requieren una visión completa y actualizada de toda la documentación, como contratos, documentos de acompañamiento, documentos de planificación, correspondencia, etc., en todo momento. Actualidad significa trabajar siempre con las últimas versiones de los documentos. Aquí, Doxis4 iECM constituye el soporte de información para SAP.

Para Jens Düssel, Director de TI y Organización de DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau, se trata de vincular los datos de SAP con los documentos asociados en el sistema ECM.

Por tanto, la cuestión de liderar o no liderar sólo es secundaria en este caso. En la gestión de contratos, DEGES utiliza otras aplicaciones especializadas además de SAP y ECM, de modo que el soporte de información puede incluir cualquier otra aplicación en función del caso de uso.

ECM en la industria

El apoyo a los procesos es un argumento importante a favor de la gestión de contenidos empresariales para el Grupo FEV, uno de los principales proveedores internacionales de servicios de desarrollo de vehículos. "Un sistema ECM moderno no actúa simplemente como un sistema de archivo para SAP, sino que sobre todo permite integrar estos documentos y la metainformación en otros procesos. Aquí es donde reside el valor añadido esencial de ECM", subraya Georg P. Genender, Gestión de Productos y Demanda, Corporate IT - Aachen, FEV Europe.

Colaboración en la producción

Para el proveedor automovilístico Eissmann Group Automotive, con sede en la ciudad suaba de Bad Urach y centros de producción en tres continentes, ECM junto con SAP es una de las aplicaciones de TI estratégicas clave de la empresa. SAP y Doxis4 iECM están interconectados en diversas áreas del grupo.

El último ejemplo en el ámbito de la colaboración es la iRoom de Doxis4, una solución de plataforma como servicio (PaaS) que acaba de ser galardonada con el Digital Leader Award. La solución, integrada en el portal de proveedores de Eissmann, permite a los más de 1000 socios del especialista en interiores de vehículos de todo el mundo intercambiar información con compras de Eissmann.

La iRoom integrada en el portal está vinculada al expediente electrónico del proveedor, que -además de documentos- también contiene datos del sistema SAP. A través de la sala de información virtual, los proveedores pueden, entre otras cosas, actualizar sus certificados, cargar imágenes de herramientas y ver y comentar sus evaluaciones.

Introvertido o extrovertido: con el software no es cuestión de carácter o gustos. En muchos casos, es incluso secundario qué sistema se lleva. Lo más importante es que los usuarios obtengan una visión de 360 grados de la información y que los procesos empresariales estén respaldados en todo momento.